สมมุติว่าท่านถูกหัวหน้างานตำหนิลงมาว่าสถานที่ทำงานในแผนกของท่านทำไมถึงได้สกปรกรกไม่เป็นระเบียบ
มีเศษวัสดุและกล่องกระดาษวางระเกะระกะเต็มไปหมดปล่อยให้ที่ทำงานรกเป็นรังหนูอยู่ได้ยังไง
ท่านจะแก้ปัญหานี้ยังไงเพื่อไม่ให้หัวหน้าตำหนิอย่างนี้อีก
?
น่าจะทำอย่างนี้ใช่ไหมครับ
1.
เรียกประชุมลูกน้องและแจ้งให้ลูกน้องรู้ว่าตอนนี้แผนกของเราถูกผู้บริหารตำหนิมาเรื่องสถานที่ทำงานสกปรก
2.
สั่งการให้ลูกน้องช่วยกันดูแลรักษาความสะอาด
จัดเก็บวัสดุอุปกรณ์ให้เป็นที่เป็นทางเป็นระเบียบโดยการกำหนดตัวผู้รับผิดชอบในพื้นที่ต่าง
ๆ
3.
จากข้อ 2 อาจจะมีการคาดโทษเอาไว้สำหรับคนที่รับผิดชอบด้วยว่าถ้าทำไม่ดีและถูกตำหนิลงมาอีกจะมีผลต่อผู้รับผิดชอบพื้นที่นั้น
ๆ ที่ปล่อยปละละเลย
ในขณะที่ท่านอาจจะมีรางวัลให้กับคนที่ดูแลความสะอาดเรียบร้อยด้วยเช่นเดียวกัน
4.
ประกาศให้ทุกคนในทีมงานรู้ว่าต่อจากนี้เราจะนำระบบ
5 ส. มาใช้เพื่อจะได้รักษาความสะอาดในแผนกอย่างยั่งยืน
ขั้นตอนการปฏิบัติของหัวหน้างานกับทีมงานที่ผมเล่ามาให้ฟังข้างต้น
คงจะเป็นวิธีที่ปฏิบัติกันอยู่ทั่วไป
ถ้าจะถามว่าผิดอะไรไหมก็คงตอบได้ว่าไม่ผิดหรอกครับ
แต่ประเด็นสำคัญมันอยู่ที่วิธีการปฏิบัติข้างต้นเป็นวิธีที่เรียกกันว่า
“TOP
DOWN” หรือการสั่งการจากบนลงล่าง จากหัวหน้าไปยังลูกน้อง
และแน่นอนว่าลูกน้องย่อมจะต้องปฏิบัติตามคำสั่งของหัวหน้า
เป็นการสั่งงานตามสายการบังคับบัญชาครับ
ลูกน้องก็ต้องปฏิบัติตามคำสั่งของหัวหน้ายิ่งถ้าหัวหน้ามีลักษณะแบบเผด็จการไม่ฟังความคิดเห็นของลูกน้องแล้วลูกน้องก็จะไม่กล้าซักถามหรือออกความคิดเห็นอะไรเริ่มเติมทั้ง
ๆ ที่อาจจะมีความคิดดี ๆ ที่จะเสนอหัวหน้างานก็ได้แต่เก็บไว้ดีกว่าเพราะเดี๋ยวจะโดนด่าเอา
เรียกว่าพี่เขาให้ทำอะไรก็ทำตาม ๆ
ที่พี่เขาสั่งมาดีกว่าปลอดภัยดี !
หลายครั้งที่หัวหน้างานประเภทชอบสั่งงานแบบ
TOP DOWN ทำนองนี้มักจะมาบ่นให้คนรอบข้างฟังอยู่เสมอ ๆ ว่า
“ลูกน้องของผมไม่ค่อยมีหัวคิดที่จะทำอะไรกันเองบ้างเลย..ต้องคอยให้ผมสั่งเพียงอย่างเดียว..ไม่รู้เอาสมองมาทำงานด้วยหรือเปล่า....นี่ถ้าผมไม่อนุญาตให้หายใจก็คงจะไม่ยอมหายใจแหง
ๆฯลฯ”
โดยลืมนึกไปว่าก็พฤติกรรมและวิธีการของหัวหน้างานแบบที่ผมบอกมาข้างต้นน่ะมันเปิดโอกาสให้ลูกน้องได้คิด
ได้ออกความเห็นบ้างหรือไม่ล่ะ ?
