คำถามเกี่ยวกับการสร้างและพัฒนา Competency ในองค์กร

            จากการที่องค์กรต่าง ๆ เริ่มสร้างและพัฒนาระบบ Competency  กันขึ้นมาแล้วไม่ว่าจะจ้างบริษัทที่ปรึกษาเข้ามาช่วยวางระบบให้ หรือการสร้างและพัฒนาด้วยตนเองก็ตาม ก็จะมีปัญหาเกี่ยวกับการการนำ Competency มาใช้ที่ผมมักจะได้รับคำถามมาบ่อย ๆ ซึ่งผมเห็นว่าเป็นประโยชน์ในการนำมาเป็นข้อคิดเพื่อต่อยอดทางความคิดของท่านที่สนใจ โดยสรุปปัญหาต่าง ๆ ได้ดังนี้

1.      ยังไม่รู้รายละเอียดเกี่ยวกับ Competency มากนักแต่เจ้านายบอกว่าให้นำมาใช้ในองค์กรควรจะทำอย่างไรดี ?

      ในข้อนี้คงจะต้องแนะนำให้ท่านไปที่ร้านหนังสือหรือตามศูนย์หนังสือต่าง ๆ หรือตามห้องสมุด แล้วไปหาหนังสือเหล่านี้ได้จากหมวดหนังสือที่เป็นบริหารธุรกิจ หรือหมวดการจัดการ แล้วท่านก็นำมาศึกษาให้เข้าใจในเบื้องต้น หรืออาจจะไปเข้าฟังหลักสูตรการสัมมนาในเรื่องของ Competency ซึ่งมีอยู่มากมายหลายแห่งเพื่อจะได้เข้าใจและเกิดแนวคิดในการนำมาประยุกต์ใช้ในองค์กรต่อไปครับ

2.      การนำ Competency มาใช้ในองค์กรควรจะเริ่มต้นอย่างไรบ้าง ?

คำถามนี้มีมากเหมือนกัน ดังนั้นผมจึงเขียนกระบวนการโดยสรุปให้ดูเป็นลำดับได้ดังนี้ครับ

2.1  การสร้าง Core Competency (CC)

2.1.1        จัดตั้งคณะกรรมการพัฒนาระบบ Competency

2.1.2        จัดฝึกอบรมภายในความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ Competency ให้คณะกรรมการพัฒนาระบบ Competency และพนักงานทุกระดับได้ทราบ

2.1.3        สื่อสารให้พนักงานทุกคนในองค์กรได้ทราบ และมีส่วนร่วมในการหา Core Competency และส่งความคิดเห็นมายังคณะกรรมการพัฒนาระบบ Competency

2.1.4        จัด Workshop ให้คณะกรรมการพัฒนาระบบ Competency มาร่วมกันค้นหา Core Competency ขององค์กรจากวิสัยทัศน์, กลยุทธ์, เป้าหมาย และวัฒนธรรมขององค์กร

2.1.5        คัดเลือก Core Competency ตามลำดับความสำคัญในจำนวนที่ไม่ควรมากจนเกินไปนัก

2.1.6        เขียนคำนิยาม Core Competency 

2.1.7        เขียนคำนิยามของระดับความสามารถของพฤติกรรมแต่ละตัว (Proficiency Level)

2.1.8        กำหนดระดับความคาดหวังของพฤติกรรมที่องค์กรต้องการ (Expected Competency)

2.2  การสร้าง Functional Competency (FC)

2.2.1        พิจารณาผังองค์กร,ตำแหน่งงาน,JD,เพื่อกำหนดกลุ่มงานที่จะเตรียมการหา Functional Competency

2.2.2        จัดกลุ่มเพื่อทำ Workshop เพื่อหา Functional Competency ตามกลุ่มงานต่าง ๆ โดยผู้เข้าร่วม Workshop ควรผ่านการสัมมนาความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ Competency มาก่อนตามข้อ 2.1.2

2.2.3        เชิญผู้บังคับบัญชาแต่ละหน่วยงาน และผู้ที่รู้งานในกลุ่มงานนั้นเป็นอย่างดีเข้าร่วมทำ Workshop เพื่อหา Functional Competency

2.2.4        คัดเลือก Functional Competency ตามลำดับความสำคัญโดยใช้หลัก KSA (Knowledge, Skills, Attribute)

2.2.5        เขียนคำนิยาม Functional Competency

2.2.6        เขียนคำนิยามของระดับความสามารถของพฤติกรรมแต่ละตัว (Proficiency Level)

2.2.7        กำหนดระดับความคาดหวังของพฤติกรรมที่องค์กรต้องการ (Expected Competency)

2.3  การเตรียมการประเมินและการประเมิน Competency

2.3.1        จัดทำแบบประเมิน Competency

2.3.2        จัดทำคู่มือเพื่ออธิบายแบบประเมินและวิธีการประเมิน Competency

2.3.3        ทำการประเมิน Competency

2.3.4        หา Competency Gap ตามหน่วยงาน, รายบุคคล, ทั้งองค์กรเพื่อเตรียมการพัฒนา

