วันนี้ผมมีปัญหาเกี่ยวกับ Social Network ในที่ทำงานมาเล่าสู่กันฟังอีกแล้ว และเชื่อว่าจะต้องเป็นปัญหายอดนิยมในหน่วยงานต่าง
ๆ อยู่ในขณะนี้
ปัญหาการใช้
Line
ในหน่วยงานยังไงล่ะครับ
ต้องยอมรับแล้วนะครับว่าในวันนี้เป็นโลกของการสื่อสารที่
Social
Network เข้ามามีอิทธิพลกับแทบทุกคน
จนหลายคนกินไม่ได้นอนไม่หลับถ้าเฟซบุ๊คหรืออินสตาแกรมต้องเดี้ยงไป
ในบรรดาแอพ
(Application)
ยอดนิยมของ Social Network ตัวหนึ่งก็คือ Line
ที่สามารถ Chat กันเป็นส่วนตัวหรือเป็นกลุ่มก็ได้
ใช้ส่งรูปภาพ, สติ๊กเกอร์, เสียง, พิกัดที่อยู่ ฯลฯ ได้ แถมในหลายองค์กรก็ยังนำ Line
มาใช้ในการทำงานสื่อสารสั่งงานกันอีกด้วย
จากความที่เป็น
Social
Network ยอดนิยมนี่แหละครับ เลยเกิดปัญหาขึ้นมาในหลายองค์กรที่พนักงานมัวแต่นั่งกด
Line ในระหว่างเวลางานจนไม่เป็นอันทำงาน แถมเสียงเรียกเข้าติ๊งต่องของ
Line ยังรบกวนการทำงานเพื่อนข้าง ๆ จุงเบย
ถ้าลูกน้องมัวแต่
Line
ก็ไม่เป็นอันทำงานเพราะหมกมุ่นส่งข้อความหรือสติ๊กเกอร์กันอย่างนี้
เลยมีคำถามและข้อเสนอจากหัวหน้างานว่างั้นเราควรจะมีการจัดระเบียบในเรื่องนี้กันบ้างไหม
เช่น
1. ควรจะเก็บโทรศัพท์มือถือทุกคนก่อนเริ่มงานดีหรือไม่
และให้ใช้ได้ตอนพักเที่ยงเท่านั้น (อันนี้ก็ดูเป็นเผด็จการ
โหดและริดรอนสิทธิส่วนบุคคลเลยนะครับ)
2. ห้ามพนักงานเล่น Line ในขณะปฏิบัติงานโดยออกประกาศแจ้งให้พนักงานทราบ (นี่ก็ออกแนวเหมือนพนักงานเป็นเด็กนักเรียน)
ถ้าใครฝ่าฝืนจะมีการลงโทษทางวินัย เช่น เริ่มจากการตักเตือนด้วยวาจา,
ตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร (ไม่ทราบว่าแล้วถ้ายังฝ่าฝืนอีกต่อไปจะถึงขั้นเลิกจ้างเพราะสาเหตุเล่น
Line ในระหว่างปฏิบัติงานด้วยหรือเปล่า)
ตอนนี้ในหน่วยงานของท่านเคยเจอปัญหาพนักงานเล่น
Line
ในเวลางานบ้างไหม และท่านจะแก้ปัญหานี้อย่างที่มีหัวหน้างานบางคนบอกมาข้างต้นหรือไม่ครับ
?
หรือจะแก้ปัญหาด้วยวิธีนี้....
