คำถามข้างต้นนี้อาจเกิดจากแนวคิดที่ว่าปัจจุบันมีความเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานอย่างรวดเร็ว ถ้าคนทำงานมัวแต่ทำงานตาม JD (Job Description) ก็จะติดกรอบและจะทำงานตาม JD เท่านั้น โดยไม่ยอมทำงานที่นอกเหนือ JD แม้หัวหน้าจะบอกจะสั่งให้ทำงานอื่นก็จะยังยืนยันที่จะทำงานตาม JD ของตัวเองเท่านั้น ซึ่งจะทำให้องค์กรเกิดปัญหา
ก็เลยสรุปว่าถ้าคนทำงานติดกรอบติด JD แบบนี้ก็ควรยกเลิก
JD ไปเสียเลยจะดีกว่า!
ถ้าจะถามผมว่าเห็นด้วยกับแนวคิดนี้ไหม?
เรามา
Back
to the basic กันก่อนดีไหมครับว่าการทำ JD มีวัตถุประสงค์หลักคือ….
1.
เพื่อให้คนใหม่
(คนเข้าใหม่หรือคนที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งขึ้นมาหรือถูกโยกย้ายมา)
รู้ว่าตัวเองจะต้องทำอะไรบ้าง จะต้องรับผิดชอบอะไรบ้างในตำแหน่งนี้
2.
เพื่อให้เจ้าของตำแหน่ง
(ก็คือคนที่ทำในปัจจุบัน)
เข้าใจตรงกันกับหัวหน้าว่างานที่ตัวเองต้องรับผิดชอบมีอะไรบ้าง
แล้วถ้าไม่มี JD จะเกิดอะไรขึ้น?
1.
เกิดปัญหาในการสรรหาคัดเลือก ถ้าบริษัทจะสรรหาคัดเลือกจ้างคนนอกเข้ามาทำงานในตำแหน่งต่าง
ๆ จะกำหนดคุณสมบัติของคนที่ต้องการได้ยังไง
สเป็คของผู้สมัครจะเปลี่ยนไปเปลี่ยนมาหรือไม่ เพราะขนาดมี JD ที่ระบุงานและความรับผิดชอบ,
คุณวุฒิการศึกษา, ประสบการณ์ทำงาน ฯลฯ ที่ชัดเจนก็ยังมีปัญหาดราม่าระหว่าง HR
กับ Line Manager อยู่บ่อยไปว่า HR หาคนไม่ตรงสเป็ค การหาคนที่ใช่ที่เหมาะกับตำแหน่งก็มีแนวโน้มจะใช้ความรู้สึกมากกว่าข้อมูล
ก็จะเกิดปัญหาได้คนมีคุณสมบัติไม่เหมาะกับตำแหน่งตามมา
2.
เกิดปัญหาในการวัดความสำคัญของตำแหน่งงานในองค์กร JD ใช้เป็นเครื่องมือที่สำคัญมาก
(แต่มักถูกมองข้าม) ตัวหนึ่งในการนำไปประกอบการประเมินค่างาน (Job
Evaluation) และจะนำผลจากการประเมินค่างานไปทำโครงสร้างเงินเดือนเพื่อให้สามารถแข่งขันกับตลาดได้ต่อไป
ถ้าไม่มี JD การประเมินค่างานจะเกิดปัญหาเป๋ไปเป๋มาเพราะไม่มีหลักฐานเกี่ยวกับความรับผิดชอบของตำแหน่งต่าง
ๆ ในบริษัทเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน ครั้นจะใช้การบอกเล่าด้วยวาจามันก็คงจะดูไม่
Professional จริงไหมครับ
3.
