Job Description ใครควรเขียน..จะให้ HR เขียนจะดีหรือไม่?

            Job Description หรือมักจะเรียกกันย่อ ๆ ว่า JD หรือบางแห่งอาจจะเรียกว่า Job Profile หรือ Job & Role ซึ่งแปลเป็นไทยว่าใบกำหนดหน้าที่งาน หรือใบพรรณนางานก็ว่ากันไป

            สิ่งที่ควรคำนึงอยู่เสมอนั่นคือ JD เป็นเอกสารที่บอกให้ “ผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้” รู้ว่าตำแหน่งนี้มีขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบอะไรบ้าง งานในตำแหน่งนี้สำคัญต่อองค์กรยังไง มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับตำแหน่งและหน่วยงานอื่น ๆ อย่างไร และคนที่จะมาทำงานในตำแหน่งนี้จะต้องมีคุณสมบัติยังไง

            โปรดสังเกตคำในเครื่องหมายคำพูดข้างต้นนะครับ....

เพราะผมอยากจะเน้นในเรื่องนี้ว่า JD จะต้องเขียนเพื่อให้ผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งแทนคนเดิมได้รู้ว่าตัวเองจะต้องทำงานอะไร หรือจะต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง

ดังนั้น คนที่เขียน JD จะต้องคำนึงถึงคนอ่าน (ที่จะมาดำรงตำแหน่งแทน) ว่าเขาอ่านแล้วจะรู้เรื่องหรือไม่ คนที่เขียน JD จึงไม่ควรเขียนแบบตัวเองเข้าใจเอง (เพราะตัวเองดำรงตำแหน่งนี้อยู่แล้ว) แถมไปคิดต่ออีกว่าคนที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้คงต้องมีประสบการณ์ทำงานบ้างแล้วก็ต้องรู้สิว่าควรจะทำอะไรบ้าง ไม่ใช่เขียน JD  แล้วทำให้คนมาดำรงตำแหน่งแทนอ่านแล้วสับสน

ถ้าเขียน JD ไว้ไม่ดีจะเกิดปัญหาดังนี้

1.      ผู้มาดำรงตำแหน่งแทนจะสับสนกับสายการบังคับบัญชาที่เขียนไว้ไม่ชัดเจน

2.      คนที่เข้ามาทำงานใหม่แทนคนเดิมไม่รู้ว่าตัวเองจะต้องทำอะไรบ้าง เพราะอ่าน JD แล้วไม่เข้าใจ

3.      เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน ขัดแย้งกัน หรือเรียกศัพท์ยอดนิยมวันนี้คือ “มีพื้นที่ทับซ้อนกันในงาน”

4.      วางแผนฝึกอบรมหรือพัฒนาได้ยากเพราะเขียนเอาไว้แบบห้วน สั้นจนเกินไป

5.      เกิดปัญหาในการสรรหาคัดเลือกคนเข้าทำงานเพราะไม่ทราบว่าต้องมีคุณสมบัติที่ชัดเจนเป็นอย่างไร

6.      ประเมินผลการปฏิบัติงานไม่ตรงกับงานที่รับผิดชอบ

7.      ขาดข้อมูลในเรื่องงานและความรับผิดชอบที่ชัดเจนเมื่อจะเลื่อนตำแหน่ง

8.      ฯลฯ

แล้วถ้าอย่างงั้นควรจะเขียน JD ยังไงดีล่ะ....ผมแนะนำดังนี้ครับ

1. เขียนงานโดยคำนึงถึงผู้ที่มาปฏิบัติงานในตำแหน่งนี้ ไม่ใช่เขียนในฐานะผู้ที่ครองตำแหน่งนี้

2. เขียนงานที่ปฏิบัติอยู่จริงในปัจจุบัน และงานที่ผู้ดำรงตำแหน่งนี้จะต้องทำ

3. เขียนให้ผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้เข้าใจว่าตนเองจะต้องทำหรือรับผิดชอบในเรื่องใดบ้าง

4. หลีกเลี่ยงการเขียนที่ห้วนสั้นจนคนอ่านงงว่าตำแหน่งนี้ต้องทำอะไรหรือรับผิดชอบอะไรบ้าง

5. ใช้คำหรือข้อความที่ชัดเจนตรงประเด็นเข้าใจง่าย อาจยกตัวอย่างประกอบให้เห็นภาพชัดเจนขึ้นจะช่วยให้คนอ่านไม่ต้องตีความกันเอาเอง

6. เขียนให้ถูกต้องตรงกับงานที่ทำจริง ไม่เขียนงานติดตัวคนหรืองานฝาก หรือไม่เขียนงานที่ยังไม่ได้ทำ หรือไม่เขียนงานที่คาดว่าจะต้องรับผิดชอบในอนาคต แต่ให้เขียนงานในปัจจุบันที่ใครจะมาทำงานในตำแหน่งนั้นจะต้องทำว่ามีงานอะไรบ้าง ส่วนงานที่จะเกิดในอนาคตนั้นเมื่อเกิดขึ้นจริงค่อยเขียนอัพเดทภายหลัง

