วันนี้ผมมีเรื่องมาเล่าสู่กันฟังเรื่องหนึ่งที่คิดว่าน่าจะมีประโยชน์กับคนที่ทำงาน HR ในองค์กรที่มีการตรวจสอบงานด้าน HR หรือที่เรียกกันว่า HR Audit
คนที่ทำงานในองค์กรที่ไม่มี
HR
Audit ก็อ่านได้นะครับ เผื่อว่าวันหนึ่งจับพลัดจับผลูต้องไปทำงานที่มีการ
Audit แบบนี้จะได้เข้าใจมากขึ้น
ผมเคยทำงานในองค์กรไทยที่มีการตรวจสอบงาน
HR โดยฝ่ายตรวจสอบเป็นผู้เข้ามาตรวจสอบงานด้าน Operation ใน Function ต่าง ๆ เช่นด้านสรรหาคัดเลือกพนักงาน,
ด้านเงินเดือนสวัสดิการ ฯลฯ ซึ่งผู้ที่เข้ามาตรวจสอบก็เป็นคนของฝ่ายตรวจสอบซึ่งไม่ได้มีพื้นฐานความรู้หรือประสบการณ์ในงาน
HR โดยตรง
วิธีการตรวจสอบแบบไทย
ๆ นี้จะไม่แจ้งล่วงหน้าว่าจะมาตรวจเมื่อไหร่
จะใช้วิธีเข้ามาตรวจสอบเลยทันทีและต้องเอาเอกสาร,
รายงาน ฯลฯ มาให้ตรวจสอบดูตามที่ร้องขอ ประมาณเหมือนวันร้ายคืนร้ายถูกตำรวจมาขอค้นบ้านโดยไม่รู้ล่วงหน้าแหละครับ
การตรวจสอบจึงทำได้แค่เพียงมาเช็คดูว่า
HR ทำงานถูกต้องครบถ้วนไหม เช่น มาดูว่ามีการทำสัญญาจ้างกับผู้สมัครครบถ้วนถูกต้องไหม,
มีการติดตามผลให้หน่วยงานต่าง ๆ ส่งผลประเมินทดลองงานกลับมาครบหรือไม่, การเบิกจ่ายสวัสดิการให้พนักงานทำอย่างถูกต้องหรือไม่
ฯลฯ
และฝ่ายตรวจสอบไม่สามารถมาตรวจในเรื่องค่าจ้างเงินเดือนได้เนื่องจากเป็นความลับ
นี่เป็นประสบการณ์ของผมเกี่ยวกับ
HR
Audit ในองค์กรไทย ที่ถ้าถามว่าผมรู้สึกยังไงในการถูกตรวจสอบแบบนี้ก็ตอบได้เลยว่าแม้จะรู้สึกเหมือนถูกค้นบ้านโดยไม่รู้ตัว
แต่ผมก็ไม่มีความกังวลหรือเครียดใด ๆ เลยเพราะสามารถตอบคำถามได้ทั้งหมด
เนื่องจากคนตรวจสอบเองก็โฟกัสไปแต่เรื่องการตรวจเอกสารเป็นหลักเพราะไม่ได้มีความรู้พื้นฐานด้าน
HR พอผมอธิบายรายละเอียดในงานตามเอกสารไปมาก ๆ เข้าก็พยักหน้าหงึกหงักไปตามเรื่องแล้วก็เลิกถาม
และผมก็ไม่เคยได้รับ Feedback จากการตรวจสอบในแต่ละครั้งเลยว่าผลเป็นยังไง มีปัญหาอะไรบ้างหรือเปล่า
ต่อมาผมมีโอกาสไปทำงานในองค์กรต่างชาติอีกแห่งหนึ่ง
ในองค์กรนี้ผมนอกจากมีสายบังคับบัญชาเป็น Head of HR ในไทยแล้ว
ยังมีสายการบังคับบัญชาที่ต้องรายงานไปที่ HR Regional Office ที่สิงคโปร์อีกด้วย
ผมจะต้องถูกทำ
HR
Audit ทุกปี ๆ ละ 1 ครั้ง
ทุกครั้งจะมีการแจ้งกำหนดการล่วงหน้าว่าจะเข้ามาตรวจเรื่องอะไรบ้าง
ซึ่งในตอนนั้นผมเป็น Com & Ben Manager (Compensation
& Benefits Manager) เขาก็จะแจ้งมาเลยว่าจะเข้ามาตรวจวันเดือนปีไหน
และจะเข้ามาตรวจในเรื่องต่อไปนี้
1.
โครงสร้างเงินเดือนเป็นไปตามนโยบายของ HR Regional หรือไม่เช่นต้องไม่ต่ำกว่า Top 5 เมื่อเทียบกับคู่แข่ง
และดูว่ามีการ Update โครงสร้างเงินเดือนไปแบบไหนยังไงถูกต้องหรือไม่
2.
การจ้างผู้สมัครเข้ามาทำงานมีการกำหนดเงินเดือนที่เกิน
Midpoint
ไปมาก-น้อยแค่ไหน จะมีปัญหาในอนาคตหรือไม่
3.