เกิดปัญหาในการทำโครงสร้างเงินเดือนและการบริหารค่าตอบแทน ทำให้เราไม่รู้ว่าตำแหน่งไหนสำคัญมากน้อยกว่าตำแหน่งไหนจะทำให้การ
Match
Job กับตลาดเพื่อทำโครงสร้างเงินเดือนผิดเพี้ยนได้ง่าย
ซึ่งผมเคยบอกเรื่องความสำคัญของโครงสร้างเงินเดือนไปในหลายโอกาสแล้วว่าเป็นกติกาด้านการจ่ายค่าตอบแทนที่บริษัท
“จะต้อง” มี ถ้าไม่มีโครงสร้างเงินเดือนก็จะย้อนกลับไปสู่ยุคการจ่ายค่าตอบแทนแบบใช้ความรู้สึกและอคติกับตัวบุคคลมากกว่าการใช้ข้อมูลข้อเท็จจริง
ซึ่งจะทำให้เกิดปัญหาความไม่เป็นธรรม Staff Cost บวม และไม่สามารถรักษาคนที่เก่งและดีเอาไว้ได้
4.
เกิดปัญหาในการประเมินผลการปฏิบัติงาน เมื่อไม่มี
JD ลูกน้องต้องทำงานไปตามที่หัวหน้าสั่งการ ซึ่งหัวหน้าแต่ละคนก็จะมีสไตล์ในการทำงานที่แตกต่างกัน
ถ้าลูกน้องทำงานกับหัวหน้าที่มี Judgement ที่ดี
มีการสื่อสารที่ดีสม่ำเสมอต่อเนื่อง ติดตามงานและ Feedback การทำงานของลูกน้องโดยตลอดก็คงไม่มีปัญหา
แต่ถ้าไปเจอหัวหน้าที่สั่งแล้วลืม หรือคิดว่าลูกน้องต้องเองรู้สิว่าต้องทำอะไรบ้าง
ต้องคิดเองเป็น ฯลฯ
เมื่อถึงเวลาพิจารณาผลการปฏิบัติงานท่านลองคิดต่อนะครับว่าจะเกิดปัญหาในการประเมินผลงานจากหัวหน้าประเภทนี้หรือไม่
ซึ่งผลจากการประเมินก็จะนำไปสู่การขึ้นเงินเดือนประจำปีหรือการจ่ายโบนัสที่ไม่เป็นธรรมในที่สุด
5.
เกิดปัญหาในการฝึกอบรมและพัฒนา
ถ้าองค์กรจะทำระบบพัฒนาสมรรถนะในหน้าที่งานหรือ Functional Competency หรือการทำ Skill Metrix หรือ Skill Mapping ก็ตามจำเป็นต้องใช้ JD มาดูว่าในตำแหน่งต่าง ๆ
ต้องการการพัฒนาแบบไหนยังไง เพื่อนำมาสู่การทำแผนพัฒนารายบุคคลเพื่อให้มีความพร้อมในการรับตำแหน่งที่สูงขึ้น
และยังรู้ด้วยว่าในตำแหน่งที่สูงขึ้นนั้นจะต้องมีงานหรือความรับผิดชอบอะไรบ้าง
ต้องการขีดความสามารถ (Competency) แบบไหน
6.
เกิดปัญหาด้านแรงงานสัมพันธ์ หากมีกรณีพิพาทด้านแรงงาน
เช่น พนักงานไปร้องเรียนแรงงานเขตพื้นที่
หรือไปฟ้องศาลแรงงานว่าบริษัทกลั่นแกล้งรังแกลดตำแหน่งเขาลงจนทำให้เขาอับอายขายหน้าเสียศักดิ์ศรี
ศาลท่านก็ต้องขอดูหลักฐาน JD
ว่าตำแหน่งเดิมรับผิดชอบอะไร JD ตำแหน่งใหม่ทำงานอะไร
ลักษณะงานต่างกันยังไง ฯลฯ บริษัทจะเอาอะไรไปชี้แจงให้แรงงานเขตฯ หรือศาลเข้าใจครับ
ที่สำคัญคือเมื่อทำ
JD
แล้วไม่ได้แปลว่าจะใช้ JD นั้นไปตลอดชีวิตโดยไม่มีการ
Update นะครับ!
