วันนี้ผมเชื่อว่าท่านคงจะเคยได้ยินคำว่า
“Competency” หรือเรียกเป็นไทย
ๆ ว่า “สมรรถนะ” หรือ ”ความสามารถ” กันมาบ้างแล้ว
แต่จะนำระบบนี้มาใช้ในองค์กรของท่านหรือไม่มากน้อยแค่ไหนก็คงต้องแล้วแต่นโยบายของฝ่ายบริหารขององค์กร
แม้ว่าหลายท่านจะเคยได้ยินเรื่องนี้มาแล้ว
แต่วันนี้ผมอยากจะขอนำเรื่องของ Competency มาอธิบายแบบง่าย ๆ กันอีกสักครั้งเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันว่ามันคืออะไรและมีประโยชน์ยังไงสำหรับท่านที่ยังสงสัยหรือไม่แน่ใจจะได้เข้าใจไปพร้อม
ๆ กันดังนี้นะครับ
1. Competency มักจะแบ่งกันเป็น
2-3 ส่วนใหญ่ ๆ คือ
1.1 Core Competency หมายถึงสมรรถนะหรือความสามารถหลักที่ทุกคนทุกตำแหน่งทุกหน่วยงานในองค์กรจะต้องมีเหมือนกัน
ซึ่งส่วนใหญ่การค้นหาความสามารถหลักตัวนี้มักจะเป็นหน้าที่ของฝ่ายบริหารขององค์กรที่จะช่วยกันคิดขึ้นมา
1.2 Functional
Competency
หมายถึงสมรรถนะหรือความสามารถในหน้าที่งานที่แตกต่างกันไปตามลักษณะงาน
บางคนอาจจะเรียกว่า Job
Competency หรือ Professional Competency หรือ
Technical Competency ก็เรียกกันไป แต่ความหมายใกล้เคียงกัน ตัวอย่างเช่นคนทำงานในฝ่ายบัญชีต้องมีความสามารถในเรื่องทักษะการปิดงบการเงิน
แต่คนทำงานฝ่ายผลิตต้องมีทักษะการซ่อมบำรุงเครื่องจักร ซึ่งต่างฝ่ายต่างก็จะต้องมีความสามารถในงานที่แตกต่างกันไปไม่เหมือนกันตามลักษณะงาน
โดยเป็นเรื่องที่แต่ละหน่วยงานจะเป็นคนค้นหาซึ่งแนวทางหลักก็คือจะต้องนำ JD
(Job Description) มาวิเคราะห์หาว่าในงานและความรับผิดชอบแต่ละตำแหน่งนั้นต้องการความสามารถที่ประกอบด้วย
ความรู้ในงาน (Knowledge), ทักษะในงาน (Skills)
และคุณลักษณะภายใน (Attributes) แล้วก็นำมาประเมินผู้ปฏิบัติในตำแหน่งนั้น ๆ ว่ามี K S A เหมาะตรงกับงานนั้น ๆ หรือไม่ ถ้าใครมี K S A เหมาะตรงกับงานนั้นก็เรียกว่าคน
ๆ นั้นมีสมรรถนะ หรือมีความสามารถ หรือมี Competency นั่นเอง
1.3 Managerial Competency หมายถึงสมรรถนะความสามารถสำหรับคนที่เป็นผู้บริหารในระดับที่องค์กรกำหนดว่าจะต้องมีในเรื่องไหนบ้าง
เช่น ทักษะการวางแผน, ทักษะการมอบหมายติดตามงาน, ทักษะการสอนงาน,
ทักษะการแก้ปัญหาและตัดสินใจ เป็นต้น
2. เมื่อองค์กรค้นหา Competency ที่ต้องการได้แล้ว
ก็ต้องมีการเขียนนิยามของระดับความสามารถ (Proficiency Level-PL) ของ Competency แต่ละตัวขึ้นมา
ซึ่งโดยทั่วไปก็มักจะกำหนดระดับความสามารถเอาไว้ 4-5 ระดับ
ซึ่งนิยามหรือคำอธิบายระดับความสามารถแต่ละระดับจะใช้ประโยชน์หลัก ๆ เพื่อ
2.1 ให้หัวหน้าประเมินขีดความสามารถของลูกน้องได้ใกล้เคียงกับความเป็นจริงให้ได้มากที่สุดจะได้พัฒนาลูกน้องที่ยังขาดความสามารถในด้านต่าง