1. หัวหน้างานต้องคิดและหาคำตอบกับตัวเองให้ได้เสียก่อนว่าจะให้ลูกน้องใช้
Line ในระหว่างการทำงานหรือไม่ แค่ไหนอย่างไร เช่น
บางองค์กรก็ใช้ Line ในการติดต่อสื่อสารกันในเรื่องงานทั้งสื่อสารเป็นกลุ่ม
หรือสื่อสารเฉพาะตัวบุคคล แต่บางองค์กรไม่ได้ใช้ Line ในการทำงาน
ฯลฯ ดังนั้นหัวหน้างาน (หรือผู้บริหาร) จะต้องมีคำตอบ (หรือนโยบาย) ให้กับตัวเองในเรื่องนี้ให้ชัดเจนเสียก่อนว่าจะตัดสินใจอย่างไร
พูดภาษาเทคนิคคือต้องมี “solution” ให้ชัดเสียก่อน
2. ประชุมทีมงานสื่อสารทำความเข้าใจให้ตรงกันในเรื่องการใช้
Line ในระหว่างการทำงาน ซึ่งถ้าเป็นกรณีที่องค์กรใช้ Line
เพื่อการติดต่อประสานงานกันอยู่แล้วไม่ค่อยมีปัญหาในเรื่องนี้มากนัก
3. ปัญหาคือในกรณีที่องค์กรที่ไม่ได้ใช้
Line ในการทำงานน่ะสิครับ แต่การสั่งห้ามใช้ Line ในระหว่างการทำงานแต่พนักงานก็อาจเลี่ยงไปแอบใช้ในเวลาที่หัวหน้าเผลอเช่น
ไปประชุม, ไปติดต่องานนอกแผนก ฯลฯ
ซึ่งพนักงานบางคนอาจจะชอบความรู้สึกแบบนี้เพราะจะทำให้เหมือนกลับมาเป็นเด็กอีกครั้งที่พอคุณครูสั่งห้ามกินขนมในห้องเรียนก็มักจะชอบแอบกินเพราะตื่นเต้นดี
ในกรณีนี้แทนที่จะสั่งห้ามผมว่าลองมาใช้วิธีนี้จะดีกว่าไหมครับ....
3.1ประชุมทีมงานและบอกให้ลูกน้องทราบว่าตอนนี้มีปัญหาในเรื่องพนักงานใช้ Line
จนทำให้มีผลกระทบต่องานอย่างไรบ้าง และเสียง Line เรียกเข้าไปรบกวนการทำงานคนอื่นยังไง
3.2 ขอความร่วมมือจากคนที่ใช้ Line
ให้ปิดเสียงเรียกเข้าเพื่อไม่ให้ไปรบกวนการทำงานคนอื่น
3.3 การใช้ Line ในระหว่างการทำงานจะต้องไม่ทำให้มีปัญหากับงานที่รับผิดชอบ (พูดง่าย ๆ
ว่าต้องไม่เล่น Line ซะจนเสียงานเสียการแหละครับ)
3.4 มองตัวผลงาน (Output) เป็นหลักว่าลูกน้องยังทำได้ตามที่ได้รับมอบหมาย หรือตามเป้าหมาย
(บางแห่งมีการวัดผลด้วยตัวชี้วัดหรือ KPIs) หรือไม่
ถ้าลูกน้องยังมีผลงานเป็นไปตามเป้าหมายก็ไม่ต้องไปยุ่งกับเรื่องการใช้ Line
ของเขาหรอกครับ คือคุมกันที่ผลงานจะดีกว่าไหมครับ
ถ้าผลงานของใครมีปัญหาไม่ได้ตามเกณฑ์ที่ตกลงกัน
หรืองานเกิดความเสียหายก็จะมีการพิจารณาผลการปฏิบัติงานกันตอนสิ้นงวดเพื่อนำผลการปฏิบัติงานไปขึ้นเงินเดือนประจำปี
หรือจ่ายโบนัสกันตามผลงานอยู่แล้วจริงไหมครับ
3.5 หัวหน้างานจะต้องทำตัวเป็นตัวอย่างที่ดีให้ลูกน้องเห็น เช่น
ไม่นั่งเล่น Line
ในระหว่างการทำงานหรือเข้าประชุมไปก็จิ้มโทรศัพท์ไป
แถมยังมีอมยิ้มเวลาส่ง Line อีกต่างหาก นี่เป็นเรื่องสำคัญมากเรื่องหนึ่งเลยนะครับ
นั่นคือการทำตัวเป็นแบบอย่างที่ดีให้ลูกน้องเห็นซึ่งหัวหน้าหลายคนสั่งห้ามลูกน้องทำโน่นทำนี่
แต่ตัวเองทำเสียเอง แถมบางทียังอ้างเหตุผลเข้าข้างตัวเองแบบข้าง ๆ คู ๆ
อย่างนี้จะทำให้ลูกน้องเชื่อถือได้ยังไงล่ะครับ
หลังจากนี้หัวหน้างานก็คงจะต้องติดตามผลว่าจะดีขึ้นหรือไม่ยังไงต่อไป
เพราะทั้งหมดนี้เป็นเพียงไอเดียที่ผมเสนอให้ท่านลองนำไปกลับคิดดูเท่านั้น
แล้วท่านล่ะครับ
มีไอเดียจะจัดการในเรื่องนี้อย่างไร ?
…………………………………….
