ด่านสุดท้ายของการพิจารณาคัดเลือกผู้สมัครงานคงหนีไม่พ้นการสัมภาษณ์ใช่ไหมครับ
?
ซึ่งคณะกรรมการสัมภาษณ์ก็มักจะประกอบด้วยผู้บริหารที่องค์กรกำหนดขึ้นเช่น
จากฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้จัดการฝ่าย (ที่จะเป็น) หัวหน้างานโดยตรงของผู้สมัครงาน
(หากผ่านการสัมภาษณ์) หรือ อาจจะเพิ่มกรรมการสัมภาษณ์จากฝ่ายที่เป็นกลาง
(เพื่อให้ความเห็นในแง่มุมของคนกลาง)
เพื่อร่วมกันพิจารณาหาผู้สมัครงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดจากผู้สมัครงานหลาย ๆ
คนที่สามารถผ่านเข้ามาถึงรอบสุดท้ายคือการสัมภาษณ์
หากองค์กร (โดยคณะกรรมการสัมภาษณ์)
สามารถคัดเลือกผู้สมัครงานที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานที่ว่างอยู่นั้นได้ตรง
ผู้สมัครงานมีคุณสมบัติเหมาะสม เป็นที่ยอมรับของหัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน ก็นับว่าเป็น
“โชคดี” ขององค์กรนั้น ๆ
แต่ถ้าเป็นในทางตรงกันข้ามก็คงเป็น
“โชคร้าย” ขององค์กรนั้นด้วยเช่นกัน ??
ผมหวังว่าองค์กรของท่านคงไม่ฝากอนาคตขององค์กรไว้กับ
“โชคดี” หรือ “โชคร้าย” แบบนี้นะครับ
เพราะอะไร ?
ก็เพราะเรื่องทั้งหมดที่ผมพูดมานี้
เราไม่ควรจะฝากไว้กับ “โชค” (ไม่ว่าจะดีหรือร้ายก็ตาม) น่ะสิครับ แต่เราควรจะฝากไว้กับ Competency หรือคุณลักษณะ
หรือสมรรถนะที่ดีและเหมาะสมในการสัมภาษณ์สำหรับผู้ที่จะเป็นกรรมการสัมภาษณ์งานต่างหาก !
ลองอ่านตามผมมาสิครับ
แล้วท่านจะพบว่าคุณลักษณะที่เหมาะสมของกรรมการสัมภาษณ์ควรจะมีอะไรบ้าง
กรรมการสัมภาษณ์งานประกอบด้วยใครบ้าง ?
ผมอยากจะขอถามว่าในองค์กรของท่านมีเกณฑ์ในการพิจารณาแต่งตั้ง
(ทั้งเป็นทางการและไม่เป็นทางการ) กรรมการสัมภาษณ์กันอย่างไร ?
ส่วนมาก
(ที่ผมพบ) ก็จะแต่งตั้งให้ตัวแทนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นกรรมการร่วมคนหนึ่ง
(โดยหน้าที่ ที่ ต้องเกี่ยวข้องกับคน) อยู่แล้ว
และต่อมาก็มักจะเป็นหัวหน้างาน
(หรือผู้บริหาร)
ในหน่วยงานที่ต้องการจะรับคนเข้ามาทดแทนในตำแหน่งงานที่ว่างอยู่นั้น
เป็นกรรมการสัมภาษณ์
ซึ่งเหตุผลก็คือต้องการให้คนที่เป็นหัวหน้างานได้มีโอกาสในการคัดเลือก ได้เห็นหน้าเห็นตา
พูดคุยกับว่าที่ลูกน้องเสียก่อน
ในบางที่ก็อาจจะแต่งตั้งกรรมการสัมภาษณ์จากหน่วยงานที่เป็นกลางอีกสัก
1-2 หน่วยงานเข้ามาเป็นคนกลางช่วยในการพิจารณาเพื่อช่วยกันมอง
(ผู้สมัคร) ในหลาย ๆ มุม
แต่หลายครั้งกรรมการจากฝ่ายเป็นกลางมักไม่ค่อยอยากจะเข้ามาสัมภาษณ์เท่าไหร่นักเพราะมักจะบอกว่า
“งานยุ่ง” หรือ
คิดว่าไม่เกียวข้องกับตัวเอง
ดังนั้นโดยทั่วไปมักจะมีกรรมการสัมภาษณ์คือตัวแทนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล
