วันนี้ท่านเคยทำแผนอัตรากำลังทดแทนไว้ในอนาคตบ้างหรือเปล่าครับ
?
ในแทบทุกองค์กรจะมีข้อกำหนดเรื่องการเกษียณอายุกันเอาไว้อยู่ในข้อบังคับการทำงาน
ส่วนจะเกษียณที่อายุเท่าไหร่ เช่น เกษียณที่อายุ 55 หรือ 60
ปีก็ว่ากันไปตามระเบียบของแต่ละองค์กร
ในองค์กรที่วางแผนเรื่องคนไว้ดีหน่อยก็จะมีการทำแผนพยากรณ์อัตรากำลังทดแทนพนักงานที่จะต้องเกษียณอายุในอนาคตไว้อยู่แล้ว
เช่น
1.
ในอีก 5 ปีข้างหน้าจะมีพนักงานเกษียณอายุกี่คนหรือคิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของพนักงานทั้งหมด
2.
ในจำนวนพนักงานที่จะต้องเกษียณอายุในอีก 5 ปีข้างหน้านั้น
เป็นพนักงานที่อยู่ในตำแหน่งงานหลัก (Key Position) จำนวนกี่อัตราหรือคิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของพนักงานกลุ่ม
Key Position ด้วยกัน
3.
คำว่า “ตำแหน่งงานหลัก” หมายถึง
ตำแหน่งงานสำคัญ ๆ
ที่อาจจะเป็นตำแหน่งของผู้บริหารหรือเป็นตำแหน่งทางด้านวิชาชีพหรือผู้เชี่ยวชาญชำนาญด้านใดด้านหนึ่งที่สำคัญต่อองค์กรที่ถ้าคนในตำแหน่งนี้ไม่อยู่ไม่ว่าจะลาออก
ตาย ย้าย เกษียณก็จะมีผลกระทบต่อหน่วยงานหรือองค์กรนั้น ๆ
จะหาคนมาแทนก็ยากหรือต้องใช้เวลาฝึกฝนนาน
หรือค่าตัวอาจจะสูงมากและเมื่อมาอยู่กับองค์กรเราแล้วก็ไม่รู้จะอยู่กับเราได้นานแค่ไหน
ฯลฯ
4.
มี “คนใน” ใครบ้างที่จะมีความรู้ความสามารถมาทดแทนตำแหน่งพนักงานในตำแหน่งหลักที่จะเกษียณในอีก
5 ปีข้างหน้า ซึ่งคนที่มีความพร้อมจะมาทดแทนนั้นมักจะเรียกกันว่า “ทายาท”
หรือ “Successor”
5.
ทายาท หรือ Successor ที่จะมาทดแทนพนักงานในตำแหน่งหลักนั้นมีความพร้อมมากน้อยแค่ไหนที่จะมาปฏิบัติงานแทนเมื่อเจ้าของตำแหน่งเดิมเกษียณอายุไปในอีก
5 ปีข้างหน้า ซึ่งคงไม่ได้มีความพร้อมจะมาทำงานทดแทนได้
“ทันที” ทุกคนจริงไหมครับ ดังนั้นองค์กรก็จะต้องมีแผนในการพัฒนาทายาทเป็นรายบุคคลแบบที่เรียกกันว่า
“IDP” หรือ Individual Development Plan เพื่อเตรียมความพร้อมของทายาทที่จะมาทดแทนเจ้าของตำแหน่งหลักในอนาคตพร้อมทั้งจะต้องมีแผนในการติดตามผลการพัฒนาอย่างเป็นรูปธรรมที่ชัดเจนว่าทายาทคนนั้น
ๆ จะมีพัฒนาการที่พร้อมมากน้อยแค่ไหนที่จะมาทดแทนเจ้าของตำแหน่งหลักในอีก 5
ปีข้างหน้า
6.