7. เขียนให้สมบูรณ์ ครอบคลุมงานที่ผู้มาดำรงตำแหน่งนั้นจะต้องรับผิดชอบทั้งหมด

8. ศัพท์เทคนิคตัวอักษรย่อ หรือภาษาต่างประเทศซึ่งแปลเป็นภาษาไทยแล้วเข้าใจได้ยากควรมีคำอธิบายหรือมีวงเล็บอธิบายด้วยภาษาไทยที่ทำให้เข้าใจชัดเจน

9. ถ้าจำเป็นต้องอ้างถึงบุคคล ให้ใช้ชื่อตำแหน่งของบุคคล หรือหน่วยงานที่บุคคลนั้นสังกัด ไม่ใช้ชื่อตัวบุคคล

            จากที่ผมเล่ามาทั้งหมดนี้ ท่านคงจะเห็นความสำคัญของการเขียน JD มากขึ้นแล้วนะครับ คราวนี้ก็มาถึงคำตอบของคำถามที่ว่า แล้วใครล่ะควรจะเป็นคนที่เขียน JD ?

            คราวนี้คงตอบได้ไม่ยากแล้วใช่ไหมครับว่า....

          ผู้ที่เหมาะสมจะเขียน JD ก็คือ “ผู้ดำรงตำแหน่งนั้น ๆ” หรือเจ้าของตำแหน่งนั่นแหละครับ

          หรือจะบอกว่าการเขียน JD เป็นหน้าที่ของผู้ดำรงตำแหน่งในแต่ละหน่วยงานเป็นคนเขียน ไม่ใช่ให้ฝ่ายบุคคลเป็นคนมานั่งเขียน JD แทนผู้ดำรงตำแหน่งต่าง ๆ ทุกฝ่ายในองค์กรนะครับ !!

            ทุกวันนี้เมื่อผมไปบรรยายในองค์กรต่าง ๆ ยังได้ยินได้ฟังอยู่เสมอ ๆ ว่าแต่ละหน่วยงานจะโยนหน้าที่การเขียน JD มาให้ฝ่ายบุคคลเขียนแทน โดยอ้างว่าไม่รู้หลักการเขียน JD บ้าง ไม่มีเวลาบ้าง ฯลฯ ก็อ้างกันไป

            แต่ประเด็นก็คือฝ่ายบุคคลไม่ใช่เจ้าของงาน ไม่ใช่ผู้ดำรงตำแหน่งทุกตำแหน่งในองค์กร แม้จะรู้ว่าตำแหน่งไหนทำงานอะไรแต่ก็เป็นการรู้แบบคร่าว ๆ เมื่อให้ฝ่ายบุคคลเขียน JD มันจะไปถูกต้องครบถ้วนเหมือนกับเจ้าของงานเขียนได้ยังไงล่ะครับ แถมเมื่อเกิดปัญหาในเรื่อง JD เช่น เวลาสรรหาผู้สมัครงานแล้วคุณสมบัติเกิดไม่ตรงกับที่ Line Manager ต้องการ ก็จะโทษว่าเพราะฝ่ายบุคคลเขียน JD ไว้ไม่ดีเลยทำให้ Spec การรับคนไม่ตรง ฯลฯ เกิดปัญหาดราม่าในองค์กรขึ้นมาอีก

            ดังนั้น งานใครงานมัน ใครเป็นเจ้าของตำแหน่งคนนั้นเป็นคนเขียน JD น่ะถูกต้องที่สุดแล้วครับ เมื่อเขียนเสร็จก็เป็นหน้าที่ของผู้บริหาร (ผู้จัดการฝ่าย) ในแต่ละฝ่ายจะต้องอ่านตรวจสอบความถูกต้อง ถ้าไม่รู้วิธีการเขียน ฝ่ายบุคคลก็ควรจะเป็นคนสอนหรือแนะนำหลักการหรือวิธีการเขียนให้กับหน่วยงานต่าง ๆ แล้วเป็นคนคอยช่วยดูช่วยเกลา JD ให้กับหน่วยงานต่าง ๆ จะดีกว่า

             ต้องถือคติที่ว่า "ไม่ใช่แฟนทำแทนไม่ได้" ครับ

            หวังว่าเราคงเข้าใจหลักการและคนที่จะต้องรับผิดชอบในการเขียน JD ตัวจริงเสียงจริงกันเสียทีนะครับ

             …………………………….

Podcast ตอนที่ 16 Narcissism - หลงอะไรก็ไม่ร้ายเท่าการหลงตัวเอง

     ผมเคยบอกกล่าวท่านที่ติดตามบล็อกนี้มาก่อนหน้านี้แล้วว่าผมเพิ่งเริ่มต้นเรียนรู้และทำ Podcast ในช่วงที่มีโควิด19 ระบาดนี่เอง โดยตั้งชื่อรายการของผมว่า "HR Talk by Tamrongsak" อยู่ใน Podbean และ Anchor ซึ่งก็ทำต่อเนื่องกันมาทุกวันจนถึงวันนี้ก็เป็นวันที่ 16 คือตอนที่ 16 หรือ EP16 แล้วนะครับ

     โดยเนื้อหาของ Podcast ก็เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับคนตามอาชีพของผมแหละครับ แต่ในช่วงเริ่มต้นนี้ผมก็จะเล่าให้ฟังถึงพฤติกรรมของคนแบบต่าง ๆ โดยอิงกับตำนานเทวดากรีกบ้าง อิงกับเรื่องราวของจิตวิทยาบ้าง เรียกว่าตามใจคนจัดแต่ไม่รู้จะขัดใจคนฟังบ้างหรือเปล่า 5555

