บริษัทส่วนใหญ่มักมีการจัดผังองค์กร (Organization Chart) แบ่งการทำงานแบบแยกส่วนตามฝ่ายต่าง ๆ เช่น ฝ่ายขาย, ฝ่ายการตลาด, ฝ่ายผลิต, ฝ่ายบัญชีการเงิน, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล, ฝ่ายจัดซื้อ ฯลฯ
การแบ่งตามลักษณะของงานแบบนี้มีศัพท์เป็นที่รู้จักกันว่า
Silo
Organization
ซึ่งมีความหมายตรงตัวในภาษาอังกฤษเลยนะครับว่าไซโลก็คือการแบ่งแยกออกเป็นส่วน
ๆ อย่างชัดเจน
พอมีการแบ่งหน่วยงานตามลักษณะงานแบบนี้มันก็จะมีทั้งข้อดีและข้อเสียตามมา
ข้อดีคือแต่ละหน่วยงานจะรู้ขอบเขตงานของตัวเองอย่างชัดเจนว่าจะต้องทำอะไรหรือรับผิดชอบอะไรบ้าง
ทำให้สามารถกำหนดเป้าหมายการทำงานของหน่วยงานของตัวเองรวมไปถึงความรับผิดชอบของแต่ละคนในหน่วยงานได้ชัดเจนว่าจะต้องทำอะไร
แต่ข้อเสียคือเมื่อทำงานไปนาน
ๆ เข้าก็จะเกิดการแบ่งอาณาจักร แบ่งฝักแบ่งฝ่าย
ต่างคนต่างทำงานไม่มีการพูดคุยสื่อสารซึ่งกันและกัน ทำให้เกิดความขัดแย้งในการทำงานไม่เป็นไปในทิศทางเดียวกัน
เพราะต่างฝ่ายต่างก็อยากจะทำงานให้ได้ตาม KPIs ตามเป้าหมายของตัวเองโดยไม่สนใจว่าฝ่ายอื่นจะเป็นยังไง
เผลอ ๆ ทำให้ภาพรวมของบริษัทไม่บรรลุเป้าหมายเพราะเกิดความขัดแย้งแย่งซีนกัน
พูดง่าย ๆ ว่าปัญหาของการทำงานแบบไซโลมักทำให้ทีมเวิร์คในภาพรวมของบริษัทมีปัญหาครับ
แม้ว่าปัจจุบันจะมีแนวคิดในการทำงานให้รวดเร็วมากขึ้นที่เรียกว่าการทำงานแบบ
Agile
แต่ก็ใช่ว่าจะเหมาะกับทุกองค์กร
เพราะวิธีการทำงานแบบนี้จะเน้นไปที่คน,
การสื่อสารและการพัฒนาให้สินค้าและบริการตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
ลดขั้นตอนการทำงานให้สั้นลง
รวมถึงลดการทำงานด้านเอกสารให้น้อยลงแล้วเน้นการสื่อสารเป็นหลัก
อย่างที่ผมบอกไปแล้วว่าแนวคิดนี้ก็มีที่มาจากบริษัทพัฒนาซอฟแวร์จึงอาจไม่สามารถนำมาใช้ได้กับทุกธุรกิจครับ
แม้ว่าบริษัทของท่านยังมีการทำงานแบบไซโลอยู่ก็ไม่ได้แปลว่าจะเป็นองค์กรที่ล้าสมัยสู้ใครไม่ได้นะครับ
เพราะรูปแบบการทำงาน Agile
ก็มีข้อดี-ข้อเสียในตัวมันเองเช่นเดียวกันกับทุกเรื่องนั่นแหละครับ
ข้อดีก็คงเป็นการทำงานที่รวดเร็ว
เน้นการสื่อสารของคนทำงานให้เกิดความเข้าใจซึ่งกันและกัน ลดขั้นตอนการทำงานลงไม่เน้นงานเอกสาร
เหมาะกับบริษัทขนาดไม่ใหญ่นักหรือโครงการที่ใช้เวลาไม่นานมากนัก
แต่ข้อเสียก็อาจจะไม่เหมาะกับองค์กรใหญ่
ๆ ในโครงการที่จะต้องมีคนหรือหน่วยงานที่เข้ามาร่วมประสานงานหลาย ๆ
