ในการทำงานร่วมกันก็ย่อมจะมีทั้งคนประพฤติปฏิบัติตัวดีและคนที่ทำตัวไม่ดีมีปัญหากับคนรอบข้างปะปนกันกันไป
ทำให้แต่ละองค์กรจึงต้องมีระเบียบข้อบังคับในการทำงานออกมาเพื่อแจ้งให้ทุกคนได้รับทราบกฎกติกามารยาทในการทำงานร่วมกันว่าพนักงานที่ดีสำหรับองค์กรควรทำตัวยังไง
เมื่อมีการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎระเบียบขององค์กรโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นการทำความผิดทางวินัยแล้ว
ทุกองค์กรก็จะมีมาตรการคล้าย ๆ กัน
นั่นคือ
“การตักเตือน” ครับ
โดยหลักปฏิบัติที่ผมเห็นว่าเหมือน
ๆ กันก็คือเริ่มตั้งแต่การตักเตือนด้วยวาจาหรือการว่ากล่าวตักเตือนกันเสียก่อน
เช่น
หัวหน้าเห็นลูกน้องมาทำงานสายก็เรียกลูกน้องมาว่ากล่าวตักเตือนด้วยวาจาในทำนองว่าบริษัทต้องการให้พนักงานทุกคนรักษาเวลาและมาทำงานให้ตรงเวลาและขอให้ลูกน้องปรับปรุงตัวมาทำงานให้ทันตามเวลา
ฯลฯ
แต่ตรงนี้ผมอยากจะทำความเข้าใจกับหัวหน้างานและผู้บริหารทุกท่านว่า....
การตักเตือนด้วยวาจาไม่มีผลทางกฎหมายแรงงานนะครับไม่ว่าจะเตือนกันกี่ครั้งก็ตาม
แต่ถ้าลูกน้องคนนี้ยังมาสายอีกล่ะ..หัวหน้าก็จะต้องออกหนังสือตักเตือนซึ่งเรียกเป็นภาษาเทคนิคว่า
“การตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร” นั่นแหละครับ
การตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรหรือการออกหนังสือตักเตือนนี่แหละครับถึงจะถือว่ามีผลทางกฎหมายแรงงาน
!
แต่การออกหนังสือตักเตือนนั้นจะต้องมีการระบุเรื่องราวต่าง ๆ ไว้ดังนี้
1.
วัน เดือน ปี
และสถานที่ที่ออกหนังสือตักเตือน
2.
ข้อความที่กล่าวถึงการกระทำความผิดของลูกจ้างว่ากระทำความผิดเมื่อไหร่โดยมีรายละเอียดของการทำความผิด
เช่น วัน เดือน ปี เวลาที่ทำความผิดนั้น
และเรื่องราวรายละเอียดของการกระทำความผิดว่าเป็นยังไงบ้าง
3.
ความผิดที่ระบุไว้ตามข้อ 2 นั้น
ฝ่าฝืนข้อบังคับการทำงานต่อวินัยในหมวดใดเรื่องใดเพื่อให้ลูกจ้างได้ทราบ
4.
ข้อความที่มีลักษณะห้ามปราม
ตักเตือนไม่ให้ลูกจ้างกระทำความผิดอย่างนี้ซ้ำอีก
ถ้าหากลูกจ้างทำความผิดอย่างเดียวกันนี้ซ้ำอีกบริษัทจะลงโทษอย่างไร
5.
หนังสือตักเตือนจะต้องลงนามโดยนายจ้าง
หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายอำนาจจากนายจ้าง ซึ่งตรงนี้บริษัทควรจะต้องมีการมอบอำนาจให้ผู้บริหารระดับใดมีอำนาจในการเซ็นหนังสือตักเตือนลูกน้องให้ชัดเจน
ซึ่งมักจะเรียกว่า “อำนาจทางการบริหารงานบุคคล”
สำหรับผู้บังคับบัญชาในหน่วยงานต่าง ๆ ครับ
6.
ควรจะมีพยานในการตักเตือน
(หรือในห้องตักเตือน) เพื่อรับทราบเป็นพยานในการตักเตือนไว้ด้วย
7.