เช่น
ในปัจจุบันมีสถานการณ์โควิด บริษัทอยากให้ทุกคนช่วยกัน สนับสนุนกันโดยไม่ทำงานแบบไซโลหรืองานใครงานมันก็ไม่ต้องยกเลิก
JD หรอกครับ
เพียงให้หัวหน้าของแต่ละหน่วยงานก็ประชุมพูดคุยกับลูกน้อง
(จะประชุมทั้งหมดหรือเป็นรายบุคคลก็ได้) ว่าในภาวะวิกฤติการณ์แบบนี้หัวหน้าอยากให้ลูกน้องคนไหนทำอะไรที่เพิ่มเติมจาก
JD ปัจจุบันบ้าง แล้วก็ให้ลูกน้อง Update JD กลับมาให้หัวหน้าดูว่าเข้าใจตรงกันหรือยัง
จะได้ทำงานต่อไปด้วยเป้าหมายเดียวกันด้วยความเข้าใจที่ตรงกัน
ซึ่งการ Update JD เดี๋ยวนี้ก็ไม่ได้ใช้เวลานานแบบยุคที่ใช้กระดาษแล้ว เพราะ JD ควรทำเป็นไฟล์เก็บในคอมฯ ก็เพียงลูกน้องเปิดไฟล์ JD ของตัวเองแล้วก็
Update งานที่เปลี่ยนแปลงลงไปแล้วก็อีเมล์ส่งหัวหน้ากับ HR
ให้รู้ว่าตอนนี้รับผิดชอบอะไรบ้าง
ผมกลับมองว่าปัญหาของลูกน้องที่อ้างว่าจะทำงานเฉพาะใน
JD ของตัวเองโดยไม่ยอมช่วยเหลือทีม ไม่ยอมช่วยเหลือเพื่อนพนักงานในฝ่ายอื่นไม่ได้เกิดจากปัญหาของการมี
JD นะครับ
แต่เป็นปัญหาที่เกิดจากตัวลูกน้องคนนั้น
ๆ ต่างหาก!
ผมเปรียบเทียบเหมือนกับท่านมีคนขับรถ
ท่านสั่งให้คนขับรถเหยียบคันเร่งขับให้เร็วกว่านี้ แต่คนขับรถบอกว่า
“ผมขับเร็วกว่านี้ไม่ได้ครับนาย เพราะดูเข็มความเร็วตอนนี้ 90 กม./ชั่วโมงแล้วครับนายผมว่าความเร็วแค่นี้ก็พอแล้ว”
ถ้าเราบอกคนขับรถว่าตอนนี้บนมอเตอร์เวย์เขาให้วิ่งได้
120 กม./ชั่วโมงแล้ว แต่คนขับรถก็ยังไม่ยอมขับให้เร็วกว่า 90 กม./ชั่วโมง
ถามว่าปัญหานี้เกิดจากเครื่องมือคือตัวมาตรวัดความเร็วหรือเกิดจากคนขับรถครับ?
ถ้าเราจะยกเลิกเครื่องมือที่สำคัญตัวนี้โดยเอากระดาษไปปิดมาตรความเร็ว
คนขับจะได้ไม่เห็นมาตรและขับรถได้เร็วขึ้นจะแก้ปัญหานี้ได้จริงหรือไม่ จะเกิดอันตรายที่คนขับเหยียบคันเร่งไปถึง
150 หรือมากกว่านี้เพราะไม่เห็นมาตรความเร็วหรือไม่ หรือเราควรจะเปลี่ยนคนขับคนใหม่
แบบไหนจะดีกว่ากัน?
ปัญหาเกิดจากตัวคนก็ควรจะต้องแก้ที่ตัวคน
เพราะถ้าปัญหาเกิดจากตัวคนแต่ไปยกเลิกเครื่องมือที่เป็น Ground Rule ที่สำคัญ ก็ยิ่งจะทำให้เกิดปัญหาตามมาอีกในอนาคต
ที่พูดมาทั้งหมดท่านคงจะทราบแล้วนะครับว่าผมเห็นด้วยหรือไม่กับการยกเลิก
JD
ส่วนท่านที่อ่านมาถึงตรงนี้จะคิดเห็นยังไงก็เป็นสิทธิของท่านโดยใช้หลักกาลามสูตรนะครับ