     สำหรับตอนนี้ผมก็ตั้งชื่อตอนว่า Narcissism - หลงอะไรก็ไม่ร้ายเท่าการหลงตัวเอง ก็เป็นพฤติกรรมหลงตัวเองของคนโดยเชื่อมโยงกับเรื่องของตำนานเทพเจ้ากรีกซึ่งท่านก็จะได้รู้รากศัพท์ของการหลงตัวเองว่ามาจากอะไร รวมถึงยังทราาบที่มาของดอกนาร์ซีซัสว่ามายังไงอีกด้วย ซึ่งผมเชื่อว่าหลายคนอาจไม่เคยรู้เรื่องเหล่านี้มาก่อน

      ถ้าท่านใดสนใจก็ติดตามฟังได้ที่นี่เลยครับ

      Podbean
      https://www.podbean.com/media/share/pb-4zqc2-da3ddc?utm_campaign=i_share_ep&utm_medium=dlink&utm_source=i_share

      Anchor
      https://anchor.fm/tamrongsak

        ถ้าท่านฟังแล้วชอบใจก็กด Follow ติดตามให้ด้วยนะครับ ส่วนท่านใดที่ฟังแล้วมีข้อเสนอแนะอยากจะให้เพิ่มเติมปรับปรับเรื่องอะไรก็คอมเม้นท์เข้ามาใน Podcast ได้เลยครับ

..................................

จัดลำดับก่อน-หลังสำหรับลูกจ้างกลุ่มไหนบ้างที่จะถูกเลิกจ้าง

            ในช่วงที่เกิดวิกฤติเศรษฐกิจสิ่งที่เราท่านมักจะได้ยินได้ฟังข่าวร้ายจากสื่อต่าง ๆ อยู่เสมอก็คือ “การเลิกจ้าง” ซึ่งการเลิกจ้างมักเป็นเรื่องที่ลูกจ้างมักจะกลัวและไม่อยากจะให้เป็นตัวเราเองเพราะต้องมาหางานใหม่ไหนจะเรื่องเงินขาดมือในระหว่างว่างงานอีกล่ะ ฯลฯ

            การเลิกจ้างอาจจะแบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ

1.      เลิกจ้างเพราะบริษัทจำเป็นต้องปิดกิจการ ถ้าเป็นแบบนี้ก็ไม่ต้องมาจัดลำดับก่อน-หลังหรอกครับเพราะทุกคนตกงานโดยเท่าเทียมเสมอภาคกันทุกคนตั้งแต่กรรมการผู้จัดการยันพนักงานระดับล่างทั้งหมด

2.      เลิกจ้างเป็นบางส่วนหรือเลิกจ้างเป็นบางคน เช่น ปิดบางแผนกบางฝ่ายเลยต้องเอาคนในบางแผนกหรือบางฝ่ายออก, มีการปรับเปลี่ยนระบบ, วิธีการทำงานหรือการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยทำให้ต้องลดคนลง หรือจำเป็นต้องเลิกจ้างคนบางคนบางตำแหน่งด้วยสาเหตุใด ๆ ก็ตาม

            ผมก็ขอนำเอาการเลิกจ้างเป็นบางส่วนโดยจัดอันดับก่อน-หลังตามข้อ 2 ข้างต้นมาให้ท่านดูว่าถ้าหากบริษัทจะเลิกจ้างพนักงานแบบนั้น ผู้บริหารจะมีหลักเกณฑ์ยังไงในการเลิกจ้างดังนี้ครับ

1.      พนักงานที่เป็น Outsource หรือพนักงานที่บริษัทจ้างแบบลูกจ้างชั่วคราวรวมทั้งลูกจ้างรายวัน

2.      พนักงานที่มีอายุงานน้อยที่สุดเพราะยังไม่มีอะไรผูกพันกับบริษัทมากนัก

3.      พนักงานที่มีอายุเกิน 50 ปีขึ้นไปที่ชอบทำงานเหมือนเดิม ต่อต้านการเปลี่ยนแปลง มอบหมายงานใหม่ให้ทำก็ไม่ยอมรับเพราะบอกว่าอายุมากแล้วทำไม่ได้ ไม่มีผลงานและไม่มีศักยภาพที่เพิ่มขึ้นตามอายุตัวและอายุงาน

4.      พนักงานที่มีสถิติการป่วย สาย ลา ขาดงานมาก

5.      พนักงานที่มีปัญหาสุขภาพและลาป่วยบ่อยมาก มีโรคประจำตัวเรื้อรังรุมเร้าจนต้องลาป่วยบ่อยมากในแต่ะละปี

6.      พนักงานที่ฝ่ายบริหารเห็นว่ามีปัญหามากในเรื่องทัศนคติเป็นลบกับบริษัท ชอบทำตัวต่อต้านฝ่ายบริหาร, ชอบปล่อยข่าวลือในองค์กร, เป็นตัวตั้งตัวตีสร้างความปั่นป่วนในบริษัท, ทำตัวเป็นมาเฟียขาใหญ่ในบริษัทคอยระรานพนักงานคนอื่น ฯลฯ

7.      พนักงานที่ความประพฤติมีปัญหาหรือพนักงานที่ชอบทำความผิดชอบฝ่าฝืนกฎระเบียบคำสั่งต่าง ๆ ของบริษัท เช่น เคยถูกตักเตือนด้วยวาจา, ถูกตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ไม่ดีในการทำงาน

