วันพุธที่ 29 พฤษภาคม พ.ศ. 2556

จะทำอย่างไร...เมื่อพนักงานไม่ยอมเซ็นรับทราบการตักเตือน



            เมื่อคนเรามาทำงานร่วมกันก็ย่อมต้องมีกฎ กติกา มารยาท ในการทำงานร่วมกันซึ่งในแต่ละองค์กรก็จะต้องมีข้อบังคับหรือกฎระเบียบในการทำงานเป็นแนวทางให้พนักงานปฏิบัติตาม เพื่อให้เกิดความราบรื่นในการทำงานร่วมกัน ก็คงคล้าย ๆ กับบ้านเมืองก็ต้องมีกฎหมายนั่นแหละครับ
            แต่คนทุกคนจะประพฤติปฏิบัติตัวเหมือนกันทั้งหมดก็คงเป็นไปไม่ได้หรอกนะครับ ในคนหมู่มากก็จะมีคนที่ทำตัวอยู่นอกกฎ กติกา ไปมากบ้างน้อยบ้างขึ้นกับพฤติกรรมของแต่ละคน ซึ่งแน่นอนว่าหากการประพฤติปฏิบัติตัวที่ละเมิดหรือฝ่าฝืนกฎระเบียบขององค์กรจนยอมรับไม่ได้ ก็จะต้องมีการ ตักเตือน กัน
ประเภทของการตักเตือน
            โดยวิธีปฏิบัติทั่ว ๆ ไปเรามักจะใช้วิธีตักเตือนพนักงานที่ทำความผิด 2 วิธีหลัก ๆ คือ
1.      ตักเตือนด้วยวาจา
2.      ตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร
ในองค์กรของท่านก็คงจะมีแนวปฏิบัติคล้าย ๆ กันเช่นนี้ใช่ไหมครับ ?
โดยกรรมวิธีในการตักเตือนด้วยวาจาส่วนใหญ่ หัวหน้างานของพนักงานคนนั้น ๆ (ที่ทำความผิด) ก็จะเชิญ (หรือเรียก) พนักงานมาพบในที่เฉพาะและตักเตือนให้พนักงานรู้ว่าได้กระทำความผิดใดไปบ้าง และทำให้เกิดความเสียหาย หรือมีผลต่อหน่วยงานหรือองค์กรอย่างไร
            มีหัวหน้างานหลายคนที่ว่ากล่าวตักเตือนพนักงานต่อหน้าเพื่อนพนักงาน หรือว่ากล่าวในที่สาธารณะ(ภายในองค์กร) และหลายครั้งที่การว่ากล่าวนั้นแฝงด้วยอารมณ์โมโหเข้าไปด้วย ซึ่งในเรื่องนี้เป็นเรื่องที่หัวหน้างานพึงระมัดระวังนะครับ เพราะถึงแม้ว่าพนักงานที่ทำความผิดนั้นจะทำผิดจริง แต่การว่ากล่าวกันในที่สาธารณะและให้คนที่ไม่เกี่ยวข้องได้ฟังได้ยินไปด้วยน่ะ ไม่ใช่เรื่องดีและทำให้เกิดแรงงานสัมพันธ์ที่ดีนักนะครับ
            ลองคิดกลับกันดูว่าถ้าหัวหน้างานคนนั้น ถูกหัวหน้าที่เหนือขึ้นไปทำอย่างนั้นบ้าง เขาจะรู้สึกอย่างไร ?
            บ่อยครั้งที่การว่ากล่าวตักเตือนไม่เป็นผลก็เพราะลักษณะที่ผมบอกมานี้แหละครับ คือแทนที่พนักงานจะยอมรับผิด กลับทำให้พนักงานเกิดทิฐิ เกิดทัศนคติที่ไม่ดีต่อหัวหน้า ยิ่งถ้าความผิดนั้นไม่ได้ร้ายแรงอะไร แต่หัวหน้างานใช้อารมณ์ที่เกินกว่าเหตุดุด่าว่ากล่าวไปแรง ๆ แล้ว พนักงานคนนั้นก็จะได้รับความเห็นใจจากเพื่อน ๆ ที่ฟังอยู่ด้วยไปเสียอีก
            ซึ่งผลสะท้อนกลับมาที่หัวหน้างานว่า ใช้อารมณ์ในการทำงานกับลูกน้อง ได้เหมือนกันนะครับ
            แทนที่ลูกน้องจะสำนึกผิด กลับได้รับความเห็นใจจากเพื่อน ๆ รอบข้างไปเสียนี่
            ทางที่ดีก็ว่ากล่าวตักเตือนกันในที่เฉพาะระหว่างหัวหน้างานกับพนักงานที่ทำความผิดจะดีกว่าครับ
การเตือนด้วยลายลักษณ์อักษร
            คราวนี้ผมขอพูดเจาะจงในเรื่องการตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรนะครับ ซึ่งการเตือนแบบนี้โดยทั่ว ๆ ไปมักจะเป็นการเตือนที่ผ่านการเตือนด้วยวาจามาก่อนหน้านี้แล้ว แต่พนักงานก็ยังทำความผิดซ้ำเดิม เช่น การมาทำงานสาย,การขาดงาน เป็นต้น
            เมื่อมาถึงขั้นของการเตือนเป็นหนังสือตักเตือน หรือเป็นลายลักษณ์อักษรแล้วเราจะต้องมาทำความเข้าใจให้ตรงกันก่อนนะครับว่า
          หนังสือตักเตือนที่ถูกต้องเป็นอย่างไร
            ท่านลองพิจารณาสิครับว่าข้างล่างนี้เป็นหนังสือตักเตือนที่ถูกต้องหรือไม่ ?
                                                                       