กับตัวแทนของหน่วยงานนั้น ๆ (ที่ได้รับมอบหมาย)
ให้เข้ามาเป็นกรรมการสัมภาษณ์เสียเป็นส่วนใหญ่
ปัญหาในการตัดสินใจเพื่อคัดเลือกผู้สมัครงาน
เมื่อกรรมการสัมภาษณ์ประกอบด้วยตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล
กับตัวแทนฝ่ายที่มีตำแหน่งงานว่างจึงเป็นที่มาของหัวข้อนี้แหละครับ
ตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลนั้น
โดยทั่วไปเป็นอาชีพของเขาในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานอยู่แล้ว
ประกอบกับการที่ได้สัมภาษณ์ผู้สมัครงานในลักษณะงานต่าง ๆ อยู่เป็นประจำ
และจะต้องผ่านการอบรมในหลักสูตรเทคนิคการสัมภาษณ์ ตลอดจนต้องมีการ Update ความรู้และวิธีการสัมภาษณ์แบบใหม่
ๆ เพื่อการตั้งคำถามที่จะทำให้สามารถแยกแยะ Competency ระหว่างผู้สมัครงานแต่ละคนอยู่แล้ว
(ถ้าหากฝ่ายทรัพยากรบุคคลขององค์กรท่านไม่เคยติดตามเทคนิคการสัมภาษณ์งานยุคใหม่ ๆ
แล้วล่ะก็ องค์กรของท่านจะมีปัญหาสารพัดในเรื่องของคนตามมาอีกมากมาย)
จึงแน่ใจในระดับหนึ่งว่าเขาจะสามารถอ่านผู้สมัครงานได้ในระดับหนึ่ง
ตัวแทนฝ่ายที่มีตำแหน่งงานว่าง
(ที่ผมขอเรียกว่า Line Manager นะครับ) โดยทั่วไปตัวแทนในฝั่งของ Line Manager นี้มักจะเป็นกรรมการสัมภาษณ์ด้วยความจำเป็น
(บังคับ) เพราะจะได้มีส่วนร่วมในการคัดเลือกว่าที่ลูกน้องของตัวเองในอนาคตนี่ครับ
แต่ปัญหาของกรรมการสัมภาษณ์ที่เป็น
Line Manager ก็คือ
1.
ส่วนมาก
(ที่ผมพบมา) ไม่เคยได้รับการอบรมในเรื่องของเทคนิคหรือวิธีการสัมภาษณ์งานมาก่อน
2.
ไม่เคยอ่านประวัติการทำงานของผู้สมัครงาน
(Resume) หรือใบสมัครงานที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลส่งให้ดูก่อนเข้าห้องสัมภาษณ์
(เหตุผลที่ผมมักจะได้รับคืองานยุ่งจนไม่มีเวลาอ่าน)
3.
จากเหตุผลตามข้อ 2 จึงไม่เคยมีการเตรียมคำถามที่จะใช้ถามผู้สมัครงาน ที่เรียกกันว่า Structured Interview ดังนั้นคำถามทั้งหมดจะเป็นถามโดยตั้งคำถามเฉพาะหน้าในห้องสัมภาษณ์เดี๋ยวนั้นเองซึ่งเขามักจะเรียกกันว่า Unstructured Interview
4.
จากผลของข้อ 3 จึงทำให้คำถามของผู้สมัครงานในตำแหน่งงานนั้น
ๆ มีหลากหลายอยู่ที่อารมณ์หรือความสนใจของกรรมการสัมภาษณ์งานที่เป็น Line Manager ผลจึงทำให้ผู้สมัครงานได้รับคำถามที่แตกต่างกันไปแล้วแต่ว่า
Line Manager จะถามผู้สมัครงานรายไหนด้วยคำถามใด
5.
จากข้อ 4 เมื่อการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานครบหมดทุกคน
แล้ว Line Manager จะต้องตัดสินใจว่าจะเลือกใครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมตรงกับตำแหน่งงานมากที่สุด
จะใช้อะไรเป็นเกณฑ์ในการตัดสินใจ ??
