ถึงเวลาที่ HR จะใช้ซอฟแวร์แทนระบบกระดาษแล้วหรือยัง

            ย้อนหลังกลับไป 30 กว่าปีที่แล้วสมัยที่ผมยังทำงานอยู่ธนาคารไทยพาณิชย์ คนที่ทำงาน HR ของแบงค์ในยุคนั้นจะรู้จักงานของผมที่ถือว่าเป็นผลงานชิ้นโบว์แดงชิ้นหนึ่งที่ภูมิใจมากในการทำงาน คือผมจะเป็นคนที่เขียนโปรแกรมสร้างระบบงานด้านทรัพยากรบุคคล หรือยุคนี้อาจจะเรียกว่า HRIS (Human Resource Information System) ด้วยซอฟแวร์ตัวหนึ่งที่เรียกว่า “dBASE II” (ซึ่งในเวลาต่อมาก็พัฒนามาเป็น dBASEIII และ Foxpro) และนำข้อมูลของพนักงานทั้งธนาคารประมาณหนึ่งหมื่นคนเข้าไปไว้ในเครื่อง PC (Personal Computer) ของฝ่ายการพนักงาน

            ระบบงาน HR แบบเดิมจะเก็บไว้เป็นแฟ้มรายบุคคลที่เก็บอยู่ในตู้เหล็กสี่ลิ้นชัก เวลาจะมีการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง, โยกย้าย, หาคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสม, ประวัติการฝึกอบรม ฯลฯ จะต้องใช้แรงงานไปค้นหาข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งใช้เวลาเยอะมากกว่าจะได้ข้อมูลที่ฝ่ายบริหารต้องการ นี่ยังไม่รวมการ Update ข้อมูลที่จะต้องมีคนพิมพ์หรือเขียนเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแฟ้มกระดาษเหล่านั้นซึ่งต้องใช้เวลานาน เสียเวลา และที่สำคัญคือมีต้นทุนในการดำเนินการเหล่านี้สูงมาก

            แต่พอผมสร้างระบบงาน HR (บนเครื่อง IBM PC รุ่น XT ที่มี Harddisk บนระบบปฏิบัติการ DOS (Disk Operating System) และใช้ซอฟแวร์ dBASEII) โดยนำข้อมูลของพนักงานทั้งหมดเข้าไปในเครื่อง PC ทำให้เกิดความเปลี่ยนแปลงในการทำงานของฝ่ายการพนักงานอย่างมากจากเดิมที่ต้องยุ่งวุ่นวายกับงานกระดาษ เอกสารที่มีต้นทุนสูงมากในแทบทุกด้าน ทำให้การทำงานรวดเร็วขึ้นอย่างมากในการค้นหาข้อมูล, การออกรายงานแบบ On demand ของฝ่ายบริหารหรือหน่วยงานที่ขอข้อมูลมา และลดต้นทุนในเรื่องกระดาษลงได้มาก นี่ยังไม่รวมการใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูลพนักงานในการทำระบบงบประมาณที่เกี่ยวข้องกับ Staff cost ได้อย่างรวดเร็วซึ่งเดิมจะต้องมานั่งเคาะเครื่องคิดเลขซึ่งทำให้เสียเวลาอย่างมาก

            จากที่เล่ามานี้ผมจึงมีความเห็นส่วนตัวว่า HR ควรจะต้องปรับเปลี่ยนการทำงานจากเดิมที่ยุ่งวุ่นวายกับระบบแฟ้ม, ระบบกระดาษ, เปลืองกำลังคน และเสียเวลา+ต้นทุนในการทำงานแบบซ้ำ ๆ มาเป็นระบบงาน HR ยุค 4.0 คือยุคใหม่ได้แล้วนะครับ หรือพูดให้เข้าใจง่ายคือ HR ควรนำระบบ IT เข้ามาช่วยลดงาน Paper work ลง (ซึ่งจะทำให้ต้นทุนลดลงไปด้วย) แล้วเอาเวลาไปทำงานที่สำคัญกว่าเช่นงานวางแผนพัฒนาบุคลากร, บริหารค่าตอบแทน, สรรหาคัดเลือกคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้ามาทำงาน ฯลฯ จะดีกว่ามาเสียเวลาไปกับการทำงานแบบเดิม ๆ

            บังเอิญผมมีโอกาสได้คุยกับผู้ผลิตและพัฒนาซอฟแวร์ด้าน HR รายหนึ่งคือบริษัท Upper Knowledge ซึ่งนำระบบงาน HR มาแสดงให้ผมดูเพื่อขอความเห็นว่าเป็นยังไงบ้างซึ่งซอฟแวร์ตัวนี้ชื่อ “UpperResource”

            เมื่อดูความสามารถของ UpperResource ตัวนี้แล้วก็ต้องบอกว่าเหมาะกับงานด้าน HR โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรที่กำลังหาระบบงานด้าน HRD เช่น

-            ต้องการเก็บข้อมูล/เรียกใช้/บริหารจัดการข้อมูลบนระบบ Competency

-            การประเมินขีดความสามารถเพื่อหา Competency Gap และแสดงผลแบบ Online สามารถเรียกดูข้อมูลและประเมินผลได้ทุกที่ทุกเวลาบนทุกอุปกรณ์ เช่น บน Smart Phone, iPad, Tablet, Notebook มีกราฟแสดงผลการประเมินที่ชัดเจน

-            ระบบข้อมูล Training & Development Roadmap และระบบข้อมูล IDP (Individual Development Plan) พร้อมทั้งการติดตามผลการพัฒนาแบบ Online ที่จะทำให้การประเมินและติดตามผลการพัฒนาสะดวก ง่าย และรวดเร็ว

-            การประเมินผลการปฏิบัติงานไม่ว่าจะเป็นแบบเดิม (Rating Scale) หรือประเมินผลด้วย KPIs

-            ฯลฯ

ซอฟแวร์ตัวนี้ยังมีความสามารถอีกหลายด้านนะครับ ถ้าองค์กรไหนสนใจซอฟแวร์ตัวนี้ก็สามารถติดต่อได้ที่....

http://upperknowledge.com/platform.aspx

เมื่อเข้าไปเว็บไซด์นี้แล้วให้ใส่ข้อมูลผ่านหน้าเว็บแล้วทางบริษัทเขาจะติดต่อกลับไปครับ

ตัวอย่างรูปเมื่อเข้าไปในเว็บไซด์ของบริษัท

อาจจะมีคนสงสัยว่าช่อง “Promotion Code” จะให้กรอกข้อมูลอะไร?

ก็ตอบได้ว่าให้กรอกรหัส “DM9” ลงไปในช่องนี้ เพราะรหัสนี้จะเป็นส่วนลดและสิทธิประโยชน์เป็นพิเศษในฐานะที่เป็นแฟนคลับใน Blog นี้ ซึ่งทางบริษัทเขาจะมีส่วนลดเป็นพิเศษให้ถ้าท่านบอกว่าได้ข้อมูลมาจาก Blog นี้ ส่วนถ้าจะถามว่าจะได้ส่วนลดมากน้อยแค่ไหนยังไงก็คงต้องสอบถามกันเอาเองนะครับ

..................................................