วันที่.............................................
เรื่อง      ตักเตือน
เรียน     คุณ.....................................

เนื่องจากท่านขาดงานโดยลาป่วยและลากิจหลายครั้ง ตั้งแต่วันที่15 พค.56 ที่ผ่านมาจนถึงปัจจุบัน บริษัทขอแจ้งให้ท่านทราบว่าการกระทำดังกล่าวเป็นการไม่สมควร และบริษัทหวังเป็นอย่างยิ่งว่าท่านจะไม่ขาดงานในลักษณะดังกล่าวอีก

จึงแจ้งมาเพื่อทราบ

                                                                        ………………...
                                                                         (นายมั่น หวังดี)
                                                                          ผู้จัดการฝ่าย...
            ใครว่าหนังสือนี้เป็นหนังสือตักเตือนบ้างครับ ?
ถ้าหากหัวหน้าบอกว่านี่เป็นหนังสือเตือนล่ะก็ พอหนังสือฉบับนี้ไปถึงศาลแรงงาน หนังสือฉบับนี้ก็จะไม่ใช่หนังสือตักเตือนที่ถูกต้อง เพราะยังขาดข้อความอะไรบางอย่างไป ทำให้หนังสือตักเตือนฉบับนี้ไม่สมบูรณ์น่ะสิครับ
            แล้วหนังสือตักเตือนที่ถูกต้องจะมีข้อความอย่างไรล่ะ ?”
 ผมทายว่าท่านจะต้องถามคำถามนี้ใช่ไหมครับ เลยขอเล่าสู่กันฟังดังนี้
ข้อความที่พึงมีในหนังสือตักเตือน
1.      วัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือตักเตือน (อาจเป็นวันเดียวกับวันที่พนักงานทำความผิดนั้น)
2.      สถานที่ที่ออกหนังสือตักเตือน (โดยทั่วไปใช้หัวกระดาษของบริษัท)
3.      ข้อเท็จจริงโดยย่อเกี่ยวกับการกระทำความผิด หรือการฝ่าฝืนระเบียบของบริษัท โดย บอกถึง วัน เดือน ปี สถานที่ ที่กระทำความผิดหรือฝ่าฝืน
       4.      ข้ออ้างที่ระบุว่าการกระทำความผิดนั้น ฝ่าฝืนระเบียบข้อบังคับข้อใดของบริษัท หรือฝ่าฝืนคำสั่งของบริษัทในเรื่องใด ข้อใด
หากความผิดนั้นไม่มีอยู่ในระเบียบข้อบังคับของบริษัทก็ไม่ต้องอ้างถึงข้อใดให้คลุมเครือวุ่นวายไปนะครับ ก็ระบุความผิดนั้นไปตรง ๆ เลย
5.      ข้อความที่มีลักษณะเป็นการตักเตือน โดยอาจจะเป็นคำแนะนำ ห้ามปรามไม่ให้กระทำการฝ่าฝืนอีกต่อไป ถ้าหากฝ่าฝืนหรือทำความผิดอีก บริษัทจะมีบทลงโทษในครั้งต่อไปเป็นอย่างไร
6.      ลายมือชื่อของผู้บังคับบัญชาผู้ออกหนังสือตักเตือน ซึ่งจะต้องมีช่องลงลายมือชื่อไว้สำหรับพยานที่จะต้องร่วมลงนามเมื่อเรียกพนักงานที่ทำความผิดมาตักเตือนต่อหน้าพยานด้วยนะครับ
เอาล่ะครับคราวนี้ผมขอยกตัวอย่างหนังสือตักเตือนกรณีพนักงาน
กระทำความผิดมาเพื่อประกอบความเข้าใจของท่านดังนี้