ส่งสำเนาหนังสือตักเตือนที่มีการลงนามครบทุกคนแล้ว
(คือหัวหน้าผู้ตักเตือน, ลูกน้องที่ทำความผิด และพยานในห้องตักเตือน)
ให้กับลูกน้องที่กระทำความผิดเพื่อเป็นการรับทราบความผิดในครั้งนั้น ๆ
อันนี้ก็คล้าย ๆ กับกรรมการฟุตบอลแจกใบเหลืองให้กับนักฟุตบอลเมื่อทำฟาล์วนั่นแหละครับ
ส่วนหนังสือตักเตือนตัวจริงก็จะเก็บไว้ที่ฝ่ายบุคคลครับ
คราวนี้เมื่อหัวหน้าเรียกลูกน้องที่ทำความผิดมาตักเตือนและยื่นหนังสือตักเตือนให้ลูกน้องเซ็นรับทราบความผิดแล้วแต่พนักงานไม่ยอมเซ็นชื่อรับทราบจะทำยังไงดี
?
เคยมีคำพิพากษาของศาลฎีกาที่
ฎ.5560/2530 ว่า “....ลูกจ้างไม่ยอมลงชื่อรับทราบคำเตือน
ไม่เป็นความผิดฐานขัดคำสั่งนายจ้าง....”
ก็แปลว่าหัวหน้าจะไปบังคับลูกน้องให้เซ็นชื่อรับทราบความผิดโดยจะอ้างว่าถ้าไม่เซ็นถือว่าขัดคำสั่งก็ไม่ได้นะครับ
งั้นจะทำยังไงดี
?
ทำดังนี้ครับ
1.
อ่านหนังสือตักเตือนให้กับพนักงานที่กระทำความผิดได้รับทราบต่อหน้าพยานที่อยู่ในห้องตักเตือน
2.
ถามเหตุผลที่พนักงานไม่ยอมเซ็นชื่อในหนังสือตักเตือน
แล้วคอยฟังคำตอบให้ดี ๆ นะครับ
3.
หาที่ว่าง ๆ
ในหนังสือตักเตือนเขียนข้อความในทำนองนี้
“ผู้บังคับบัญชาได้แจ้งความผิดให้พนักงานรับทราบตามข้อความในหนังสือตักเตือนฉบับนี้แล้ว
แต่พนักงานไม่ลงนามรับทราบความผิดโดยให้เหตุผลว่า......(ถ้าไม่ตอบก็ใส่ว่า
“โดยไม่ให้เหตุผลใด ๆ” หรือถ้าตอบว่าผมไม่ผิด ก็ใส่ว่า “ผมไม่ผิด”
คือพนักงานตอบว่ายังไงก็ใส่คำพูดตามที่เขาตอบมานั่นแหละครับ)
จึงได้ลงนามไว้เป็นหลักฐานต่อหน้าพยานในหนังสือตักเตือนฉบับนี้แล้ว”
4.
แล้วหัวหน้าผู้ตักเตือนก็เซ็นชื่อไว้ในฐานะผู้ตักเตือน
และให้พยานเซ็นชื่อไว้เป็นพยาน แล้วก็ส่งสำเนาหนังสือตักเตือนให้พนักงานที่ทำความผิดได้รับทราบ
ส่วนตัวจริงก็มักจะเก็บไว้ในแฟ้มที่ฝ่ายบุคคลเป็นอันเสร็จสิ้นเรียบร้อย
5.
ถ้าพนักงานยังไม่ยอมแม้แต่จะรับสำเนาหนังสือตักเตือน
ท่านก็ส่งสำเนาหนังสือตักเตือนเป็นจดหมายลงทะเบียนไปยังภูมิลำเนาของพนักงานที่ทำความผิดแล้วเก็บสำเนาการลงทะเบียนไว้กับหนังสือตักเตือนตัวจริงด้วย
ทำเพียงเท่านี้ก็ถือว่าเสร็จสิ้นการตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรและใช้อ้างอิงกับแรงงานเขตพื้นที่หรือในศาลแรงงานได้แล้วล่ะครับ
ถึงแม้ว่าพนักงานที่ทำความผิดจะไม่เซ็นชื่อรับทราบก็ตาม
แต่ที่ดีกว่านี้ก็คือ....ถ้ายังอยู่ในวิสัยจะพูดคุยขอความร่วมมือกันได้แบบพี่แบบน้องแบบเพื่อนร่วมงานกันย่อมดีกว่าการพูดจากันด้วยภาษากฎหมายแต่เพียงอย่างเดียวนะครับ
หนักนิดเบาหน่อยค่อยพูดค่อยจาทำความเข้าใจกันดี
ๆ ก่อน ถือคติว่า “ยิ่งสื่อสารกันมากขึ้น..ยิ่งเข้าใจกันมากขึ้น”
ดีกว่าครับ
…………………………………….
