ถ้าพนักงานเงินเดือนต่ำกว่าหรือสูงกว่าโครงสร้างเงินเดือนควรจะทำยังไงดี

           ผมได้อธิบายเรื่องความสำคัญของโครงสร้างเงินเดือนตลอดจนที่มาของการทำโครงสร้างเงินเดือนว่ามายังไงแล้ว และบอกว่าในองค์กรของท่านควรจะต้องมีโครงสร้างเงินเดือนหรือกรอบการจ่ายค่าตอบแทนสำหรับพนักงานทุกระดับชั้นตำแหน่งให้ชัดเจนว่าจะมีอัตราเริ่มต้นและอัตราสูงสุดเท่าไหร่

การทำโครงสร้างเงินเดือนอย่างถูกต้องจึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารงานบุคคลขององค์กรเปรียบเสมือนเป็น “เสาเข็ม” ขององค์กรเลยทีเดียว

เพราะโครงสร้างเงินเดือนไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือ แต่มันคือ “กติกา” สำหรับการบริหารค่าตอบแทนที่สำคัญขององค์กรเลยนะครับ

          ในตอนนี้เราก็เลยมาพูดกันต่อว่าหลังจากที่เราทำโครงสร้างเงินเดือนเสร็จสิ้นแล้วพบว่าอาจจะมีพนักงานบางคนที่เงินเดือนต่ำกว่าโครงสร้างเงินเดือนใหม่ที่เราทำ หรือเงินเดือนปัจจุบันตันหรือสูงเกินโครงสร้างเงินเดือนใหม่เราจะทำอย่างไร

ผมมีคำแนะนำดังนี้ครับ

1.      กรณีพนักงานเงินเดือนต่ำกว่าโครงสร้างเงินเดือน

          เมื่อทำโครงสร้างเงินเดือนเสร็จ เราก็จะมีการจัดแบ่งระดับชั้น-ตำแหน่งที่ชัดเจนตามค่างานที่ประเมินได้

เช่น สมมุติว่ามีบริษัทแห่งหนึ่งกำหนดให้มีการจัดระดับชั้นทั้งหมด 5 ระดับ คือ ระดับ 1 ตำแหน่งพนักงานธุรการ, พนักงานขาย, พนักงานบัญชี, วิศวกร ฯลฯ ระดับ 2 ตำแหน่ง Supervisor ในฝ่ายต่าง ๆ ระดับ 3 ตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการแผนกในฝ่ายต่าง ๆ ระดับ 4 ตำแหน่งผู้จัดการแผนกต่าง ๆ และระดับ 5 คือตำแหน่งผู้จัดการฝ่าย เป็นต้น

         ผมสมมุติว่าในระดับชั้นที่ 1 นี้เราทำโครงสร้างเงินเดือนไว้ที่ต่ำสุดคือ 10,000 บาท และสูงสุดคือ 30,000 บาท หมายความว่าพนักงานที่ทำงานอยู่ในระดับชั้นนี้ไม่ว่าจะตำแหน่งใด บริษัทจะจ่ายเริ่มต้นให้ที่ 10,000 บาท และสูงสุดไม่เกิน 30,000 บาท

          หากมีพนักงานใหม่เข้ามาทำงานในระดับชั้นนี้เขาขอเงินเดือน 9,500 บาท ท่านก็จะต้องให้เขา 10,000 บาทครับ !

          อ่านมาถึงตรงนี้บางท่านอาจจะถามว่า “อ้าว !  แล้วทำไมจะต้องไปจ่ายให้มากกว่าที่พนักงานขอล่ะ ?”

ก็ตอบได้ว่าโครงสร้างเงินเดือนที่ท่านทำมาแล้วนั้น ย่อมจะต้องมีการสำรวจและเปรียบเทียบกับตลาดแรงงานแล้วว่าเขาจ่ายกันอยู่ในประมาณกรอบนี้ (คือ 10,000 ถึง 30,000 บาท)

ดังนั้นหากเราให้เงินเดือนพนักงาน 9,500 บาทตามที่เขาขอ อาจจะดูเหมือนกับว่าเราได้เปรียบไม่ต้องจ่ายแพงก็จริง แต่ในอีกสักพักหนึ่งพนักงานคนนี้จะมาขอลาออก เพราะเพื่อนบอกว่าไปทำงานกับบริษัทที่เพื่อนทำงานดีกว่าเพราะเขาจ่ายให้มากกว่า 9,500 บาท ก็ทำให้เราต้องมาเสียเงินเสียเวลาในการรับสมัครสรรหาคัดเลือก ตลอดจนต้องฝึกสอนงานคนใหม่กันอีก เพราะเหตุว่าเราจ่ายต่ำกว่าตลาด (ศัพท์เทคนิคเขาเรียกว่า Under Paid) ยังไงล่ะครับ

ในขณะเดียวกันเมื่อองค์กรทำโครงสร้างเงินเดือนเสร็จแล้วก็จำเป็นจะต้องพิจารณาถึงพนักงานในระดับชั้นต่าง ๆ ที่ยังมีเงินเดือนปัจจุบันต่ำกว่า Minimum ของโครงสร้างเงินเดือนด้วยเหมือนกัน