ผลการขึ้นเงินเดือนประจำปีในปีที่ผ่านมาสามารถควบคุมให้อยู่ในงบประมาณที่ได้รับอนุมัติจาก
HR
Regional หรือไม่
ไม่ว่าจะต่ำกว่างบหรือเกินงบต้องมีคำอธิบายให้ได้ว่าทำไมถึงเกินหรือขาด
4.
ในปีที่ผ่านมามีการปรับเงินเดือน
(ทั้งปรับเป็นกรณีพิเศษและปรับเนื่องจากเลื่อน Job Grade) ให้กับพนักงานคนไหนบ้าง
และเป็นไปตามหลักเกณฑ์หรือไม่
5.
มีการ Take Action ในเรื่องผลการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานด้านค่าตอบแทนและสวัสดิการอะไรเป็นรูปธรรมบ้างและทำไปถึงไหนแล้ว
ฯลฯ
อันที่จริงแล้วมีหัวข้อในการตรวจสอบมากกว่านี้นะครับ
เล่าเท่าที่จำได้เอาเท่านี้ก่อนพอเป็นไอเดีย
แต่ที่สำคัญที่จะบอกคือ....
คนที่เข้ามาตรวจสอบไม่ใช่คนจากฝ่ายตรวจสอบเหมือนกับองค์กรไทยที่ผมเคยทำงานนะครับ
แต่เป็นคนที่ทำงานเป็นผู้บริหารและบางคนก็เป็น
Specialist ด้าน HR จาก HR Regional โดยตรง
ซึ่งมีความรู้และประสบการณ์ในงาน HR มาชนิดเขี้ยวลากดิน
และเป็นคนมีฝีมือเลยแหละครับ
และเขาสามารถตรวจสอบได้ทุกเรื่องเพราะถือว่าเป็น
HR เหมือนกันจึงจะมาอ้างว่าเรื่องนี้เป็นความลับ ตรวจสอบรู้ไม่ได้ถ้าอยากรู้ต้องไปขออนุญาตกรรมการผู้จัดการเหมือนกับที่อ้างกับ
HR Audit ขององค์กรไทย (ซึ่งแน่นอนว่าถึงไปขอ
กรรมการผู้จัดการก็ไม่อนุญาตอยู่แล้วเพราะเรื่องเงินเดือนและโครงสร้างเงินเดือนเป็นความลับ)
เขาจะเข้ามาตรวจสอบตามหัวข้อที่แจ้งมาล่วงหน้า
(เราเตรียมตัวเตรียมข้อมูลเอาไว้ให้ดีก็แล้วกัน) แล้วจะเข้ามาพร้อมกับรายงาน (HR Report ที่ HR ประเทศไทยต้องส่งให้ทาง Regional
Office ทุกเดือนซึ่งรายงานที่ส่งมีไม่ต่ำกว่า 15 รายงาน รวมรายงานด้าน HR ที่เขาขอมาเป็นพิเศษถ้าเขาสงสัยอะไรเกี่ยวกับข้อมูลหรือตัวเลข)
แล้วก็มาซักถามรายละเอียดทั้งหมดกับผมที่จะต้องตอบคำถามให้ได้ทุกคำถาม
ถ้าคำตอบกับรายงานที่เคยส่งให้ขัดแย้งกันเมื่อไหร่ล่ะก็จะถูกถามเจาะลึกจนกระทั่งเขาเคลียร์ว่าคือคำตอบที่เขาต้องการ
ถ้าตอบไม่ได้ก็จะมีผลต่อการประเมินผลการตรวจสอบทันที
เมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้นจะมีการประเมินผลแบ่งออกเป็น
4 เกรดคือ
เกรด 1 : ดีเยี่ยม
(ซึ่งผมไม่เคยได้เกรดนี้เลยตลอด 4 ปีที่ทำงานในองค์กรนี้
และก็ไม่เคยเห็นว่าใครได้ Rating เกรด 1 เลยนะครับ)
เกรด 2 : ผ่าน
(ผมได้เกรดนี้มาโดยตลอด ถือว่ารอดตัวไป)
เกรด 3 : ต้องเข้าโปรแกรม
Improvement Needed Plan (INP) โดยมีระยะเวลา 6 เดือนแล้วจะถูก Audit และประเมินผลการตรวจสอบใหม่อีกครั้งหนึ่ง
ถ้าไม่ผ่านครั้งที่สองนี่ก็เก็บของกลับบ้านได้เลย
เพราะเขาจะเลิกจ้างและจ่ายค่าชดเชยให้ตามกฎหมาย
เกรด 4 : ไม่ผ่าน
และได้รับซองขาว (ค่าชดเชยตามกฎหมาย)
นี่แหละครับประสบการณ์ในอดีตที่ผมเคยถูกตรวจสอบจาก
HR
Audit ที่อยากเอามาเล่าสู่กันฟัง ถ้าใครมีประสบการณ์ด้าน HR
Audit เป็นยังไงก็แชร์มานะครับ
ผมจะได้มีรอยหยักในสมองเพิ่มขึ้นว่าเดี๋ยวนี้ HR Audit เขาไปกันถึงไหนแล้ว
