หน้าที่การตักเตือน การออกหนังสือตักเตือน และ แจ้งเลิกจ้างควรเป็นหน้าที่ของใคร ?

         

            วันนี้ผมได้รับคำถามที่เป็นปัญหาซึ่งมักจะเกิดขึ้นได้บ่อย ๆ ในการทำงาน แต่เมื่อเกิดปัญหาทำนองนี้ขึ้นมาเมื่อไหร่ก็ยังมักเป็นเรื่องถกเถียงกันระหว่างหัวหน้างาน (Line Manager) กับ HR อยู่เป็นประจำเหมือนกัน

            คำถามก็คือ “หน้าที่การตักเตือน การออกหนังสือตักเตือน และ แจ้งเลิกจ้างควรเป็นหน้าที่ของใคร ?”

           เห็นไหมครับเป็นคำถามพื้น ๆ แต่ก็ยังเกิดปัญหาในทางปฏิบัติอยู่เรื่อย ๆ

            ตอบได้ดังนี้ครับ....

    1.การตักเตือนพนักงานเป็นหน้าที่ของหัวหน้างาน (Line Manager) โดยตรง ไม่ควรให้ HR ไปตักเตือนครับ ด้วยเหตุผลที่ว่าเพราะพนักงานแต่ละหน่วยงานไม่ใช่ลูกน้องของฝ่าย HR ใครเป็นหัวหน้าคนนั้นต้องตักเตือนลูกน้องของตัวเองถึงจะถูกต้องครับ เพราะ Line Manager คือ HR Manager ตัวจริง

               ผมมักจะเปรียบเทียบอยู่เสมอว่า “หัวหน้างานกับลูกน้อง” ก็เปรียบเสมือน “พ่อแม่กับลูก” ถ้าหัวหน้าไม่ดูแล อบรม สั่งสอน ตักเตือนลูกแล้ว....

                จะให้ใครมาทำหน้าที่นี้ล่ะครับ ?

                 จะให้ครู หรือโรงเรียนทำหน้าที่นี้โดยหัวหน้างานไม่รับรู้รับเห็นเลยหรือ ?

ดังนั้น เมื่อองค์กรแต่งตั้งให้เป็นหัวหน้างานและท่านก็รับงานนี้แล้ว ก็ต้องมีบทบาทหน้าที่ในการดูแลรับผิดชอบลูกน้องไปด้วยอย่างหลีกเลี่ยงหรือจะโบ้ยไปให้คนอื่นรับผิดชอบแทนไม่ได้หรอกครับ

            ด้วยเหตุผลที่ผมบอกไปแล้วข้างต้นก็คือ HR ไม่ใช่หัวหน้างานโดยตรงของพนักงานทุก ๆ ฝ่ายนี่ครับ !

   2. ถ้าหากมีการตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร ฝ่าย HR ก็ควรจะต้องเป็นผู้ที่ทราบว่าหนังสือตักเตือนที่ถูกต้องควรจะมีองค์ประกอบ อะไรที่สำคัญบ้าง

ดังนั้น HR จึงมีบทบาทหน้าที่ในการเตรียมหนังสือตักเตือนไว้ให้หัวหน้างาน และยังมีบทบาทหน้าที่ในการให้คำปรึกษหารือวิธีการตักเตือนที่ถูกต้อง เช่น หัวหน้างานอาจจะมาปรึกษาถึงความผิดของลูกน้องตัวเองว่าผิดอะไรอย่างไร แล้วทาง HR ก็จะทำหนังสือตักเตือนเตรียมไว้ให้

แต่การตักเตือนจะเป็นหน้าที่ของหัวหน้างาน ไม่ใช่หน้าที่ของ HR แต่จะให้ HR นั่งเป็นพยานรู้เห็นการตักเตือนนั้นก็ย่อมได้ครับ

   3. เมื่อหัวหน้างานตักเตือนลูกน้องของตัวเองเสร็จแล้ว ก็ให้ลูกน้องที่กระทำความผิดเซ็นรับทราบความผิดในหนังสือตักเตือน แล้วหัวหน้าก็เซ็นในฐานะหัวหน้างานผู้ว่ากล่าวตักเตือน และก็ให้พยาน (อย่างน้อย 1 คน ในห้องตักเตือน) เซ็นไว้เพื่อเป็นหลักฐานแล้วก็ Xerox สำเนาหนังสือตักเตือนให้กับพนักงานที่กระทำความผิดไป ส่วนหนังสือตักเตือนตัวจริงต้นฉบับก็ส่งให้ฝ่าย HR เข้าแฟ้มไว้เป็นหลักฐาน

