ในตอนที่แล้วผมได้แชร์สิ่งที่ HR ควรทำแต่ไม่ได้ทำไปแล้ว
5 เรื่องลองกลับไปอ่านทบทวนกันดูนะครับ สำหรับในตอนที่ 2
นี้ผมก็จะนำสิ่งที่ HR ควรทำมาแลกเปลี่ยนกับท่านเพิ่มเติมอีกดังนี้ครับ
6. ไม่เปลี่ยนระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานแบบจิตสัมผัสมาเป็นระบบตัวชี้วัด
ในวันนี้ผมก็ยังเห็นว่ามีบริษัทอีกจำนวนไม่น้อยที่ยังใช้วิธีประเมินผลการปฏิบัติงานในแบบเดิม
ๆ ที่ผมเรียกว่า “แบบประเมินผลงานแบบจิตสัมผัส” หรือ Rating Scale โดยมีแบบฟอร์มประเมินผลการปฏิบัติงาน
(ตั้งแต่ครั้งอดีตกาลนานมาแล้ว) แบบสำเร็จรูปคือมีหัวข้อปัจจัยในการประเมินสัก 10-20
หัวข้อ เช่น ปริมาณงาน, คุณภาพงาน, ความรู้ในงาน, ความคิดริเริ่ม,
ความตรงต่อเวลา, การพัฒนางาน, ความเอาใจใส่ ฯลฯ แล้วแต่ละหัวข้อก็ให้เป็นเกรด A,
B, C, D, E หรือ 5, 4, 3, 2, 1 กำหนดให้ A หรือ 5 คือดีมากดีเลิศ ไปจนถึงเกรด E หรือ 1 คือทำงานแย่สุด
แล้วก็มีสรุปผลการประเมินโดยให้เป็นเกรดมาสัก 1 ตัว
เช่นจากที่ประเมินหัวข้อทั้งหลายสรุปแล้วผู้ถูกประเมินได้เกรด
B เป็นต้น
ซึ่งการประเมินแบบนี้ใช้ความรู้สึกในการประเมินมากกว่าข้อมูลผลงานที่ลูกน้องทำได้จริง
ทำให้เกิดความไม่ยุติธรรม เพราะเมื่อนำเอาผลงานที่ถูกประเมินจากความรู้สึกนี้ไปขึ้นเงินเดือนประจำปีหรือไปจ่ายโบนัสก็จะยิ่งเกิดปัญหาตามมา
ซึ่ง HR ยุคใหม่ควรจะต้องนำระบบตัวชี้วัด (KPIs) เข้ามาแก้ปัญหานี้แล้วนะครับ
โดยจะต้องเป็นผู้อธิบายให้ผู้คนในบริษัทได้เข้าใจหลักและวิธีการในการประเมินผลงานด้วย
KPIs ครับ
7. ไม่ให้ความรู้ที่ถูกต้องในเรื่องกฎหมายแรงงานกับผู้บริหารและพนักงาน
เรื่องนี้ก็ยังเป็นปัญหาสำหรับคนที่จะต้องมาทำงาน
HR อีกเหมือนกันเพราะคนที่ทำงาน HR รวมไปถึงคนที่เป็นผู้จัดการฝ่ายบุคคลบางคนก็ไม่มีความรู้เรื่องกฎหมายแรงงานเพียงพอที่จะอธิบายให้กับผู้บริหารหรือพนักงานเข้าใจได้อย่างถูกต้อง
หรือบางทีก็รู้แบบงู ๆ ปลา ๆ ฟัง “เขาว่า” กันมาโดยไม่หาข้อมูลที่ถูกต้อง
หรือไม่สนใจที่จะเข้าอบรม หรือหาข้อมูลในกรณีคำพิพากษาศาลฎีกาเพื่อ Update ความรู้ ซึ่งคนที่ทำงาน HR จำเป็นต้องหาความรู้ในเรื่องนี้และกล้าที่จะท้วงติงหรือให้คำแนะนำที่ถูกต้องในเรื่องกฎหมายแรงงานทั้งกับฝ่ายบริหารและพนักงานอย่างมืออาชีพครับ
8. ไม่วางระบบพัฒนาพนักงานระยะยาวที่ไม่ใช่แค่การจัดฝึกอบรมไปแบบปีต่อปี
HR อีกหลายแห่งยังมีวิธีการพัฒนาพนักงานแบบเดิม
ๆ คือหา Training Needs โดยสอบถามความจำเป็นในการฝึกอบรมจากฝ่ายต่าง
ๆ ว่าปีหน้าบริษัทควรจัดอบรมหลักสูตรอะไรให้กับลูกน้องของคุณดี แล้วก็เอาคำตอบที่ได้รับมาทำแผนฝึกอบรมสำหรับปีต่อไป
แล้วก็ขออนุมัติจัดตามแผน
ซึ่งวิธีการทำแบบนี้มักจะทำให้บริษัทสูญเงินเปล่าไปในการจัดฝึกอบรมอย่างไม่มีเป้าหมายในการพัฒนาพนักงานที่ชัดเจนไปเรื่อย
ๆ โดยที่พนักงานก็อาจจะไม่ได้มีการพัฒนาขีดความสามารถขึ้นมาได้จริงเพราะไม่เคยมีการติดตามผลหลังจากการอบรม
ซึ่งคนที่ทำงาน HR ในยุคนี้จำเป็นจะต้องเรียนรู้และเข้าใจเรื่องของระบบ
Competency โดยเฉพาะวิธีการสร้างระบบ Functional
Competency ในหน่วยงานต่าง ๆ
เพื่อนำไปเป็นพื้นฐานในการค้นหาหลักสูตรหรือวิธีการพัฒนาพนักงานในแต่ละหน่วยงานที่เรียกว่าทำ