ท่านเห็นไหมครับว่าจากปัญหาในข้อ 1 จะมีผลกระทบโยงใยมาจนถึงข้อ
5 ซึ่งในหลายองค์กรที่ผมเคยทำงานมา (ไม่ต่ำกว่า 20 ปี) นั้น
เป็นแบบนี้จริง ๆ ครับ !!
ผลเสียจากการใช้ความรู้สึกในการคัดเลือกคนเข้าทำงาน
จากปัญหาข้างต้นท่านทราบไหมครับว่าแล้วกรรมการสัมภาษณ์เขาใช้อะไรตัดสินใจผู้สมัครงาน
??
“ความรู้สึก” เป็นคำตอบสุดท้ายครับ !
หากองค์กรของท่านยังใช้ “ความรู้สึก” ในการตัดสินใจคัดเลือกคนเข้าทำงานแล้วล่ะก็ อันตรายกับองค์กรของท่านในหลาย
ๆ เรื่องนะครับ เช่น
1. องค์กรของท่านอาจจะได้คนที่มีทัศนคติไม่ดีเข้ามาร่วมงาน
โดยอาจจะยังไม่แสดงให้เห็นในทันที
แต่เมื่อถึงระยะเวลาหนึ่งคน ๆ
นี้อาจจะทำให้เกิดความเสียหายกับองค์กรในเรื่องต่าง ๆ
ตามมาในภายหลังอย่างคาดไม่ถึง
2. คนที่เข้ามาทำงานมีคุณสมบัติไม่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น
ๆ เรียกว่าผู้สมัครงานไม่มี Competency ที่ตรงกับงานก็ได้ครับ
ทำให้เกิดความสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายที่หลาย ๆ องค์กรมองข้าม ท่านลองดูต้นทุนการลาออกของพนักงานข้างล่างนี้ดูสิครับ
ตัวอย่างต้นทุนการลาออกของพนักงานทางตรง
(หน่วย : บาท)
-
ค่าโฆษณารับสมัครงาน ..............
-
ค่า Headhunter …………
-
ค่าแนะนำผู้สมัครงานภายใน …………
-
ค่าพิมพ์ใบสมัครงาน …………
-
ค่าย้ายสถานที่ทำงาน …………
-
ค่าใช้จ่ายสำนักงานทำหรับการจ้าง …………
-
เงินเดือนและสวัสดิการของพนักงาน …………
-
ค่าเข้าร่วมงาน Job Fair …………
รวมต้นทุนทางตรง …………
ต้นทุนทางตรง หาร
จำนวนผู้สมัครงานที่จ้างเข้ามา………...
ต้นทุนการลาออกของพนักงานทางอ้อม (หน่วย
: บาท)
-
เวลาในการสรรหาคัดเลือก (คิดเป็นเงิน) ………….
-
เวลาของกรรมการสัมภาษณ์ (คิดเป็นเงิน) ………….
-
ค่าใช้จ่ายในการปฐมนิเทศและฝึกอบรมเบื้องต้น ………….
รวมต้นทุนทางอ้อม ………….
ต้นทุนทางอ้อม
หาร จำนวนผู้สมัครงานที่จ้างเข้ามา………...
รวมต้นทุนลาออกของพนักงานทางตรง+ทางอ้อม ………….
ท่านลองเรียกตัวเลขนี้มาจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล
แล้วลองคำนวณดูสิครับ แล้วท่านจะพบว่าหลายองค์กรมีการสูญเสียค่าใช้จ่ายที่ฝากไว้กับ
“ความรู้สึก”
ของกรรมการสัมภาษณ์เป็นจำนวนเงินที่ไม่น้อยเลยนะครับ !
เมื่อท่านเห็นอย่างนี้แล้วท่านคงเริ่มเห็นความสำคัญของการกำหนด
Competency ของผู้ที่จะเป็นกรรมการสัมภาษณ์แล้วใช่ไหมครับ
?
Competency ของกรรมการสัมภาษณ์
ก่อนที่จะพูดถึง Competency ของคนที่จะเป็นกรรมการสัมภาษณ์นั้น
สิ่งแรกที่องค์กรควรจะต้องทำคือการให้ความรู้เกี่ยวกับเทคนิคและวิธีการสัมภาษณ์อย่างถูกต้องกับกรรมการสัมภาษณ์เสียก่อน
เช่น
1.
