วันนี้ผมมีคำถามที่น่าสนใจจากคนที่เข้าไปเป็น HR Manager คนใหม่แทนคนเดิมที่ลาออกไปซึ่งผมคิดว่าเป็นเรื่องที่หลายคนก็อาจจะเคยเจอประสบการณ์แบบนี้แล้วคิดไม่ออกว่าจะแก้ปัญหายังไงดี หรือยิ่งแก้ปัญหายิ่งเพิ่มปัญหามากขึ้นไปอีก
ตามมาอ่านกันได้เลยครับ
เรื่องของเรื่องก็คือเจ้าของคำถามเพิ่งเข้าไปรับตำแหน่งเป็น
HR
Manager ในบริษัทแห่งหนึ่งแทนคนเก่าที่เขาลาออกไป
พอเข้าไปได้สักสองเดือนก็มี Line Manager จากแต่ละฝ่ายมาเสนอว่าอยากจะให้
HR ช่วยเสนอ MD (Managing
Director - กรรมการผู้จัดการ) ว่าขอให้บริษัทนำค่าน้ำมัน,
ค่าที่พัก, ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง, ค่าอาหาร, ค่ารถ (Car Allowance), ค่าโทรศัพท์มือถือ, ค่ารับรอง เข้า Payroll ของพนักงานแต่ละคนแทนการจ่ายเป็นครั้ง
ๆ อย่างที่เคยปฏิบัติกันมาในอดีต
ก็เลยถามผมว่า
HR ควรจะนำเรื่องนี้เสนอ MD ตามที่ Line Manager
ขอมาดีหรือไม่
และมีข้อดี-ข้อเสียอะไรบ้างหากจะนำเงินสารพัดค่าทั้งหลายเข้าไปอยู่ใน Payroll
ทุกเดือน
ผมก็เลยย้อนถามกลับไปที่ HR Manager คนนี้ว่า “แล้วระเบียบหลักเกณฑ์ของสารพัดค่าเหล่านี้บอกไว้ว่ายังไงบ้างล่ะ?”
คำตอบที่กลับมาคือ
“ยังไม่ได้อ่านระเบียบครบทุกเรื่อง”
อันนี้แหละครับคือประเด็นสำคัญที่เราจะแลกเปลี่ยนประสบการณ์กันในวันนี้
ผมคงไม่ตอบคำถามข้างต้นหรอกนะครับว่าควรทำหรือไม่ควรทำ
ทำได้หรือไม่ได้จนกว่าจะรู้ว่าระเบียบหลักเกณฑ์ของแต่ละเรื่องนั้นมีอะไรบ้าง
มีรายละเอียดยังไง และที่ผ่านมามีการปฏิบัติกันเป็นยังไง
ใครที่ติดตามข้อเขียนของผมเป็นประจำคงจะทราบดีว่าผมจะเน้นมากในเรื่องของ
“ข้อมูล”
การแก้ปัญหาและตัดสินใจใด ๆ
สิ่งสำคัญคือข้อมูลครับ ยิ่งมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ ยิ่งมากยิ่งดี
ยิ่งข้อมูลถูกต้อง Update
ยิ่งดี เราไม่ควรแก้ปัญหาและตัดสินใจด้วยการใช้อารมณ์ความรู้สึก
คิดไปเอง หรือมโนไปเอง
อย่างคำถามข้างต้นนี้ก็เช่นเดียวกัน
ถามว่าเรามีข้อมูลและเข้าใจเกี่ยวกับระเบียบหลักเกณฑ์ของการจ่ายเงินแต่ละตัวแล้วหรือยัง
หลักเกณฑ์เหล่านั้นมีการจ่ายยังไงบ้าง
เพราะถ้าเรายังไม่รู้ว่าระเบียบเกี่ยวกับการจ่ายเงินเหล่านี้มีรายละเอียดว่าไว้ยังไง
หลักเกณฑ์ในการจ่ายแต่ละประเภทเป็นยังไง แล้วที่ผ่านมามีลักษณะการเบิกจ่ายจริงยังไง
เป็นจ่ายนอก Payroll
หรือจ่ายใน Payroll ใครเป็นผู้ตรวจสอบ
ใครเป็นคนอนุมัติ ฯลฯ
เราก็จะไม่มีข้อมูลอะไรไปคุยกับ
Line
Manager เลย
ยิ่งจะทำให้เรามีโอกาสตัดสินใจผิดพลาดได้ง่ายมากยิ่งขึ้นจริงไหมครับ?
ดังนั้นข้อคิดในเรื่องนี้สำหรับทุกท่านที่ไปเริ่มงานในที่ใหม่ควรจะต้องทำก็คือ
ท่านจำเป็นจะต้อง “ทำการบ้าน”
คือการศึกษาหาข้อมูลในแต่ละเรื่องให้มากที่สุดและเร็วที่สุด
เพื่อที่หากมีการประชุมหรือการเสนอเรื่องต่าง ๆ เข้ามาที่ท่าน
ท่านจะได้แยกแยะได้ว่าสิ่งที่แต่ละฝ่ายเสนอมาที่ท่านนั้นเป็น
“หลักเกณฑ์” ของบริษัท หรือเป็น “หลักกู” และรู้ว่าข้อเสนอต่าง ๆ
ที่เข้ามานั้นเป็นไปตามหลักเกณฑ์
หรือเป็นหลักกูที่เสนอมาลอย
ๆ แบบเผื่อฟลุ๊ค
เพราะฝ่ายที่เสนอคิดว่าเป็นคนใหม่คงไม่ค่อยรู้เรื่องอะไรเท่าไหร่ก็เสนอมาตอนที่คนใหม่กำลัง
งง ๆ อยู่ในระหว่างปรับตัวนี่แหละ
เพราะถ้าเราเข้ามาแล้วทำการบ้านมาดี
ศึกษาหาข้อมูลระเบียบหลักเกณฑ์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องจนเข้าใจ และ “แม่น”
ในหลักเกณฑ์ต่าง ๆ แล้ว เราก็จะไม่เป๋ง่าย ๆ จริงไหมครับ
ถือหลักง่าย ๆ
ว่าถ้าเราหลักดีเราก็จะมั่นคง ใครจะมาผลักให้ล้มก็ไม่ง่ายนักหรอก
แต่ถ้าหลักเรายังไม่ดี
โดนผลักเบา ๆ ก็เซตามแรงผลักแล้วล่ะ
หวังว่าข้อคิดนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับทุกท่านที่เข้าไปเริ่มงานที่ใหม่และนำไปใช้ได้จริงนะครับ
............................
