อันที่จริงเรื่องนี้ผมเคยเขียนไว้ในหนังสือ “จัดการฝึกอบรมให้มีประสิทธิผลอย่าง Training Officer มืออาชีพ” (ดาวน์โหลดได้ที่ https://www.dropbox.com/s/urvq70samjd3tfr/TO_Free.pdf?dl=0) ไปแล้ว ในบทที่ 5 คือ เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมกับการจัดการฝึกอบรม
ในส่วนนี้ผมก็เลยอยากจะขอขยายความเพิ่มเติมจากในหนังสือเล่มดังกล่าวเกี่ยวกับเรื่องที่
Training Officer หรือ T/O ต้องทำได้เพื่อให้การจัดฝึกอบรมราบรื่นดียิ่งขึ้นดังนี้ครับ
1.
T/O
ต้องมาก่อนเวลาเปิดการอบรม เช่น เปิดการอบรม 9.00 น. T/O ก็ไม่ควรจะกระหืดกระหอบ (มาพร้อมกับข้าวของพะรุงพะรัง)
ตอน 9.50 น. อย่างน้อยที่สุดควรมาก่อนเวลาเปิดอบรมสักครึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น
2.
T/O
ต้องเปิดมือถือ Standby เอาไว้ตั้งแต่เช้าเผื่อว่าวิทยากรมีปัญหาในระหว่างการเดินทางมาที่บริษัทจะได้ประสานงานเพื่อแก้ปัญหานั้น
ๆ ได้ทัน
3.
ดูการจัดโต๊ะในห้องอบรมให้อยู่ในรูปแบบที่วิทยากรกำหนด
4.
ตรวจสอบความพร้อมของอุปกรณ์ที่จะต้องใช้ในการอบรมตามที่วิทยากรแจ้งมา
เช่น Notebook
ประจำแต่ละกลุ่ม, เครื่องเขียน, กระดาษสำหรับทำกิจกรรม, Flipchart
ฯลฯ
5.
ก่อนถึงเวลาอบรม T/O จะต้องมีทักษะการใช้อุปกรณ์ในห้องอบรมต่อไปนี้ได้โดยไม่ต้องรอช่างมาทำให้
5.1
ต่อ Projector กับ Notebook
ได้
5.2
ต่อ Wi-Fi ได้
5.3
เปิดทดสอบลำโพงและเครื่องเสียง, ทดสอบและเตรียมความพร้อมของไมโครโฟน
(ทั้งไมค์แบบมีสายและไมค์ลอย)
เรื่องเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องยากที่จะเรียนรู้และปฏิบัติหน้างานได้ด้วยตัวเอง แต่ทุกวันนี้ก็ยังเจอ T/O บางคนต้องรอช่างมาทำให้ ซึ่งถ้าในวันอบรมแล้วช่างมาสายหรือป่วยก็จะขลุกขลักไปหมด
6.
ติดตามผู้เข้าอบรมให้มาตรงเวลาโดยเฉพาะเวลาเบรคเช้าหรือบ่าย
7.
ควรแจกแบบสอบถามให้ผู้เข้าอบรมในช่วงหลังเบรคบ่ายแทนที่จะแจกตั้งแต่ตอนเช้าเพื่อให้ผู้เข้าอบรมประเมินผลการอบรมได้ตลอดทั้งวัน
8.
ควรติดตามและรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบกรณีผู้เข้าอบรมที่ขาดอบรมทั้งช่วงเช้าหรือช่วงบ่ายโดยไม่แจ้งเหตุผลใด
ๆ ให้ T/O
ทราบ
ทั้งหมดที่ผมบอกมานี้คนที่เป็นหัวหน้าควรจะต้องมีการสอนงานให้กับน้อง
ๆ ที่ทำหน้าที่ T/O
ได้มีความรู้และมีทักษะที่สามารถทำได้ด้วยตัวเองจะได้ทำให้น้อง ๆ มีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้นครับ
