ก่อน T/O (Training Officer) จะติดต่อกับวิทยากรควรจะต้องเตรียมบทคำพูดในการติดต่อกับวิทยากรบ้างไหมครับ ?
หรือจะถามใหม่ว่าก่อนที่จะโทรติดต่อกับวิทยากรน่ะ
ท่านเคยมีสคริปต์ (Script) หรือไม่ ?
บอกได้เลยว่า
T/O ส่วนใหญ่ไม่ได้เตรียมตัวอะไรในการติดต่อวิทยากรเลย และเมื่อถึงเวลาจะต้องติดต่อวิทยากรก็จะกดโทรศัพท์ไปหาวิทยากรด้วยความเคยชินตามสัญชาติญาณเหมือนโทรหาใครสักคนหนึ่ง
เมื่อวิทยากรรับสายปั๊บ...ก็จะพูดแบบด้นสดไปทันทีชนิดน้ำไหลไฟดับว่า....
“สวัสดีค่ะ...นี่กิ๊กนะคะ..อาจารย์.....(เผลอ
ๆ เรียกชื่อวิทยากรผิดอีกต่างหาก)...ใช่ไหมคะ..กิ๊กจะจัดอบรมหลักสูตรการพัฒนาทักษะหัวหน้างานวันที่
25 กรกฎาคมนี่แหละค่ะ อยากจะเชิญอาจารย์มาบรรยาย...ฯลฯ...และ ฯลฯ...”
เล่นเอาวิทยากรต้องสตั๊นท์และงงไปสักสองสามวิ
แล้วคิดว่ากิ๊กคือใครกันหว่า
แถมจะให้ไปพูดวันที่ 25 กรกฎาคม
น่ะถามก่อนหรือยังว่าวิทยากรติดคิวรับนิมนต์ใครไว้ก่อนหรือมีธุระอะไรบ้างหรือเปล่า....
ที่สำคัญคือขณะที่คุณกิ๊กโทรมาน่ะ..วิทยากรอาจจะกำลังอยู่ในระหว่างการนำกิจกรรมกลุ่มกับผู้เข้าอบรม
หรืออาจจะกำลังอยู่ในห้องน้ำซึ่งไม่สะดวกจะพูดอะไรได้มากนักในเวลานั้น
ที่ผมยกตัวอย่างมาให้ดูเล่น
ๆ (แต่เกิดขึ้นจริงอยู่บ่อย ๆ)
มานี้ก็เพื่ออยากจะให้ท่านเห็นความสำคัญของเรื่องการมีสคริปต์สำหรับติดต่อวิทยากรยังไงล่ะครับ
เราลองมาดูกันไหมครับว่าถ้าคุณกิ๊กตามตัวอย่างข้างต้นได้ทำบทหรือสคริปต์ในการติดต่อวิทยากรเอาไว้
หรือเรียกว่าวางแผนเอาไว้ก่อนล่วงหน้าจะลดปัญหาการติดต่อวิทยากรลงได้บ้างไหมดังนี้
ลองคิดตามผมมานะครับว่า
ถ้าท่านมีสคริปต์ก็เหมือนกับการทำ Checklist เพื่อลดความผิดพลาดในการติดต่อวิทยากร
อย่างน้อยการติดต่อวิทยากรจะราบรื่นกว่าการไม่มีสคริปต์หรือไม่
ทำให้ไม่พลาดหรือตกหล่นในเรื่องสำคัญ ๆ เช่น
คุยกับวิทยากรไปแล้วลืมถามว่าวิทยากรคิดค่าบรรยายเท่าไหร่
หรือคุยกันไปแล้วลืมบอกให้วิทยากรส่ง Outline มาให้ หรือ
คุยกันแล้วลืมถามว่าวิทยากรสะดวกมาบรรยายในวันที่เรากำหนดหรือไม่ เป็นต้น
ประโยชน์อีกประการหนึ่งของการมีสคริปต์ก็คือ
เมื่อท่านมี T/O รุ่นน้องรุ่นหลังเข้ามาเขาก็จะได้มีมาตรฐานการทำงานที่ชัดเจน
และยังทำให้ไม่ทำงานผิดพลาดในการติดต่อวิทยากรอีกด้วย
อย่างนี้จะดีกว่าไหมครับ ?
เรียกว่ามีประโยชน์สองต่อเลยคือทั้งป้องกันความผิดพลาดในงาน
และเป็นประโยชน์สำหรับการสอนงานและช่วยให้การทำงานของน้องใหม่มีมาตรฐานเดียวกัน
ลองนำเอาไปปรับใช้กันดูนะครับ
…………………..
ตอนหนึ่งจากหนังสือ "จัดการฝึกอบรมให้มีประสิทธิผลอย่าง Training
Officer มืออาชีพ" คลิ๊ก
https://www.dropbox.com/s/urvq70samjd3tfr/TO_Free.pdf?dl=0