วิธีการก็คือท่านก็จะต้องเรียงลำดับตำแหน่งงานต่าง ๆ ที่อยู่ในแต่ละ Job Grade จากตำแหน่งที่เงินเดือนมากที่สุดไปยังตำแหน่งที่เงินเดือนน้อยที่สุด

แล้วมาดูว่าตำแหน่งงานที่มีเงินเดือนน้อยถึงน้อยที่สุดนั้นมีตำแหน่งใดบ้างที่ยังได้รับเงินเดือนต่ำกว่า Minimum ของโครงสร้างเงินเดือน

จากนั้นท่านก็ควรจะต้องมากำหนดหลักเกณฑ์ในการปรับเงินเดือนสำหรับคนที่ยังได้เงินเดือนต่ำกว่า Minimum เช่น

-          ผลการปฏิบัติงาน 2 ปีย้อนหลังที่ผ่านมาต้องเฉลี่ยไม่ต่ำกว่าเกรด B

-          ต้องสำเร็จการศึกษาในคุณวุฒิขั้นต่ำคือ.....

-          อายุงานในตำแหน่งไม่น้อยกว่า......ปี

-          ไม่เคยถูกออกหนังสือตักเตือนในปีที่ผ่านมา

-          มีการป่วย สาย ลา ขาดงาน ไม่เกินที่กำหนด

-          ฯลฯ

หากพนักงานคนใดที่ยังมีอัตราเงินเดือนปัจจุบันต่ำกว่า Minimum ตามโครงสร้างเงินเดือนและมีคุณสมบัติเข้าตามหลักเกณฑ์ตามตัวอย่างข้างต้น พนักงานคนนั้นก็จะได้รับการปรับเงินเดือนให้เท่ากับ Minimum เป็นต้น

          ที่ต้องทำอย่างนี้ก็เพราะเพื่อไม่ให้เกิดภาวะ Under Paid พนักงานที่มีผลงานดีที่ยังมีเงินเดือนต่ำกว่า Minimum มากจนเกินไป เพราะไม่งั้นเดี๋ยวเขาก็ลาออกไปหางานใหม่ที่ได้เงินเดือนสูงกว่าที่เราจ้างกันพอดีจริงไหมครับ

2.      กรณีพนักงานเงินเดือนตันหรือสูงกว่าโครงสร้างเงินเดือน

          คราวนี้ส่วนคนที่เงินเดือนตัน หรือปัจจุบันเงินเดือนเกินกว่าเพดานของโครงสร้างเงินเดือน (ในที่นี้ตามตัวอย่างข้างต้นคือเกิน 30,000 บาท) ล่ะจะทำยังไง ?

          ตามหลักของการบริหารค่าตอบแทนนั้น

ค่าตอบแทนที่เสมอภาคและเป็นธรรมคือการจ่ายที่ค่ากลาง หรือ Midpoint ของโครงสร้างเงินเดือนครับ !

          ค่ากลางก็คือการนำอัตราสูงสุดบวกอัตราต่ำสุด (ในกระบอกเงินเดือนนั้น ๆ) หารด้วย 2 เช่นในกรณีนี้กระบอกเงินเดือนระดับชั้นที่ 1 เริ่มต้น 10,000 บาท และสูงสุดที่ 30,000 บาท เราก็นำ 30,000+10,000 หาร 2 จะได้ค่ากลาง (Midpoint) เท่ากับ 20,000 บาท

          โดยหลักการแล้วค่ากลางของกระบอกเงินเดือนคือค่าตอบแทนที่เสมอภาคและเป็นธรรม ภาษาเศรษฐศาสตร์เขาเรียกว่า “ราคาดุลยภาพ” หรือ Equilibrium Price ครับ

กล่าวคือลูกจ้างก็ทำงานให้นายจ้างเต็มที่ตามค่างานใน Job Grade นั้น ๆ และนายจ้างก็จ่ายค่าตอบแทนให้ลูกจ้างอย่างเหมาะสมที่สุดแล้ว หรือจะเรียกว่าเป็นจุด Equal Work Equal Pay

          หากลูกจ้างได้รับเงินเดือนต่ำกว่าค่ากลางก็หมายถึงลูกจ้างทำงานให้เต็มที่แต่นายจ้างจ่ายให้น้อยกว่าที่ควรจะเป็น ซึ่งจะเรียกว่า Under Paid

และหากลูกจ้างได้รับเงินเดือนสูงกว่าค่ากลางมากขึ้นไปเรื่อย ๆ ก็แสดงว่าลูกจ้างทำงานให้ผลงานกับนายจ้างลดลงแต่นายจ้างกลับจ่ายค่าตอบแทนให้มากกว่าที่ควรจะเป็นหรือจะเรียกว่า Over Paid

          ดังนั้น หากพนักงานที่บริษัทจ่ายเงินเดือนให้เกินกว่าอัตราสูงสุดตามโครงสร้างเงินเดือนใหม่ (ในกรณีตัวอย่างนี้คือพนักงานใน Job Grade1 ที่ได้เงินเดือนเกินกว่า 30,000 บาท) ก็หมายความว่าเขาได้รับเงินเดือนมากกว่าที่ควรจะได้รับ (ที่ค่ากลาง) ไปมากแล้วล่ะครับ