2.4  การพัฒนาพนักงานตาม Competency Gap

2.4.1        นำ Competency Gap มาวางแผนพัฒนาบุคลากร

2.4.2        จัดทำการพัฒนา/ฝึกอบรมตาม Competency Gap ที่ยังขาด

2.4.3        นำ Competency มาเป็นเกณฑ์ในการสรรหาคัดเลือกผู้สมัครงาน

ที่ผมบอกมาทั้งหมดนี้เป็นแนวทางปฏิบัติในภาพรวมแบบกว้าง ๆ นะครับ หากท่านได้ศึกษาในรายละเอียดแล้วท่านจะเข้าใจได้ดียิ่งขึ้น

3.      Core Competency สำหรับบริษัทในเครือที่มีธุรกิจต่างประเภทกันควรกำหนดให้เหมือนกันหรือไม่ ?

น่าคิดครับสำหรับคำถามนี้ หากท่านเข้าใจถึงที่มาของการค้นหา Core Competency แล้วจะพบว่ามาจากวิสัยทัศน์, กลยุทธ์, วัฒนธรรมขององค์กร ซึ่งธุรกิจที่มีวิสัยทัศน์ เป้าหมายหรือมีวัฒนธรรมองค์กรที่แตกต่างกันก็ย่อมจะทำให้ Core Competency แตกต่างกันได้ด้วย โดยเฉพาะถ้าผู้บริหารที่บริหารอยู่ในองค์กรนั้นเป็นคนละชุด หรือมีสไตล์ในการบริหารที่แตกต่างกันไปตามลักษณะของธุรกิจก็ย่อมจะมีผลทำให้ Core Competency สำหรับคนในองค์กรแตกต่างกันไปด้วย ดังคำกล่าวที่ว่า “องค์กรสะท้อนตัวผู้นำ”

ดังนั้นในความเห็นของผม ๆ จึงเห็นว่าหากมีเป้าหมายในธุรกิจตลอดจนวัฒนธรรมองค์กรที่แตกต่างกันก็น่าจะมี Core Competency ที่แตกต่างกันได้ ในขณะที่อาจจะมี Core Competency บางตัวที่เหมือนกันหรือใช้ร่วมกันได้เช่นเดียวกันครับ

4.      ระดับความสามารถ (Proficiency Level) ควรกำหนดไว้กี่ระดับดี ?

ในเรื่องนี้ไม่มีสูตรตายตัวนะครับ บางองค์กรอาจจะกำหนดไว้ 2 หรือ 3 หรือ 4 หรือ 5 หรือมากกว่านี้ก็ย่อมเป็นไปได้ เพราะจากที่ผมได้เข้าไปค้นหาดูแบบประเมิน Competency ในองค์กรต่าง ๆ ทั้งของต่างชาติและของไทยก็พบว่าการที่จะกำหนดไว้กี่ระดับก็แล้วแต่องค์กรนั้น ๆ แต่ไม่ว่าท่านจะกำหนดไว้กี่ระดับ ก็ควรจะต้องเขียนคำอธิบายหรือคำนิยามของทุกระดับความสามารถเพื่อให้เป็นที่เข้าใจชัดเจนระหว่างทั้งผู้ประเมินและผู้ถูกประเมิน

อย่าลืมว่าเมื่อเขียนระดับความสามารถ (Proficiency Level) เสร็จแล้วคำนิยามเหล่านี้จะต้องเข้าไปอยู่ในใบประเมิน Competency และผู้ประเมินก็มักจะไม่ใช่คนเขียนนิยามเสียด้วย เนื่องจากเมื่อประเมิน Competency ไปหลาย ๆ ปีเข้าก็อาจจะมีผู้บริหารคนใหม่เข้ามาและยังไม่เคยประเมิน Competency มาก่อน หรือมีผู้บริหารที่เลื่อนขึ้นมาแต่ก็ไม่เคยประเมิน Competency มาก่อนจะต้องมาอ่านทำความเข้าใจระดับความสามารถและจะต้องประเมินขีดความสามารถของลูกน้องให้ใกล้เคียงความเป็นจริงอีกด้วย

ดังนั้น สำหรับผมแล้วผมเห็นว่าการเขียนนิยามของระดับความสามารถนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญของระบบนี้เลยนะครับ !

เพราะนอกจากจะต้องทำให้ผู้ประเมินอ่านแล้วเข้าใจและสามารถประเมินลูกน้องได้แล้ว คำนิยามนี้ยังเป็นแนวทางของการกำหนดหลักสูตรการฝึกอบรมหรือวิธีการพัฒนาพนักงานตาม Competency อีกด้วย นี่ยังไม่รวมการนำไปตั้งคำถามตาม Competency เพื่อใช้ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานให้มี Competency ตรงกับที่ตำแหน่งงานนั้น ๆ ต้องการอีกด้วยครับ

            สำหรับคำถามที่เกี่ยวข้องกับการนำ Competency มาใช้ที่ผมมักจะได้รับมาบ่อย ๆ ก็มีตามข้างต้นจึงนำมาเล่าสู่กันฟังเพื่อให้ท่านที่ประสบปัญหาแบบเดียวกันได้เข้าใจและนำไปเป็นข้อคิดในการประยุกต์ใช้กับงานของท่านต่อไป

..........................................