Training & Development Roadmap ซึ่งจะเป็นแผนพัฒนาพนักงานระยะยาวให้พนักงานในแต่ละหน่วยงานได้รับการพัฒนาให้มีขีดความสามารถตรงตามที่หน่วยงานต้องการอย่างเป็นระบบโดยมีการติดตามผลการฝึกอบรมหรือพัฒนาตาม
Competency แบบต่อเนื่อง จะทำให้การลงทุนพัฒนาพนักงานคุ้มค่าไม่สูญเปล่าเหมือนที่ผ่านมาและมีทิศทางที่ชัดเจน
9. ไม่มีการทำ
Career Path และวางแผนอัตรากำลังทดแทน
ปัญหาการขาดคนทำแทนก็เป็นเรื่องสำคัญที่ HR จำเป็นต้องหาว่าในอีก
5 ปีข้างหน้าจะมีตำแหน่งงานหลักตำแหน่งไหนต้องครบเกษียณอายุบ้าง
และจะสามารถหาคนมาทำงานแทนในตำแหน่งหลักนี้ได้เลยไหม
ต้องมีการพัฒนาหรือเตรียมความพร้อมของคนในที่จะมาทดแทนในตำแหน่งงานหลักนี้ยังไง
ซึ่งระบบการหาคนทดแทนนี้มักเรียกกันว่า “Succession Plan” ซึ่งเป็นเรื่องของฝ่าย HR
ที่จะต้องอธิบายให้ผู้บริหารเห็นความจำเป็นและสนับสนุนให้ทำแผนนี้ไว้เพื่อป้องกันปัญหาการขาดคนทดแทนในตำแหน่งงานที่สำคัญ
ๆ (Key Position)
เช่นกรณีที่ครบเกษียณอายุ, พนักงานลาออกเพราะถูกบริษัทอื่นซื้อตัวไป,
พนักงานเสียชีวิต, พนักงานป่วยจนไม่สามารถมาทำงานต่อไปได้ ฯลฯ
เพื่อลดปัญหานี้ลงให้บริษัทเดินหน้าต่อไปได้เมื่อเกิดกรณีขาดคนในตำแหน่งงานหลักเหล่านี้
ย้ำว่าแผนนี้จะพิจารณาหาคนทดแทนในตำแหน่งงานหลักนะครับไม่ใช่ทุกตำแหน่งในองค์กร
10. ไม่ส่งสำเนาหนังสือตักเตือนให้พนักงานที่ถูกตักเตือน
ผมมักจะพบเห็นได้ในหลายบริษัทที่ผมไปทำ Inhouse Training ว่าเมื่อหัวหน้างานเรียกลูกน้องมาตักเตือนและให้ลูกน้องเซ็นชื่อรับทราบการตักเตือนในหนังสือตักเตือนแล้ว
หัวหน้าก็ไม่ได้ให้สำเนาหนังสือตักเตือนกับลูกน้องที่ทำความผิด
หัวหน้างานบางบริษัทก็บอกว่า HR บอกว่าไม่ต้องให้โดยอ้างว่าเป็นความลับ
แต่หัวหน้างานบางคนก็บอกว่าไม่รู้ว่าต้องให้สำเนาหนังสือตักเตือน
คิดว่าแค่ให้ลูกน้องเซ็นชื่อก็เสร็จสิ้นแล้ว ฯลฯ ซึ่ง HR ที่เป็นมืออาชีพทั้งหลายควรจะให้คำแนะนำหัวหน้างานในเรื่องนี้ให้ถูกต้องก็คือเมื่อให้ลูกน้องที่กระทำความผิดเซ็นชื่อในหนังสือตักเตือนแล้ว
(หรือแม้ลูกน้องไม่ยอมเซ็นชื่อก็ตาม)
หัวหน้างานผู้เตือนควรจะต้องส่งสำเนาหนังสือตักเตือน
(ส่งสำเนานะครับหนังสือตักเตือนตัวจริงต้องเก็บไว้ที่บริษัท)
ให้กับพนักงานที่กระทำความผิดต่อหน้าพยาน (ที่รู้เห็นการตักเตือนในห้องที่เชิญพนักงานมาตักเตือนซึ่งหนังสือตักเตือนนี้มีลายเซ็นของหัวหน้างาน,
พยานที่รู้เห็นการตักเตือน)
นี่เป็นการแจ้งการตักเตือนให้พนักงานที่กระทำความผิดทราบอย่างเป็นทางการแล้วให้เขารับสำเนาหนังสือตักเตือนไปถือว่าพนักงาน
“รับทราบ” การตักเตือนแล้วครับ ดังนั้นถ้าบริษัทไหนที่ยังไม่มีการให้สำเนาหนังสือตักเตือนให้พนักงานที่ทำความผิดล่ะก็
ครั้งต่อไปอย่าลืมส่งสำเนาหนังสือตักเตือนให้ด้วยนะครับ
เป็นยังไงบ้างครับที่ผมเล่ามานี้ยังเป็นแค่เพียงบางส่วนที่
HR ควรทำ แต่ปัจจุบัน HR หลายที่ก็อาจจะไม่ได้ทำอะไรในบางข้อ
(หรือหลายข้อ) ที่ผมบอกมาข้างต้น ก็คาดหวังว่าท่านที่จะต้องรับผิดชอบงาน HR
(โดยเฉพาะท่านที่ไม่เคยทำงาน HR มาก่อนแต่ต้องมารับผิดชอบงาน
HR)
เมื่ออ่านแล้วคงจะเป็นประโยชน์และนำกลับไปปรับปรุงงานของท่านในคราวต่อไปนะครับ
………………………………………….