บริษัท...........................................
                                    วันที่ .............................................
เรื่อง      ตักเตือน
เรียน     คุณตามใจ ไทยแท้
เนื่องจากท่านได้ประพฤติตนฝ่าฝืนระเบียบ และข้อบังคับของบริษัท กล่าวคือ ท่านขาดงานโดยไม่มีเหตุผลอันสมควรเมื่อวันที่ 15 พฤษภาคม 2556 นั้น
            บริษัทได้พิจารณาแล้วเห็นว่าการกระทำของท่านดังกล่าว เป็นการประพฤติตนฝ่าฝืนต่อระเบียบและข้อบังคับของบริษัทบทที่ 9 วินัย การลงโทษ ข้อ 2.2.1 คือฝ่าฝืนไม่ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของบริษัท , ข้อ 2.2.20 คือ ละทิ้งหน้าที่ ละเลย หรือหลีกเลี่ยงการทำงาน หรือขาดงานโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร
            ดังนั้น โดยหนังสือฉบับนี้ บริษัทจึงขอตักเตือนท่านเป็นลายลักษณ์อักษร มิให้ประพฤติปฏิบัติตนเช่นนี้อีก และให้ท่านปฏิบัติตนให้ถูกต้องตามระเบียบข้อบังคับของบริษัทโดยเคร่งครัด และหากท่านยังประพฤติฝ่าฝืนอีก บริษัทจะพิจารณาลงโทษสถานหนักต่อไป


ลงชื่อ……….………..ผู้แจ้งการตักเตือน/ผู้บังคับบัญชา
วันที่…………….......
ลงชื่อ...................พนักงาน/ผู้รับทราบการตักเตือน
วันที่.....................
ลงชื่อ...................พยาน
วันที่.....................
ลงชื่อ...................พยาน
วันที่.....................

วิธีการตักเตือนพนักงานที่ทำความผิดเป็นลายลักษณ์อักษร
            อย่างที่ผมได้บอกไว้แล้วในตอนต้นว่า การตักเตือนพนักงานควรทำในที่เฉพาะดังนั้นจึงควรเชิญพนักงานไปที่ห้องประชุม หรือห้องของหัวหน้างานที่เหมาะสม แล้วเชิญพยานซึ่งอาจจะเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล หรือผู้ที่หัวหน้างานเห็นว่าเหมาะสมมานั่งรับฟังการตักเตือน แล้วปฏิบัติดังนี้ครับ
1.  เตรียมหนังสือตักเตือนให้เรียบร้อย โดยท่านควรจะปรึกษากับฝ่าย
บุคคลเพื่อให้หนังสือตักเตือนถูกต้องอย่างที่ผมได้บอกไปข้างต้นแล้ว
2.  มีพยานร่วมในการตักเตือน
3.  เชิญพนักงานที่ทำความผิดมารับทราบการตักเตือน
4.  ให้พนักงานเซ็นรับทราบการตักเตือน
5.  ให้พยานลงนาม
6.  หัวหน้างานลงนาม
7.  สำเนาหนังสือตักเตือนให้พนักงานที่ทำความผิด
8.  ส่งหนังสือตักเตือน(ตัวจริง)ให้ฝ่ายบุคคล