8.      พนักงานที่ถูกประเมินให้มีผลการปฏิบัติงานในระดับต่ำเช่นได้รับการประเมินผลงานในเกรด D หรือ E หรือมีผลการปฏิบัติงานที่ใช้ไม่ได้ ขี้เกียจ ไม่สนใจงานการ ทำงานไม่ได้ตามเป้าหมาย, ไม่ได้ตามตัวชี้วัด KPIs หรือไม่สามารถรับผิดชอบงานได้ตามที่ตกลงกันอยู่เป็นประจำ

9.      พนักงานที่ผู้บริหารไม่ชอบหน้าเป็นการส่วนตัว อันนี้อาจจะเป็นเกณฑ์ในการคัดคนออกที่นอกตำรา แต่ในชีวิตจริงมันเป็นอย่างงี้จริง ๆ นะครับ คือถามว่าพนักงานที่ถูกเลิกจ้างทำงานดีไหมก็ตอบว่าดีมีศักยภาพ แต่ดันศรศิลป์ไม่กินกันกับผู้บริหารระดับสูง (ถ้าเชื่อเรื่องกรรมก็คงจะมีกรรมกันมาแต่ชาติปางก่อนก็ได้มั๊งครับ) ก็เลยถูกกาชื่อออกไปซะงั้น

พนักงานที่มีลักษณะอย่างที่ผมบอกมาข้างต้นนี่แหละครับที่มักจะอยู่ในข่ายที่จะถูกเลิกจ้างเมื่อฝ่ายบริหารจำเป็นจำต้องตัดสินใจว่าใครควรอยู่หรือใครควรจะไปก็มักจะอาศัยเกณฑ์ที่ผมบอกมาข้างต้นนี่แหละครับเป็นตัวคัดเลือกคนที่จะเป็นกลุ่มเป้าหมายที่บริษัทจะเลิกจ้าง

แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับการเลิกจ้างเริ่มจากข้อ 1 ก่อนแล้วค่อยพิจารณาลงมาเรื่อย ๆ จนถึงข้อ 9 นะครับ พูดง่าย ๆ ว่าถ้าใครมีคุณสมบัติอย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างในข้อ 1 ถึงข้อ 9 ล่ะก็มีสิทธิตกงานได้ทั้งนั้นแหละครับ

ที่ผมเขียนมาทั้งหมดนี้ก็ไม่ได้มีวัตถุประสงค์ที่อยากจะให้มีการเลิกจ้างกันหรอกนะครับ แค่อยากจะให้เป็นข้อมูลสำหรับทั้งฝ่ายบริหารและฝ่ายพนักงานให้รับรู้และเข้าใจตรงกันว่าหลักเกณฑ์การเลิกจ้างมีอะไรบ้างเท่านั้นแหละครับและขอเป็นกำลังใจให้ทั้งนายจ้างและลูกจ้างให้ฝ่าฟันปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ ไปได้ด้วยดีนะครับ

…………………………..

สรุปการจ่ายเงินทดแทนของสำนักงานประกันสังคมกรณีลูกจ้างได้รับผลกระทบจากโควิด 19

            สืบเนื่องจากอิทธิฤทธิ์ของเจ้าเชื้อไวรัสโควิด 19 ที่อาละวาดฟาดหางอยู่ในตอนนี้ก็ทำให้บริษัทต่าง ๆ อ่วมอรทัยไปตาม ๆ กันนะครับ ได้รับผลกระทบกันถ้วนหน้าและทั่วโลกต่างก็เจอกับวิกฤติโควิด 19 กันหนักหนาสาหัส เรียกว่าเป็นเจ้าแห่งการ Disruption ของโลกตัวจริงเสียงจริงเลยก็ว่าได้

            ในบ้านเราในส่วนของลูกจ้างที่ได้รับผลกระทบหลัก ๆ ก็คือคือ

1.      บริษัทสั่งให้พนักงานหยุดงานกักตัวเองอยู่บ้านเพื่อเฝ้าดูอาการในกรณีที่บริษัทสงสัยว่าหรือมีข้อมูลว่าพนักงานคนนั้น ๆ อยู่ในข่ายได้รับเชื้อโควิดมาหรือไม่ หรืออาจจะเกิดกรณีที่พนักงานในฝ่ายในฝ่ายหนึ่งตรวจพบว่ามีเชื้อโควิดก็เลยต้องปิดฝ่ายนั้นแล้วสั่งให้พนักงานในฝ่ายนั้นทุกคนกักตัวเพื่อดูอาการที่บ้าน หรือบริษัทได้รับผลกระทบอย่างหนักเนื่องจากวิกฤติการณ์นี้จนต้องถือเป็นเหตุสุดวิสัยที่จะต้องหยุดกิจการชั่วคราวทำให้พนักงานต้องอยู่บ้านโดยที่บริษัทก็ไม่จ่ายเงินเดือนให้ในระหว่างที่หยุดกิจการชั่วคราวนั้น หรือบริษัทถูกทางรัฐสั่งให้ปิดกิจการเพื่อป้องกันไม่ให้มีการระบาดของเชื้อโควิด 19 ฯลฯ

