วันจันทร์ที่ 21 พฤษภาคม พ.ศ. 2561

ทำไม Functional Competency ถึงไม่เวิร์ค..แก้ยังไงดี? (ตอนที่ 3-ตอนจบ)


            ในตอนที่แล้วผมค้างท่านเอาไว้สำหรับปัญหาว่าทำไม FC ถึงไม่เวิร์คเอาไว้ สำหรับในตอนที่ 3 ซึ่งเป็นตอนจบนี้ผมก็เลยขอนำปัญหา 2 ข้อสุดท้ายที่ผมเจอมาบ่อย ๆ พร้อมทั้งวิธีแก้ไขมาเล่าสู่กันฟังดังนี้ครับ

ปัญหาที่ 5 : ไม่มีเป้าหมายหรือตัววัดผลการฝึกอบรมหรือพัฒนาที่เป็นรูปธรรม

            ปัญหานี้สืบเนื่องมาจากปัญหาที่ 4 คือเมื่อไม่มี Outline ก็จะทำให้ไม่สามารถกำหนดเป้าหมายในการวัดผลติดตามผลการพัฒนาได้อย่างชัดเจนว่าเมื่อพนักงานเข้ารับการอบรมในหลักสูตรที่กำหนด     หรือได้รับการพัฒนาอื่น ๆ ที่ไม่ใช่การฝึกอบรม เช่น OJT หรือสับเปลี่ยนเวียนงานให้พนักงานไปปฏิบัติงานในแผนกอื่นแล้ว จะวัดผลได้ยังไงว่าพนักงานมีพัฒนาการดีขึ้นมีขีดความสามารถเพิ่มขึ้นตาม FC หรือไม่ มีสมรรถนะเพิ่มขึ้นมาก-น้อยแค่ไหน หรือไม่เพิ่มขึ้นเลย

แนวทางแก้ปัญหา

            เหมือนเดิมครับคือ HR ต้องจัด Workshop ให้แต่ละหน่วยงานมาช่วยกันกำหนดเป้าหมายหรือวิธีการวัดผลการฝึกอบรมหรือการพัฒนาอย่างเป็นรูปธรรมที่จะทำให้ผู้ประเมินผลสังเกตเห็นได้ว่าลูกน้องของตัวเองที่ไปเข้ารับการอบรมหรือได้รับการพัฒนาตามโปรแกรมมาแล้ว มีขีดความสามารถเพิ่มขึ้นตาม FC ตัวนั้น ๆ จริงหรือไม่ ซึ่งตัววัดผลการพัฒนานี้จะมีตัวชี้วัดและเป้าหมายที่ชัดเจนแบบเป็น KPI ก็ได้ หรือจะเป็นเป้าหมายที่เข้าใจตรงกันระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องก็ได้ แต่หลักคือจะต้องเห็นเป็นรูปธรรมชัดเจนไม่ใช้ความรู้สึกในการประเมินครับ

ปัญหาที่ 6 : การนำระบบ Competency มาประเมินเพื่อขึ้นเงินเดือนประจำปีหรือจ่ายโบนัสในปีแรกที่เริ่มทำระบบ

            ผมมักจะเจอหลายองค์กรที่พอเริ่มสร้างระบบ Competency ไม่ว่าจะเป็น Core, Functional หรือ Managerial Competency ก็จะนำระบบนี้มาเชื่อมโยงกับการขึ้นเงินเดือนประจำปี หรือการจ่ายโบนัสในปีแรกที่ทำระบบทันที

            เช่น ถ้าประเมิน Competency แล้วพบว่าพนักงานคนไหนยังมี Gap ยังขาดขีดความสามารถไม่ได้ตามที่คาดหวังเอาไว้ ก็จะทำให้มีผลได้รับการขึ้นเงินเดือนหรือได้รับโบนัสประจำปีน้อยลง ทำให้พนักงานเกิดการต่อต้านระบบนี้ และเกิดFirst Impression ไม่ดีกับระบบ Competency แถมยังมองว่านี่เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่ฝ่ายบริหารนำมาใช้เป็นข้ออ้างเพื่อหาเหตุลดเปอร์เซ็นต์การขึ้นเงินเดือนหรือการจ่ายโบนัส และยังทำให้หัวหน้างานบางคนที่กลัวว่าลูกน้องจะได้รับการขึ้นเงินเดือนหรือได้โบนัสน้อย ก็เลยประเมิน Competency แบบช่วยให้ลูกน้องไม่มี Gap แบบหยวน ๆ กันไปก็มี

แนวทางแก้ปัญหา

            อันที่จริงแล้วโดยเจตนารมณ์ของระบบ Competency มีจุดมุ่งหมายในการพัฒนาพนักงานให้มีขีดความสามารถให้ได้อย่างที่องค์กรต้องการ โดยจะเน้นการพัฒนาพนักงานที่ยังขาดสมรรถนะหรือยังมี Competency Gap เช่นการส่งเข้ารับการฝึกอบรม, การสับเปลี่ยนหมุนเวียนงาน, การมอบหมายงานให้ทำ, On the job training ฯลฯ แล้วติดตามผลการพัฒนาเพื่อให้พนักงานมีสมรรถนะที่เหมาะตรงกับงานเพิ่มขึ้นอย่างที่องค์กรต้องการ มากกว่าการนำมาใช้เพื่อเป็นข้ออ้างในการให้ขึ้นเงินเดือนหรือจ่ายโบนัสน้อยลง