แล้วยังไปว่าลูกน้องไม่ออกความคิดเห็นเสียอีก
ลองมาเปิดโอกาสให้ลูกน้องมีส่วนร่วมแบบนี้ดีไหมครับ
เช่นเหตุการณ์ที่ผมยกตัวอย่างมาข้างต้นเรื่องที่ถูกผู้บริหารตำหนิลงมาว่าสถานที่ทำงานสกปรกน่ะ
ให้หัวหน้างานเรียกประชุมลูกน้องเหมือนเดิม แต่เปลี่ยนวิธีการใหม่ดังนี้
1.
เรียกประชุมลูกน้องและแจ้งให้ลูกน้องรู้ว่าตอนนี้แผนกของเราถูกผู้บริหารตำหนิมาเรื่องสถานที่ทำงานสกปรก
2.
ถามความคิดเห็นจากลูกน้องทุกคนว่าใครจะเสนอวิธีการแก้ปัญหาตามข้อ
1 แบบยั่งยืนไม่ให้ถูกผู้บริหารตำหนิมาอีกได้บ้าง
เช่น กำหนดให้ลองออกความคิดเห็นโดยเขียนใส่กระดาษ
(ถ้าลูกน้องกลัวหัวหน้าไม่กล้าพูดออกมา)
หรือให้แบ่งกลุ่มแล้วคุยกันสรุปความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีการแก้ปัญหาเหล่านี้ร่วมกัน
3.
เมื่อได้ข้อคิดเห็นและวิธีการจากลูกน้องในทีมงานแล้ว
ก็ถามต่อว่าควรจะกำหนดความรับผิดชอบของตัวบุคคลว่าใครจะรับผิดชอบตามกิจกรรมที่เสนอมาแค่ไหนยังไง
4.
ขอความเห็นจากทีมงานว่าแล้วเราจะมีแผนการติดตามตรวจสอบกันสักเมื่อไหร่
เข่นอีกกี่สัปดาห์
หรือกี่เดือนเราถึงจะมีการตรวจสอบกันเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ถูกตำหนิในเรื่องนี้อีก
จากวิธีข้างต้นเป็นวิธีกลับทางกับวิธีการแรก
ซึ่งมักจะเรียกวิธีการอย่างที่สองนี้ว่า “BOTTOM UP” ครับ
เพราะนี่คือการเปิดโอกาสให้ลูกน้องหรือสมาชิกในทีมงานได้มีส่วนร่วมออกความคิดเห็นในงาน
ตลอดจนการแก้ปัญหาต่าง ๆ ของทีมงาน
โดยไม่ได้เน้นบทบาทไปที่เฉพาะหัวหน้างานเพียงผู้เดียวเหมือนแต่ก่อน ซึ่งจะทำให้สมาชิกในทีมงานเกิดแรงจูงใจในการทำงานเพราะรู้สึกว่าหัวหน้างานให้ความสำคัญและเปิดโอกาสให้เขามีส่วนร่วมในการทำงาน
ยอมรับฟังความคิดเห็นของเขา
ไม่เห็นว่าเขาเป็นเพียงหุ่นยนต์ที่ทำงานตามคำสั่งที่หัวหน้าสั่งเพียงอย่างเดียว
จะทำให้เขาเกิดความผูกพันและรับผิดชอบในงานที่เขาได้มีส่วนร่วมในการกำหนดวิธีการทำงานได้มากขึ้นอีกไม่น้อยเลยนะครับ
หลายครั้งที่ผมได้ไอเดียดี ๆ จากลูกน้องที่เสนอความคิดที่น่าสนใจมาปรับปรุงงานในหน่วยงานให้ดีขึ้น
ลองกลับมาถามตัวเองดูสิว่า วันนี้ท่านได้ใช้วิธีการบริหารงานแบบเปิดโอกาสให้ลูกน้องได้มีส่วนร่วมและเคยเปิดโอกาสให้เขาได้แสดงความคิดเห็นตลอดจนทำตามข้อเสนอแนะที่ดี
ๆ ของลูกน้องบ้างหรือยังล่ะครับ ?
……………………………….