2.      บริษัทที่ปิดกิจการถาวรหรือปิดบริษัทไปเลยเพราะทนกับวิกฤติการณ์ครั้งนี้ไม่ไหว ทำให้ต้องมีการเลิกจ้างพนักงานทั้งหมด หรืออาจจะปิดบางฝ่ายบางแผนกแล้วเลิกจ้างพนักงานในฝ่าย/แผนกนั้น ๆ

3.      พนักงานลาออกเอง หรือพนักงานที่มีสัญญาจ้างแบบมีระยะเวลาที่ชัดเจนแล้วสัญญานั้นถึงกำหนดแล้วพนักงานไม่ต้องมาทำงานให้บริษัทอีกต่อไป

จากผลกระทบทั้ง 3 เรื่องใหญ่ ๆ นี่แหละครับ ทางรัฐบาลโดยกระทรวงแรงงานก็เลยออกกฎกระทรวงออกมาเพื่อช่วยเยียวยาลูกจ้างที่อยู่ในระบบประกันสังคมโดยมีผลตั้งแต่ 1 มีนาคม 2563 ถึง 28 กุมภาพันธ์ 2565 ในกรณีเลิกจ้างหรือลูกจ้างลาออกหรือสัญญาจ้างครบระยะเวลา

และกรณีการได้รับประโยชน์ทดแทนในกรณีว่างงานเนื่องจากเหตุสุดวิสัยคือบริษัทยังไม่ได้เลิกจ้างแต่สั่งให้พนักงานอยู่บ้านโดยไม่ได้รับค่าจ้างจะได้รับเงินทดแทนโดยมีผลตั้งแต่ 1 มีนาคม 2563 ถึง 31 สิงหาคม 2563

ผมก็เลยขอนำสรุปการจ่ายเงินทดแทนของประกันสังคมทั้งหมดมาให้ท่านเห็นภาพง่าย ๆ ดังนี้ครับ

หวังว่าการสรุปข้างต้นจะเป็นประโยชน์สำหรับท่านนะครับ

………………………………..

ฝากผลงานเสียงใน anchor รายการ "HR Talk by Tamrongsak"

เรียน ท่านที่ติดตามบล็อกนี้

      ตามที่ผมได้แจ้งให้ทราบไปแล้วก่อนหน้านี้ว่าผมทำ Podcast เกี่ยวกับเรื่องการบริหารคนลงใน Podbean โดยใช้ชื่อว่า "HR Talk by Tamrongsak" แล้วนั้น ก็เลยอยากจะแจ้งให้ทราบเพิ่มเติมว่าผมเพิ่มช่องการการฟัง Podcast ของผมอีกที่หนึ่งคือที่ anchor โดยท่านสามารถเข้าไปฟังได้ที่....

      https://anchor.fm/tamrongsak

       แตะได้ที่ลิงค์ข้างบนนี้เลยนะครับ ถึงวันนี้ผมพูดไปแล้ว 6 เรื่องคือ

       EP.1 : การคิดเข้าข้างตัวเองแบบแถ ๆ (Cognitive Dissonance)
       EP.2 : HALO Effect คืออะไร?
       EP.3 : บุคลิกภาพแบบแมคคิวิเลียน-การหลอกใช้คน
       EP.4 : Pandora Box ท่ามกลางความเลวร้ายคือความหวัง
       EP.5 : Murphy's Law กฎของเมอร์ฟี่คืออะไร แก้ยังไงดี?
       EP.6 : Sliding Door ทุกสิ่งจะเปลี่ยนไปตามการตัดสินใจของเรา

       โดยคลิปเสียงทั้งหมดผมตั้งใจจะให้แต่ละตอนมีความยาวเต็มที่ไม่เกิน 10 นาทีเพื่อไม่อยากจะให้ผู้ฟัง ฟังจนนานเกินไปเลยจะนำเรื่องที่น่าสนใจมาเล่าให้ฟังแบบเนื้อ ๆ ตรง ๆ เข้าประเด็นเพื่อให้เกิดข้อคิดและนำไปใช้ได้เลย
   
         เนื้อหาของ Podcast ก็จะเป็นไปตามชื่อรายการคือเป็นเรื่องของการบริหารคน, ข้อคิดเกี่ยวกับพฤติกรรมคน และความรู้ประสบการณ์ต่าง ๆ ในแต่ละด้านเกี่ยวกับการบริหารคนที่ผมจะนำมาแชร์ผ่านเสียง เหมาะสำหรับคนที่ไม่ชอบอ่านแต่ชอบฟังเรื่องแบบสรุปทั้งหมดก็ติดตามฟังได้นะครับ

         สำหรับท่านที่เข้าไปฟังแล้วก็ช่วยกด Follow ทั้งใน Podbean และใน anchor เป็นกำลังใจให้คนพูดด้วยนะครับ ผมจะได้รู้ว่าเนื้อหาที่แชร์ไปมีประโยชน์ก้บผู้ฟังมากน้อยเพียงใด และถ้าผู้ฟังท่านใดมีความคิดเห็นอะไรชอบไม่ชอบยังไงหรืออยากจะฟังเรื่องอะไรก็โพสไว้ในช่องความเห็นได้เลยนะครับ

ปล.สำหรับการติดตาม Podcast ใน Podbean ท่านก็ต้องดาวน์โหลดแอพลิเคชั่นชื่อ Podbean ลงมาในโทรศัพท์มือถือหรือใน Tablet ของท่านเสียก่อนแล้วลงทะเบียนเป็นสมาชิกด้วยอีเมล์ แล้วก็เข้าไป Search หารายการ "HR Talk by Tamrongsak" ใน Podbean ได้เลยครับ ส่วนถ้าใครจะฟังผ่าน anchor ก็แตะลิงค์ https://anchor.fm/tamrongsak ในมือถือหรือคอมพิวเตอร์ก็จะฟังได้เลยจะโหลดแอพลิเคชั่นหรือไม่ก็ได้นะครับ

................................