เมื่อพนักงานที่ทำความผิดไม่ยอมเซ็นชื่อ
            เมื่อท่านได้แจ้งการกระทำความผิดของพนักงานให้เจ้าตัวเขารับฟัง พร้อมทั้งตักเตือนแล้ว และส่งหนังสือตักเตือนให้เขาเซ็นชื่อเพื่อรับทราบความผิด
            ปรากฏว่าเขาไม่ยอมเซ็นชื่อ ซึ่งส่วนมากจะด้วยเหตุผลว่า ไม่ยอมรับว่าสิ่งที่ตนเองทำนั้นผิด หรือ ถูกปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรม หรือ ฯลฯ ทำให้หัวหน้างานหลายคนออกอาการ หัวเสีย หรือหงุดหงิดขึ้นมาทันที
            ใจเย็น ๆ ครับ ใจเย็น ๆ ถ้าพนักงานที่ทำความผิดไม่ยอมเซ็นชื่อให้หัวหน้างานปฏิบัติดังนี้ครับ
1.      หัวหน้างานอ่านหนังสือตักเตือนให้พนักงานทราบอีกครั้งหนึ่งตั้งแต่ต้นจนจบ
2.      สอบถามเหตุผลที่พนักงานไม่ยอมเซ็นชื่อรับทราบการตักเตือนครั้งนี้
3.      หัวหน้างานเขียนข้อความลงในหนังสือตักเตือนทำนองนี้
ได้แจ้งความผิดให้พนักงานรับทราบตามข้อความข้างต้นแล้ว พนักงาน
ไม่ลงนามรับทราบความผิดโดยให้เหตุผลว่า.........(ให้ใส่คำตอบของพนักงานตามข้อ 2 ลงไป กรณีที่พนักงานไม่ตอบอะไรเลยก็ให้เขียนว่า พนักงานไม่ให้เหตุผลใด ๆ ) จึงบันทึกความผิดไว้เป็นหลักฐานต่อหน้าพยานซึ่งลงนามไว้ข้างท้ายหนังสือตักเตือนฉบับนี้แล้ว
4.      หัวหน้างานลงนามในหนังสือตักเตือน
5.      พยานลงนามในหนังสือตักเตือน
6.      ส่งสำเนาหนังสือตักเตือนให้พนักงานที่ทำความผิด
7.      ส่งหนังสือตักเตือน (ตัวจริง) มายังฝ่ายบุคคลเพื่อเข้าแฟ้มไว้เป็นหลัก
ฐาน
จะเห็นได้ว่าทั้ง 7 ข้อที่ผมบอกมานี้ พนักงานที่ทำความผิดไม่ต้องเซ็น
ชื่อรับทราบความผิด

 แต่หนังสือตักเตือนฉบับนี้ถือว่าสมบูรณ์แล้วครับใช้เป็นหลักฐานต่อไปได้

อ้อ ! อย่าลืมว่าหนังสือตักเตือนจะมีผลกรณีที่พนักงานทำความผิดซ้ำความผิดเดิมอยู่ 1 ปีนับแต่วันที่พนักงานกระทำความผิด (ไม่ใช่นับแต่วันที่ตักเตือน) นะครับ
            ซึ่งหากพนักงานกระทำความผิดซ้ำความผิดเดิมภายในระยะเวลา 1 ปีนับแต่วันที่ทำความผิดครั้งก่อนหน้านี้ บริษัทก็สามารถดำเนินการทางวินัยไปตามระเบียบข้อบังคับได้ต่อไป
            ผมอยากจะฝากไว้ในตอนท้ายนี้ว่า การลงโทษทางวินัยนั้นผู้บริหารจะต้องมีความยุติธรรมและไม่เลือกปฏิบัติที่จะทำให้พนักงานเกิดคำถามข้อโต้แย้ง หรือเกิดความรู้สึกที่ไม่ได้รับความเป็นธรรมตามมาซึ่งจะส่งผลกระทบถึงแรงงานสัมพันธ์ในอนาคตด้วยนะครับ

.............................................................................