เรื่องที่เราจะแลกเปลี่ยนกันในวันนี้ผมเชื่อว่าเป็นสิ่งที่คุ้นตาของทุกท่านที่เคยเข้ารับการฝึกอบรม
ก็เอกสารคู่มือประกอบการอบรม
หรือหลายคนจะเรียกเป็นภาษาฝรั่งว่า “Handout”
ไงล่ะครับ
เป็นธรรมเนียมปฏิบัติในการฝึกอบรมว่าจะต้องมีการแจกเอกสารประกอบการอบรมเพื่อให้ผู้เข้าอบรมมีคู่มืออ่านประกอบไปด้วยในขณะที่วิทยากรบรรยายในเรื่องนั้น
ๆ
แต่เอกสารเหล่านี้มีต้นทุนนะครับ
!!
ท่านลองกลับไปคิดคำนวณดูว่าในปีหนึ่ง
ๆ บริษัทจัดการฝึกอบรมภายใน (In-house Training) กี่หลักสูตร
กี่รุ่น มีพนักงานเข้ารับการอบรมรุ่นละกี่คน
แล้วฝ่ายฝึกอบรมหรือฝ่ายบุคคลจะต้องทำเอกสารสำหรับผู้เข้าอบรมทุกคนทุกรุ่นทุกหลักสูตรปีหนึ่ง
ๆ กี่ชุด คิดเป็นค่าใช้จ่ายรวมทั้งปีกี่บาท ไม่ว่าจะเป็นค่าต้นฉบับ, ค่าพิมพ์,
ค่าถ่ายเอกสาร, ค่าตัวคนพิมพ์เอกสาร, ค่ากระดาษ, ค่าปก ฯลฯ
ที่สำคัญกว่านั้นคือ....
หลังจากจบการฝึกอบรมแล้วเอกสารประกอบการฝึกอบรมนั้นไปอยู่ที่ไหนครับ
?
ผมเชื่อว่าส่วนใหญ่ “ทิ้ง”
!!
น่าเสียดายไหมครับกับธรรมเนียมปฏิบัติที่ทำต่อ
ๆ กันมาแบบสูญเปล่า
เงินที่ถูกทิ้งไปแบบนี้ในแต่ละปีที่บริษัทจะนำมาใช้ประโยชน์อย่างอื่นให้กับพนักงานได้ดีกว่าการพิมพ์เอกสารมาเพื่อทิ้งเมื่อจบการฝึกอบรมแต่ละรุ่น
แล้วจะทำยังไงถ้าไม่ต้องแจกเอกสารประกอบการอบรม
?
ผมเสนอให้ส่งไฟล์ให้กับผู้เข้าอบรมดีไหมครับ
ในหลายบริษัทที่ผมไปทำ
In-house Training มานั้นแทนที่เขาจะพิมพ์เอกสารประกอบการอบรมมาแจกผู้เข้าอบรม
เขาก็ขอไฟล์จากวิทยากรไม่ว่าจะเป็นสไลด์ที่ใช้บรรยาย,
ไฟล์แบบฟอร์มหรือตัวอย่างต่าง ๆ ที่จะใช้ในการฝึกอบรมซึ่งวิทยากรก็จะส่งมาให้เป็น pdf
แล้วก็จะ email ไฟล์เหล่านี้ให้กับผู้เข้าอบรมเพื่อให้เป็นข้อมูลประกอบการอบรม
เพราะเดี๋ยวนี้ทุกคนก็จะมี Smart Phone, Tablet หรือ Notebook
กันอยู่แล้ว
อาจจะมีคำถามว่า
“แล้วโทรศัพท์มือถือจอเล็กนิดเดียว ขืนอ่านไฟล์ประกอบการอบรมก็เสียสายตาน่ะสิ”
คืออยากจะบอกว่าในระหว่างการอบรมนั้นวิทยากรแต่ละคนเขาก็จะต้องสอนโดยใช้
PowerPoint ผ่าน Projector
ซึ่งผู้เข้าอบรมก็ต้องดูจอที่หน้าห้องอบรมกันอยู่แล้ว
คงไม่มีใครไปเพ่งดูที่จอโทรศัพท์มือถือตลอดเวลาการอบรมหรอกจริงไหมครับ
ที่ให้เป็นไฟล์กับผู้เข้าอบรมก็ให้ไว้เป็น
Backup สำหรับจบการอบรมแล้วหากต้องการจะไปพิมพ์ออกมาหรือจะดูรายละเอียดอะไรแต่ละคนก็ไปจัดการกันได้เอง
อีกประการหนึ่งก็คือ
การฝึกอบรมของบริษัทในวันนี้ไม่ใช่การบรรยายทางเดียวทั้งวันเหมือนกับการเรียนหนังสือสมัยเด็ก
ๆ ที่ต้องฟังครู Lecture พูดอย่างเดียวโดยนักเรียนมีหน้าที่นั่งฟังไปหลับไป
แต่การฝึกอบรมคนทำงานนั้นวิทยากรเขาจะมี
Workshop
มีกิจกรรมกลุ่ม มีกรณีศึกษา มีการถาม-ตอบแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ฯลฯ
เรียกว่าผู้เข้าอบรมไม่ได้นั่งฟังไปหลับไปเหมือนสมัยเป็นนักเรียนนักศึกษาซึ่งการทำกิจกรรมต่าง
ๆ ระหว่างการอบรมก็ไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารคู่มือมากนัก
แถมเมื่อจบการฝึกอบรมแต่ละหลักสูตรพนักงานก็สามารถนำไฟล์ที่ได้รับไปจัดเก็บเอาไว้ในคอมพิวเตอร์หรือในโทรศัพท์มือถือของตัวเองเพื่อนำมาอ่านในภายหลังก็สะดวก
(ยกเว้นแต่ใครจะ Delete ไฟล์ทิ้งไปก็ช่วยไม่ได้)
เพียงเท่านี้บริษัทก็จะสามารถลดต้นทุนสูญเปล่าในการพิมพ์เอกสารประกอบการอบรมในแต่ละปีได้ไม่น้อยเลยนะครับ
(ควรเก็บตัวเลขค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสารเหล่านี้ทั้งหมดแบบ Before และ After เอาไว้เป็นผลงานด้วย)
เรียกให้หรู ๆ
ว่าบริษัทของท่านก็จะก้าวเข้าสู่การจัดการฝึกอบรมแบบ Digital Training หรือ Paperless Training ในเบื้องต้นได้แล้ว
ถึงตรงนี้คงจะต้องทิ้งคำถามไว้ท้ายเรื่องนี้ว่า....
บริษัทของท่านพร้อมที่จะเริ่มทำตามที่ผมเสนอมานี่แล้วหรือยังล่ะครับ
?
………………………………….