การส่งกรรมการสัมภาษณ์เข้าอบรมเทคนิคและวิธีการสัมภาษณ์ที่ถูกต้อง
เพื่อที่จะได้ทราบถึงบทบาท หน้าที่ ความสำคัญ
และวิธีการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานในยุคใหม่ว่าเป็นอย่างไรบ้าง
2.
ควรมีการจัดทำคู่มือการสัมภาษณ์งาน
หรือจัดหาหนังสือที่เกี่ยวกับเทคนิคการสัมภาษณ์งาน ที่ปัจจุบันก็มีหลาย ๆ
เล่มที่เขียนมาน่าสนใจ และให้ความรู้ในเรื่องเหล่านี้กับผู้ที่จะต้องเป็นกรรมการสัมภาษณ์ เพื่อให้กรรมการสัมภาษณ์ได้อ่านทำคความเข้าใจ
เพื่อพัฒนาวิธีการสัมภาษณ์เพื่อให้สามารถเลือกคนที่เหมาะสมกับงานของตนเองที่สุด
ซึ่งผมเชื่อว่าไม่ว่าหัวหน้าคนไหนก็ต้องอยากได้ลูกน้องดี ๆ
มาทำงานด้วยจริงไหมครับ
ดังนั้นฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงต้องจูงใจ Line Manager ให้อ่านหนังสือด้วยการสร้างแรงจูงใจ
(กรณีที่เขาไม่อยากเข้าอบรมตามข้อ 1) แบบนี้แหละครับ
3.
องค์กรจะต้องมีนโยบายที่ชัดเจนและให้ความสำคัญในเรื่องการสรรหาคัดเลือกพนักงานที่มี
คุณสมบัติ (Competency) เหมาะตรงกับงาน และมีการทำสถิติในเรื่องการลาออกของพนักงานของแต่ละหน่วยงาน
โดยพิจารณาถึงพนักงานที่เข้ามาใหม่อายุงานไม่เกิน 1 ปี
ว่าในหน่วยงานใดมีพนักงานเข้าใหม่ดังกล่าวลาออกในช่วงเวลาใดบ้าง
คิดเป็นต้นทุนที่องค์กรสูญเสียไปเท่าใด
เพื่อติดตามผลของการคัดเลือก และปรับปรุงวิธีการคัดเลือกบุคลากรต่อไป
สำหรับ Competency สำหรับผู้ที่จะเป็นกรรมการสัมภาษณ์ที่ควรจะต้องมีคือ
1. ความรู้ในธุรกิจขององค์กร
2. ความรู้ในวัฒนธรรมขององค์กร
3. ความใฝ่รู้
4. มนุษยสัมพันธ์ และการอ่านบุคลิกภาพของคน
5. ทักษะในการฟัง และการตั้งคำถาม
6. ทักษะการสื่อสารด้วยวาจา
7. การควบคุมอารมณ์และบุคลิกภาพ
8. ความละเอียดรอบคอบ
9. การตัดสินใจ
ทั้งเก้าข้อข้างต้นจึงเป็น Competency ที่กรรมการสัมภาษณ์งานควรจะต้องมีเพื่อการคัดเลือกบุคลากรที่มีคุณสมบัติ หรือมีสมรรถนะ(Competency) ที่เหมาะตรงกับตำแหน่งงานที่ต้องการ
เพื่อลดปัญหาต่าง ๆ ที่จะมีขึ้นกับองค์กรในภายภาคหน้า
(ดังที่ผมได้กล่าวไปแล้วข้างต้น)
และที่สำคัญที่สุด
องค์กรของท่านยังสามารถลดค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุนสูญเปล่า (ที่ท่านคาดไม่ถึง) ดังที่ผมได้นำเสนอท่านไปแล้วอีกด้วย
ดังนั้น....
หากคนที่เป็นกรรมการสัมภาษณ์ยังไม่มี Competency ที่เหมาะสมแล้ว
ท่านจะหวังให้ผู้สมัครงานที่ถูกคัดเลือกเข้ามา มี Competency เหมาะสมกับตำแหน่งงาน และองค์กรได้อย่างไรล่ะครับ ?
……………………………………………