องค์กรและคนหลังโควิดระบาดจะเป็นยังไงต่อไป?

            นอกจากเชื้อโคโรน่าไวรัสหรือโควิด19 จะอาละวาดระบาดเป็นวงกว้างทำความเสียหายให้กับโลกใบนี้แล้ว สิ่งที่ตามมาหลังจากการระบาดคือความเปลี่ยนแปลงอีกมากมายหลายเรื่องเลยนะครับ

ใครที่คิดว่าโควิดจะจบลงภายในสองสามเดือนผมว่าน่าจะต้องเปลี่ยนความคิดใหม่ได้เลย เพราะกว่าที่จะมีวัคซีนหรือมียาที่รักษาออกมาเท่าที่ดูข่าวก็ไม่ต่ำกว่าหนึ่งปี ซึ่งในระหว่างนี้โลกก็ต้องอยู่ในความหวาดระแวงว่าในส่วนที่หายแล้วจะกลับมาเป็นซ้ำใหม่อีกหรือไม่ การเดินทางของผู้คนทั้งในประเทศและระหว่างประเทศจะเป็นยังไง ฯลฯ

            ที่ผมพูดมานี้ไม่ได้มุ่งหวังให้ท่านที่อ่านจิตตกนะครับ และก็ไม่ได้เป็นการมองโลกในแง่ร้ายด้วย เพียงแต่ต้องการให้พร้อมรับความเป็นจริงโดยไม่หลอกตัวเองและเตรียมความพร้อมในการวางแผนรับมือให้ดีที่สุดต่างหาก

            ในมุมมองของผมที่เกี่ยวข้องกับการบริหารคนและองค์กรผมมองว่าตั้งแต่นี้เป็นต้นไป ทั้งคนและองค์กรน่าจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงตามมาภายหลังวิกฤติครั้งนี้หลาย ๆ เรื่องดังนี้ครับ

1.      คนในองค์กรจะต้องพร้อมรับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ คนที่ต่อต้านการเปลี่ยนแปลงจะอยู่ยาก ทำงานยากขึ้นและถ้าทำงานยากไม่พร้อมจะเปลี่ยนแปลงก็จะเป็นคนที่องค์กรเลิกจ้างไปในที่สุดแล้วเขาก็จะหาคนที่พร้อมเปลี่ยนแปลงเข้ามาทำงานแทน

2.      เทคโนโลยีจะเข้ามามีบทบาทความสำคัญมากขึ้นและคนในองค์กรต้องเพิ่มทักษะการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ให้มากขึ้นเร็วขึ้นกว่าเดิม ในช่วงวิกฤติโควิดเราจะเห็นหลายองค์กรนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาช่วยในการทำงานที่บ้าน (Work from home) เช่น ใช้ Zoom หรือไลน์กลุ่ม หรือ Google hangouts หรือ Microsoft Team ในการประชุมออนไลน์ ดังนั้นเทคโนโลยีจะเข้ามาเป็นแกนหลักที่สำคัญในการทำงานของทุกฝ่ายงานด้วยแอพลิเคชั่นใหม่ ๆ หลากหลาย คนที่แอนตี้เทคโนโลยี ไม่ยอมเรียนรู้เทคโนโลยีในการทำงานใหม่ ๆ ไม่ปรับตัวเองให้ใช้เทคโนโลยีเป็นก็จะไม่ได้ไปต่อกับองค์กร

3.      องค์กรจะหันมาให้ความสำคัญหรือมา Focus กับแผนระยะสั้นแบบปีต่อปี มากกว่าจะมาทำแผนระยะกลาง (ประมาณ 3 ปี) หรือแผนระยะยาว (5 ปีขึ้นไป) เพราะจะมีความเปลี่ยนแปลง (โดยเฉพาะด้านเทคโนโลยีรอบตัว) ที่เร็วมาก การทำงานตามแผนระยะสั้นปีต่อปีจะมีความยืดหยุ่นมากกว่าและสามารถปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับสถานการณ์ได้ดีกว่าแผนระยะยาว

4.      องค์กรจะมีการจ้างคนที่มี Multi Skills คือทำงานได้หลาย ๆ อย่างในคน ๆ เดียวโดยมุ่งไปที่ผลลัพธ์หรือเป้าหมายที่กำหนด ไม่จำเป็นต้องจ้างคนมาจำนวนมาก ๆ เป็นกองทัพเหมือนสมัยก่อนที่มักจะมองว่าองค์กรไหนมีพนักงานเยอะ ๆ คือองค์กรที่ยิ่งใหญ่และมั่นคง แต่ในยุคนี้แต่ต่อไปการมีพนักงานที่ไม่จำเป็นมากเกินไปคือต้นทุนแบบ Fixed Cost ที่อาจจะทำให้องค์กรไปไม่รอด