ถ้าไม่มีทายาทที่เหมาะสมที่จะมาทดแทนพนักงานในตำแหน่งหลักได้
องค์กรจะมีแผนในการแก้ปัญหานี้ยังไงบ้าง
7.
หลายครั้งที่มักจะพบว่าเกิดจากปัญหา
“สมองไหล” ในพนักงานที่เป็น Key Position เป็นระยะถ้าองค์กรไม่ให้ความสำคัญและคิดแก้ปัญหาเหล่านี้ในที่สุดองค์กรก็จะขาดคนที่มีความรู้ความสามารถมาทำงาน
8.
เรื่องน่าคิดในวันนี้คือคนรุ่นใหม่ก็ไม่ค่อยอยากทำงานประจำแปดโมงเช้าถึงห้าโมงเย็น
(ยิ่งถ้าต้องทำงานจันทร์ถึงเสาร์ยิ่งหาคนอยากมาทำยาก) และมักจะทำงานในแต่ละที่สักประมาณ
1-3 ปีพอคิดว่าเรียนรู้งานพอแล้ว (หรืออาจจะเบื่องานที่ทำ)
ก็จะลาออกไปทำงานที่อื่นหรือไปทำงานแบบ Freelance ทำธุรกิจของตัวเอง
ซึ่งองค์กรก็ต้องมานับหนึ่งใหม่คือสัมภาษณ์หาคนเข้ามาสอนงานกันใหม่แล้วพออยู่ได้ 1-3
ปีก็ลาออกไปอีก เป็นอย่างงี้แล้วจะหาใครมาแทน Key Position ได้ล่ะครับ วันนี้หลายองค์กรก็พยายามหาวิธีดึงคนเอาไว้ให้ได้ เช่น
ทำโครงการประเภท Employee Engagement เพื่อสร้างความผูกพันระหว่างพนักงานกับองค์กรแต่ก็ไม่ได้เป็นข้อยืนยันว่าเมื่อทำแล้วพนักงานจะอยู่กับองค์กรอย่างที่ต้องการ
9.
ผลจากข้อ 8 บางแห่งก็จะแก้ปัญหาเฉพาะหน้าด้วยการหา
“คนนอก” เข้ามาทำงานในตำแหน่งงานหลัก แต่ก็จะมีปัญหาต่อมาก็คือคนนอกหลายคนทำงานอยู่กับองค์กรได้ไม่นานก็มักจะลาออกไปอยู่ที่อื่นเสียอีก
(ซึ่งสาเหตุก็เกิดจากหลาย ๆ เรื่องเช่น
ไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กรหรือสภาพแวดล้อมได้ ฯลฯ)
ทำให้เสียเวลาและเสียเงินไปเปล่า ๆ อีก
ทั้งหมดที่ผมนำมาแจกแจงให้ท่านเห็นนี้มักเกิดจากการไม่ได้คิดหรือวางแผนหรือแก้ปัญหาในปัจจุบันให้ดี ซึ่งหลายองค์กรก็ละเลยเรื่องเหล่านี้
กว่าจะรู้ตัวอีกทีก็พบว่าพนักงานในตำแหน่งหลักลาออกไปที่อื่นหรือต้องเกษียณอายุเสียแล้ว
เมื่อหาใครมาทำแทนยังไม่ได้ หลายองค์กรก็แก้ปัญหาเฉพาะหน้าด้วยการ “ต่อเกษียณอายุ”
พนักงานดังกล่าวออกไปอีกเพราะคนในยังไม่พร้อมจะหาคนนอกก็ไม่ทัน แต่วิธีต่อเกษียณก็ยังไม่น่าจะเป็นวิธีที่ดีในระยะยาวนะครับ
อ่านมาถึงตรงนี้แล้วผมว่าองค์กรควรจะหันกลับมาทบทวนและให้ความสำคัญของ Competency,
Training & Development Roadmap, Succession Plan, Career Development และ IDP เพื่อป้องกันปัญหาในอนาคตกันได้แล้วนะครับ
………………………………..