ๆ (เรียกว่ายังมี Competency Gap) ได้อย่างถูกทิศทาง
2.2นำไปใช้สำหรับคิดออกแบบหลักสูตรฝึกอบรมหรือวิธีการพัฒนาบุคลากรระยะยาวที่เราเรียกกันว่า “Training Roadmap” หรือปัจจุบันอาจจะเรียกว่า “Development
Roadmap” โดยเป้าหมายคือต้องการพัฒนาพนักงานตั้งแต่เข้าใหม่ให้มีความรู้ความสามารถเพิ่มขึ้นไปเรื่อย
ๆ ตามตำแหน่งและอายุงานที่เพิ่มขึ้น รวมถึงพัฒนาพนักงานที่ยังมี Competency
Gap ตามข้อ 2.1 อีกด้วย
2.3 นำไปใช้เป็นแนวทางในการตั้งคำถามตาม Competency (Competency
Base Interview –CBI) เพื่อใช้สัมภาษณ์คัดเลือกผู้สมัครงานให้มีคุณสมบัติเหมาะตรงกับตำแหน่งงานที่ต้องการ
หรือใช้เป็นแนวทางในการออกแบบทดสอบข้อเขียนหรือปฏิบัติเพื่อคัดเลือกผู้สมัครงานได้อีกด้วย
จากที่ผมได้อธิบายมาข้างต้นก็เลยสรุปประโยชน์ของระบบ
Competency
ได้คือ
1. ใช้ประเมิน ค้นหา
และพัฒนาพนักงานให้มีขีดความสามารถให้สูงขึ้นตามที่องค์กรคาดหวัง
2. ใช้เป็นเครื่องมือในการสรรหา
โดยการตั้งคำถามตาม Competency (CBI) และใช้คำถามที่เตรียมไว้ล่วงหน้า (Structured
Interview) สัมภาษณ์ผู้สมัครงานทุกคนโดยมีเกณฑ์หรือเป้าหมายในการตัดสินความเหมาะสมของผู้สมัครแต่ละรายอย่างชัดเจน
ซึ่งจะทำให้องค์กรลดความเสี่ยงที่จะรับคนที่มี Competency ไม่เหมาะสมและเกิดปัญหาในองค์กรลงได้เยอะ
(วันนี้หลายองค์กรมักจะสัมภาษณ์และคัดเลือกผู้สมัครงานที่ไม่เหมาะสมกับงานเข้ามาแล้วก็เกิดปัญหาไม่น้อยเลยจริงไหมครับ
?)
3. ลดค่าใช้จ่ายในการพัฒนาพนักงาน
เพราะสามารถหาคนที่มีคุณสมบัติเหมาะตรงเข้ามาทำงานแล้วก็ทำให้การพัฒนาเป็นไปอย่างต่อยอดได้เลยโดยไม่ต้องไปเสียค่าใช้จ่ายในการจัดอบรมพื้นฐานทั่ว
ๆ ไป แต่สามารถพัฒนาในระดับที่สูงขึ้นได้เลย
4. ลดค่าใช้จ่ายในการสรรหาคัดเลือกคนลงได้ เพราะองค์กรจะมีหลักเกณฑ์การสรรหาคัดเลือกผู้สมัครงานที่ชัดเจนและเหมาะสมตรงกับ
Competency
ที่ต้องการทำให้ลดปัญหาผู้เข้าเข้ามาทำงานไม่นานแล้วก็ลาออกทำให้ต้องไปเสียเงินลงประกาศรับสมัครงานหรือค่า
Head Hunter กันใหม่อีก
5. ทำให้เป็นองค์กรศักยภาพสูงหรือเรียกให้หรู
ๆ ว่าเป็น High Performance Organization – HPO) ซึ่งการที่องค์กรจะมีศักยภาพสูงสิ่งสำคัญก็คือ
“คน” ในองค์กรจะต้องมีศักยภาพสูงด้วยการพัฒนาให้มีขีดความสามารถสูงตาม Competency ตามที่องค์กรกำหนดด้วยถึงจะเป็น HPO ได้จริงไหมครับ
จากประโยชน์ของ Competency โดยสรุปแบบง่าย ๆ ที่ผมเล่ามาให้ฟังทั้งหมดนี้ คงจะขอปิดท้ายด้วยคำถามง่าย ๆ ว่า....
“วันนี้องค์กรของท่านเห็นความสำคัญของของ
Competency
บ้างแล้วหรือยังครับ ?”
……………………………………..