5.      องค์กรต้องให้ความสำคัญในเรื่อง Big Data ให้มากยิ่งขึ้น ยิ่งมีข้อมูลสมบูรณ์ถูกต้องในแต่ละด้านมากเท่าไหร่ยิ่งทำให้สามารถนำมาใช้วิเคราะห์เพื่อวางแผนในด้านต่าง ๆ เพื่อรับมือกับความเปลี่ยนแปลงได้ดีขึ้นเท่านั้น องค์กรที่จะไม่สามารถแข่งขันได้คือองค์กรที่ไม่ให้ความสำคัญของ Big Data

6.      ผู้นำองค์กรจะต้องมีทักษะในการจัดการยามวิกฤติ (Crisis Management) และต้องกล้าตัดสินใจด้วยเหตุด้วยผลและบนฐานข้อมูล Big Data ตามข้อ 5 ผู้นำที่ชอบยื้อชอบซื้อเวลาไม่กล้าตัดสินใจ ผู้นำที่โลเล จะถูกบอร์ดปลดออกในที่สุด ทักษะเกี่ยวกับภาวะผู้นำสำหรับคนที่เป็นผู้บริหารระดับสูงจึงเป็นเรื่องจำเป็นและไม่ใช่จบลงด้วยการส่งผู้บริหารไปเข้าอบรมหลักสูตรภาวะผู้นำนะครับ ควรจะต้องพัฒนาภาวะผู้นำด้วยเครื่องมือที่หลากหลายและมีการติดตามประเมินผลที่ชัดเจน

7.      การสื่อสารเป็นเรื่องจำเป็นมากโดยเฉพาะการสื่อสารในภาวะวิกฤติ (Crisis Communication Skill) ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการขอความร่วมมือจากพนักงานเพื่อ Leave without pay, การขอความร่วมมือลดเงินเดือนลงเพื่อให้องค์กรอยู่รอด ฯลฯ จำเป็นจะต้องมีการสื่อสาร 2 ทางอย่างจริงใจและเปิดใจเพื่อหาทางออกที่ดีที่สุดร่วมกัน การสร้างแรงงานสัมพันธ์ที่ดีเอาไว้ก่อนหน้าเกิดวิกฤติจะเป็นพื้นฐานที่สำคัญที่จะทำให้ปัญหาของการสื่อสารยามวิกฤติลดน้อยลงไปได้เยอะ

8.      งาน Routine ที่ไม่เกิดประโยชน์จะถูกตัดทิ้งซึ่งอาจรวมถึงคนที่ทำงานแบบ Routine นั้นด้วย

9.      รูปแบบการทำงานจะเปลี่ยนไปจากที่เคยเน้นเวลาการมาทำงานเป็นหลัก จะเปลี่ยนมาเป็นการมุ่งที่ผลงานว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่ตกลงกันไว้หรือไม่

นี่แหละครับสิ่งที่จะเปลี่ยนแปลงไปของคนและองค์กรหลังจากนี้เป็นต้นไปในมุมมองของผม ซึ่งท่านที่อ่านเรื่องนี้ก็อาจจะมีความเห็นเพิ่มเติมนอกเหนือจากนี้ก็ลองแชร์ไอเดียกันมาดูนะครับ จะได้เป็นประโยชน์กับส่วนรวมเพื่อเตรียมปรับตัวให้พร้อมรับความเปลี่ยนแปลงจากวิกฤติในครั้งนี้ครับ

……………………

จ้างที่ปรึกษามาเพื่อกำจัดลูกชัง

            ปกติบริษัทมักจะจ้างที่ปรึกษาเข้ามาให้คำแนะนำในองค์ความรู้หรือประสบการณ์ที่บริษัทนั้นยังไม่มี หรือมีแต่ยังไม่เพียงพอ ซึ่งการใช้บริการที่ปรึกษาก็มีหลายรูปแบบไม่ว่าจะจ้างเข้ามาเป็นวัน ๆ เช่น ในหนึ่งสัปดาห์ต้องเข้ามาให้คำปรึกษากี่วัน หรือการจ้างที่ปรึกษาเข้ามาทำโครงการโครงการหนึ่งในระยะเวลาหนึ่งพอที่ปรึกษาทำโครงการนั้น ๆ เสร็จสิ้นก็ปิดจ็อบรับเงินจบกันไป แล้วบริษัทก็นำโครงการนั้นไปดำเนินการต่อ

            เป็นเรื่องแปลกแต่จริงว่ายังมีบางแห่งจ้างที่ปรึกษาเข้ามาแบบมีวาระแอบแฝง คือต้องการทั้งผลงานจากที่ปรึกษาเพื่อนำมาใช้งานของบริษัทกับต้องการใช้เป็นเครื่องมือสำหรับกำจัดคนที่บริษัทไม่ต้องการออกไปด้วย