ภาคส่วนและทุกคนต้องเท่าเทียมกันไม่มีใครเป็นผู้นำแต่เน้นการทำงานเป็นทีมแบบรับฟังซึ่งกันและกัน
ซึ่งลักษณะการทำงานแบบนี้อาจไม่เหมาะกับวัฒนธรรมของบริษัทใหญ่ที่ไม่ต้องการความยืดหยุ่นหรือจำเป็นต้องมีระบบเอกสารหลักฐานรองรับการทำงาน
ว่าไปแล้วรูปแบบการจัดองค์กรแบบไซโลมีมานานมากกว่าแนวคิด
Agile
ซึ่งจากระยะเวลาที่ผ่านมาผมก็เห็นว่าบริษัทส่วนใหญ่ที่ใช้ระบบการจัดองค์กรแบบไซโลก็พยายามแก้จุดอ่อนของระบบนี้โดยมีกิจกรรมที่เรียกว่า
“Cross Functional” หรือการประชุมข้ามฝ่าย
ซึ่งในบริษัทที่ผมเคยทำงานมาหลาย ๆ
แห่งก็มักจะจัดให้มีการประชุมในลักษณะนี้ส่วนใหญ่ปีละครั้ง
โดยจัดพร้อมกับการประชุม Business Plan ของบริษัท
ซึ่งการประชุม Business Plan ก็จะทำตอนใกล้ ๆ
จะสิ้นปีงบประมาณโดยให้กรรมการผู้จัดการมาเล่าวิสัยทัศน์ในปีหน้ารวมทั้งกำหนดเป้าหมายด้านต่างๆ (KPIs) ของบริษัทให้ผู้จัดการฝ่ายต่าง
ๆ ได้รับทราบ
แล้วผู้จัดการฝ่ายต่าง
ๆ ก็กลับไปทำแผนงานในปีหน้าพร้อมตั้งกำหนดเป้าหมาย (KPIs) ของฝ่ายตัวเองให้สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัทตามที่กรรมการผู้จัดการกำหนดเอาไว้แล้วนำกลับมาเสนอใน
Business Plan
ซึ่งก็จะทำให้ทุกฝ่ายได้รับทราบเป้าหมายของแต่ละฝ่ายร่วมกัน
พร้อมทั้งสามารถโต้แย้งพูดคุยกันว่าเป้าหมายของฝ่ายไหนขัดแย้งหรือสอดคล้องกับฝ่ายไหนหรือไม่ยังไง
เพื่อจะได้ปรับแผนให้เป็นไปในทิศทางเดียวกันโดยสุดท้ายกรรมการผู้จัดการก็จะเป็นคนเคาะอนุมัติแผนงานของเป้าหมายของแต่ละฝ่ายที่เอามานำเสนอ
หลังจากได้รับอนุมัติจากที่ประชุม
Business
Plan แล้ว แต่ละฝ่ายก็จะนำแผนงานและเป้าหมายไปประชุมกับพนักงานในฝ่ายของตัวเองเพื่อให้แต่ละคนที่เกี่ยวข้องนำไปทำแผนงานของตัวเองเพื่อกลับมาคุยกับผู้จัดการฝ่าย
ซึ่งแผนงานและเป้าหมายของพนักงานแต่ละคนก็ต้องสอดคล้องกับเป้าหมายของฝ่าย
จากที่ผมแชร์มานี่แหละครับคือ
Business
Plan หรือ Cross Functional ที่สามารถนำมาลดปัญหาของการทำงานแบบไซโลลงไปได้ไม่น้อย
นี่ยังไม่รวมการประชุมทบทวน
Business
Plan ทุกไตรมาสซึ่งก็จะทำให้เพิ่มการสื่อสารระหว่างหน่วยงานให้มากขึ้น
ซึ่งก็จะดีกว่าการประชุมกันแค่เพียงปีละครั้ง
หลักการสำคัญคือ "ยิ่งสื่อสารกันมากขึ้นยิ่งเข้าใจกันมากขึ้น"
หวังว่าเรื่องที่ผมแชร์มานี้จะเป็นประโยชน์และทำให้ท่านเกิดไอเดียนำไปประยุกต์ใช้เพื่อลดปัญหาในการทำงานแบบไซโลลงได้นะครับ
…………………………….
ปัญหาของการทำงานแบบ Silo และวิธีแก้ไข