   4. การจะเลิกจ้างพนักงานนั้น ที่ถูกต้องแล้วควรจะต้องทำดังนี้
       4.1 ต้องดูว่าสาเหตุการเลิกจ้างพนักงานคือสาเหตุใด เพราะถ้าเป็นการเลิกจ้างเนื่องจากพนักงานไม่ได้กระทำความผิดร้ายแรงตามมาตรา 119 ของกฎหมายแรงงานนั้น นายจ้างจะต้องจ่ายค่าชดเชย และค่าบอกกล่าวล่วงหน้า
       4.2 ต้องเตรียมหนังสือเลิกจ้างไว้โดยระบุสาเหตุของการเลิกจ้าง และบอกวันที่มีผลเลิกจ้างให้ชัดเจน แล้วให้ผู้มีอำนาจในการเลิกจ้างของบริษัทเซ็น

       ซึ่งโดยหลักปฏิบัติทั่วไปแล้วผู้มีอำนาจเซ็นในหนังสือเลิกจ้างมักจะเป็น กรรมการผู้จัดการ และมักจะไม่ค่อยมอบอำนาจนี้ให้ใครเพราะหนังสือเลิกจ้างนั้นลูกจ้างจะใช้เป็น หลักฐานในการนำไปฟ้องศาลแรงงานได้เสมอ ดังนั้นจึงต้องให้กรรมการผู้จัดการเซ็นเพราะต้องรับทราบว่าจะมีผลผูกพันตาม กฎหมายแรงงานครับ
       4.3 เมื่อกรรมการผู้จัดการ (หรือผู้มีอำนาจเลิกจ้าง) เซ็นหนังสือเลิกจ้างแล้ว โดยหลักที่ควรปฏิบัติคือหัวหน้างาน (Line Manager) ซึ่งโดยทั่วไปก็คือผู้จัดการฝ่ายนั้น ๆ ควรจะต้องเป็นคนเรียกพนักงานที่จะถูกเลิกจ้างเข้ามาชี้แจงและบอกเลิกจ้าง พร้อมทั้งยื่นหนังสือเลิกจ้างให้กับพนักงานที่จะถูกเลิกจ้าง แต่บอกได้เลยว่าจากประสบการณ์ของผมหัวหน้างานหลายคนไม่อยากเผชิญหน้ากับลูก น้องตัวเอง ก็เลยบอกให้ HR เป็นคนแจ้งเลิกจ้าง โดยถือว่า HR เป็นคนกลาง ซึ่งผมก็เคยทำหน้าที่แจ้งเลิกจ้างกับพนักงานในฝ่ายอื่น ๆ มาแล้ว ก็ต้องพูดในฐานะคนกลาง ไม่สามารถไปพูดอะไรนอกเหนือจากนั้นได้ เช่น เรื่องของผลการปฏิบัติงานดีหรือไม่ดียังไง คงลงรายละเอียดพวกนี้ไม่ได้เพราะไม่ใช่หัวหน้างานเขาโดยตรง

         ส่วนในกรณีที่พนักงานกระทำความผิดร้ายแรงแล้วถูกเลิกจ้างนั้น โดยทั่วไปมักจะต้องมีการตั้งคณะกรรมการสอบสวนพนักงานดังกล่าวและสรุปผลการสอบสวนให้ชัดเจนเสียก่อน ซึ่ง HR ก็จะต้องร่วมเป็นกรรมการสอบสวนด้วยอยู่แล้ว ในกรณีนี้ HR ก็มักจะถูกมอบหมายให้แจ้งความผิดให้พนักงานทราบและเลิกจ้างได้โดยยื่นหนังสือเลิกจ้าง (ที่ลงนามโดยกรรมการผู้จัดการแล้ว) ให้กับพนักงานที่กระทำความผิดได้เช่นเดียวกัน

...........................................