            หรือเรียกตามสุภาษิตไทย ๆ ว่า “ยิงปืนนัดเดียวได้นกสองตัว” ก็ว่าได้ครับ

            มีวิธีทำยังกันบ้างเรามาดูกันดังนี้ครับ

1.      จ้างที่ปรึกษาเข้ามาทำงานแบบรายปี เช่นตกลงกันว่าให้ที่ปรึกษาเข้ามาทำงานสัปดาห์ละ 2 วัน แล้วกำหนดให้พนักงานที่บริษัทเห็นว่ามีปัญหาเป็นคนเข้าไปขอคำปรึกษาแนะนำในการแก้ปัญหาหรือให้ที่ปรึกษาเข้ามาติดตามการบ้านที่ฝากพนักงานคนดังกล่าวเอาไว้ทุกครั้งที่ที่ปรึกษาเข้ามาบริษัท โดยที่ปรึกษาจะประเมินตัวพนักงานแต่ละรายว่ามีผลการปฏิบัติงาน, ทัศนคติ, ศักยภาพ ฯลฯ เป็นยังไงบ้าง สมควรจะให้ทำงานต่อไปหรือไม่ เรียกว่าให้ที่ปรึกษาช่วยยืนยันความคิดของฝ่ายบริหารอีกทีก็ว่าได้

2.      จ้างที่ปรึกษาเข้ามาทำงานโครงการใดโครงการหนึ่ง แล้วให้พนักงานที่บริษัทกำหนดไว้เข้ามาเป็นผู้ประสานงานและรับผิดชอบโครงการตั้งแต่ต้นและรับช่วงต่อภายหลังจากจบโครงการแล้ว ซึ่งกรณีนี้ฝ่ายบริหารก็จะประเมินว่าพนักงานดังกล่าวมีศักยภาพที่สามารถรับช่วงโครงการนั้น ๆ ต่อไปได้ด้วยดีมากน้อยแค่ไหน ถ้าทำได้ดีก็ทำต่อไปแต่ถ้าไม่สามารถรันโครงการนั้นต่อไปได้ก็มีโอกาสตกงานแหละครับ

ทั้งสองรูปแบบข้างต้นถ้าบริษัททำโดยไม่มีอคติหรือตั้งธงเอาไว้ก่อนว่าต้องการจะใช้ที่ปรึกษาเป็นเครื่องมือกำจัดพนักงานบางคนออก แต่ต้องการให้ที่ปรึกษาเข้ามาให้คำปรึกษาและประเมินพนักงานกลุ่มเป้าหมายแบบ Cross Check ศักยภาพของพนักงานดังกล่าวให้ฝ่ายบริหารแน่ใจว่าประเมินไม่ผิดพลาดผมก็ว่าไม่น่าจะเป็นเรื่องเสียหายอะไรนะครับ

เข้าทำนอง “ทองแท้ไม่กลัวไฟ” ถ้าพนักงานคนไหนมีขีดความสามารถมีศักยภาพที่ดีย่อมไม่กลัวการพิสูจน์ฝีมืออยู่แล้ว

แต่ปัญหาที่อาจจะเกิดได้ในบางบริษัทคือบริษัทที่มีธงชัดเจนอยู่แล้วว่าต้องการกำจัดพนักงานคนใดคนหนึ่งออกจากบริษัท (ซึ่งส่วนมากมักจะเป็นผู้บริหารด้วยกัน) แล้วก็จะจ้างที่ปรึกษาเข้ามาทำงานพร้อมกับมอบหมายให้ผู้บริหารที่เป็นลูกรักที่มีความเข้าใจในงานนั้นโดยตรงและลูกชังเข้าไปประสานงานทำงานกับที่ปรึกษาทั้ง ๆ ที่โครงการนั้นก็ไม่ใช่งานโดยตรงของผู้บริหารที่เป็นลูกชัง

พอลูกชังไม่สามารถปฏิบัติงานได้ดีตามที่ฝ่ายบริหารมอบหมายก็จะได้ใช้เป็นสาเหตุบีบลูกชังทางอ้อมแบบหมาป่ากับลูกแกะ เช่น ประเมินผลการปฏิบัติงานว่าขาดศักยภาพขาดผลงานทำงานไม่ได้ตามที่ได้รับมอบหมายซึ่งก็จะมีผลกับการขึ้นเงินเดือนได้น้อยหรือไม่ได้เลย, ไม่ได้รับโบนัสหรือได้รับน้อยมากเมื่อเปรียบเทียบกับผู้บริหารคนอื่นจนลูกชังต้องถอดใจลาออกไปเอง หรืออาจจะแจ้งเลิกจ้างในกรณีที่บีบแล้วยังไม่ยอมลาออก

ที่เล่ามาทั้งหมดนี้ผมได้ฟังมาจากผู้บริหารที่ผมเคยเข้าไปทำ Inhouse Training ในแต่ละบริษัทเล่าให้ฟังเห็นว่าแปลกดีก็เลยเอามาเล่าสู่กันฟัง แต่ผมเองก็ยังไม่เคยพบว่าตัวเองถูกใช้เป็นเครื่องมืออย่างที่เล่ามาข้างต้น

คนที่เป็นที่ปรึกษาจึงควรจะต้องเท่าทันบริษัทผู้ว่าจ้างด้วยเหมือนกันนะครับว่าเรากำลังกลายเป็นเครื่องมือในการกำจัดลูกชังของฝ่ายบริหารของบริษัทผู้ว่าจ้างด้วยหรือไม่ เพื่อจะได้ทำงานและวางตัวได้อย่างเหมาะสม มีจรรยาบรรณของการเป็นที่ปรึกษาที่ดีที่จะไม่เข้าไปอยู่ในวังวนของการเมืองในองค์กรของบริษัททำนองนี้ด้วยนะครับ

……………………………..