ถ้าหากบริษัทยังยอมจ่ายให้ไปเรื่อย ๆ บริษัทก็จะมีต้นทุนค่าใช้จ่ายในเรื่องเงินเดือนที่เพิ่มมากขึ้นโดยที่พนักงานคนนั้นไม่ได้สร้างผลงานหรือทำงานให้กับบริษัทอย่างคุ้มค่าเงินเงินแล้ว เพราะค่าของงานใน Job Grade1 (ตามตัวอย่าง) กำหนดไว้แล้วว่าให้จ่ายไม่เกิน 30,000 บาท

ถ้าหากบริษัทจ่ายให้ไปเรื่อย ๆ ก็จะมีผลกระทบต่อไปถึงเรื่องของค่าล่วงเวลา, โบนัส ฯลฯ ซึ่งจะแปรตามฐานเงินเดือนที่เพิ่มขึ้นทุกปีอีกด้วย!

          ถ้างั้นควรจะทำยังไงดีล่ะ ?

          วิธีปฏิบัติก็มีดังนี้

1.      พนักงานที่เงินเดือนตัน หรือเกินกว่าเพดานของโครงสร้างเงินเดือนไปแล้ว บริษัทก็จะไม่ขึ้นเงินเดือนหรือปรับเงินเดือนอะไรให้อีกแล้ว เพราะถือว่าพนักงานได้รับค่าตอบแทนเกินกว่าค่างานที่ทำใน Job Grade นั้นแล้ว หากพนักงานอยากจะได้รับเงินเดือนเพิ่มขึ้นก็ต้องพยายามทำงานให้มีผลงานที่จะได้รับการเลื่อนตำแหน่งหรือมีความรับผิดชอบให้สูงมากขึ้นเพื่อที่จะได้ขยับไปใน Job Grade ต่อไป ซึ่งก็จะไปเข้ากระบอกเงินเดือนใน Job Grade ที่สูงขึ้นก็จะทำให้เงินเดือนไม่ตันใน Job Grade ใหม่

2.      ให้เงินพิเศษแต่แต่ไม่เข้าในฐานเงินเดือน เช่น ตามโครงสร้างเงินเดือนมีอัตราสูงสุด (ตัน) ที่ 30,000 บาท สมมุติว่ามีพนักงานได้รับเงินเดือนปัจจุบันอยู่ 32,000 บาท (เกินอัตราสูงสุด) บริษัทมีนโยบายขึ้นเงินเดือนประจำปีสำหรับปีนี้คือ 5 เปอร์เซ็นต์ บริษัทก็จะนำ 32,000x5%=1,600 บาท ก็จะนำ 1,600x12=19,200 บาท แล้วให้เงินจำนวนนี้กับพนักงานรายนี้ไป แต่ 1,600 บาทนี้จะไม่เข้าฐานเงินเดือน ซึ่งก็จะทำให้ฐานเงินเดือนของพนักงานคนนี้เท่าเดิมครับ

3.      ใช้วิธีคล้ายกับวิธีที่ 2 แต่จะปรับให้เท่าค่าเงินเฟ้อ เช่น บริษัทมีนโยบายขึ้นเงินเดือนประจำปีนี้ 5 เปอร์เซ็นต์ แต่อัตราเงินเฟ้อเฉลี่ยเท่ากับ 2 เปอร์เซ็นต์ก็จะนำ 32,000x2%=640 บาท 6400x12=7,680 บาทแล้วให้เงินจำนวนนี้กับพนักงานไปโดยที่ฐานเงินเดือนเท่าเดิม เหตุที่ให้อย่างนี้เพราะยึดหลักว่าช่วยเหลือแค่ค่าเฉลี่ยเงินเฟ้อก็พอ

ซึ่งก่อนจะดำเนินการตามที่ผมเล่ามาให้ฟังนี้ บริษัทโดยผู้บังคับบัญชาของพนักงานและฝ่ายบุคคลควรจะต้องมีการเชิญพนักงาน (เป็นรายบุคคล) มาชี้แจงหรืออธิบายให้เข้าใจเหตุผล และหลักในการบริหารจัดการดังกล่าวให้พนักงานทราบ

          จากที่ผมเล่ามาข้างต้น ท่านคงจะเห็นประโยชน์ของการมีโครงสร้างเงินเดือน และการกลยุทธ์การบริหารจัดการด้านค่าตอบแทนภายหลังจากมีโครงสร้างเงินเดือนแล้วนะครับว่าจะช่วยลดค่าใช้จ่ายที่องค์กรของท่านเคยต้องจ่ายมากกว่าที่ควรจะเป็น (Over Paid) ซึ่งจะทำให้การบริหารต้นทุนในเรื่องบุคลากรมีประสิทธิภาพดีขึ้น และมีระบบการจ่ายค่าตอบแทนอย่างเหมาะสมและสามารถแข่งขันได้ครับ

                                            .............................