          ดังนั้นในปีแรกที่นำระบบ Competency มาใช้ผมจึงแนะนำให้มุ่งไปที่การพัฒนาพนักงานเป็นหลักเสียก่อน ยังไม่ควรนำมาใช้ร่วมในการประเมินเพื่อให้มีผลกับการขึ้นเงินเดือนประจำปีหรือจ่ายโบนัส

            เมื่อได้ใช้ระบบนี้ไปสัก 2-3 ปี บริษัทค่อยมาพิจารณาอีกครั้งหนึ่งว่าควรจะค่อย ๆ นำการประเมิน Competency มาเชื่อมโยงกับการขึ้นเงินเดือนประจำปีหรือจ่ายโบนัสอย่างไร เช่น การให้น้ำหนักของ KPIs สัก 70-80 เปอร์เซ็นต์ และให้น้ำหนักของการประเมิน Competency ประมาณ 20-30 เปอร์เซ็นต์ในการนำมาร่วมพิจารณาขึ้นเงินเดือนประจำปีหรือจ่ายโบนัส

            พูดง่าย ๆ ว่าควรจะให้เวลาพนักงานปรับตัวให้เข้ากับระบบ Competency สัก 2-3 ปีก่อน แล้วค่อย ๆ นำเรื่องนี้เข้ามาร่วมกับการให้คุณให้โทษจะดีกว่าการเริ่มนำระบบนี้เข้าไปให้คุณให้โทษทันทีในปีแรกที่เริ่มทำนะครับ

            จากที่ผมบอกตัวปัญหาและแนวทางแก้ปัญหามาทั้งหมดนี้ผมเชื่อว่าท่านที่สังเกตวิธีการแก้ปัญหาที่ผมบอกมานั้นจะเห็นได้ว่าผมจะเน้นไปที่การทำ Workshop โดยให้แต่ละหน่วยงานที่เป็นเจ้าของงานเข้ามามีส่วนร่วมเพราะเป็นเรื่องการพัฒนาพนักงานของหน่วยงานของเขาเองโดยตรง จะไปให้คนอื่น (ไม่ว่าจะเป็นที่ปรึกษาหรือ HR) คิดแทนให้ไม่ได้ เหมือนกับเพลง “ไม่ใช่แฟนทำแทนไม่ได้” นั่นแหละครับ

            ถ้าเจ้าของหน่วยงานไม่ร่วมมือในการทำ Workshop ยังไม่เห็นความสำคัญ โครงการนี้ก็ยังคงจะต้องมีปัญหาทั้ง 6 เรื่องหลัก ๆ อย่างที่ผมบอกมาอยู่ดีแหละครับ ดังนั้นก่อนจะทำโครงการนี้ต้องคิดให้ดี ๆ ก่อนว่าหน่วยงานต่าง ๆ เขาพร้อมจะร่วมมือหรือไม่ หรือสำคัญกว่านั้นคือผู้บริหารระดับเบอร์ 1 คือ MD หรือ CEO เขาเอาด้วยหรือเปล่า ถ้านายใหญ่เบอร์หนึ่งเห็นความสำคัญและ Support เต็มที่

            ถ้าหน่วยงานไหนไม่ร่วมมือนายใหญ่ก็จะช่วยบี้ลงมาให้ด้วยอย่างนี้แล้วล่ะก็งานนี้ Work แน่นอนครับ เพียงแต่ HR ก็จะต้องไปขวนขวายหาความรู้และนำมาประยุกต์ในภาคปฏิบัติจริงโดยไม่อิงตำราหรือทฤษฎีให้มากเกินไป ไม่ต้องไม่สนใจหรอกว่าระบบ Competency นี้มาจากสำนักไหน มาจากยุโรปหรืออเมริกา หรือมาจากดาวดวงไหน ขอให้นำมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับการพัฒนาขีดความสามารถของคนในองค์กรเราได้ก็พอแล้ว เหมือนใบไม้ในกำมือก็ทำให้คนถึงนิพพานได้แล้วครับไม่ต้องไปศึกษาต้นไม้ทั้งป่าเพื่อให้ถึงนิพพานหรอก นี่ผมพูดถึงคนที่ยังติดทฤษฎีติดหลักวิชาการมากเกินไปจนในที่สุดก็เลยไม่ได้ปฏิบัติเสียที

            ในส่วนที่ผมบอกตัวปัญหาของ FC และแนวทางแก้ปัญหามาทั้งหมดนี้ บางท่านอาจจะถามว่า “แล้วปัญหาของ CC (Core Competency) หรือ MC (Managerial Competency) ล่ะมีอะไรบ้าง แล้วจะแก้ยังไง”

            ก็บอกได้ว่ามีลักษณะคล้าย ๆ กับ FC คือ CC และ MC มักจะถูกกำหนดโดยฝ่ายบริหาร ซึ่งตัวปัญหามีความคล้ายกับปัญหาของ FC คือ ผู้บริหารระดับสูงที่กำหนด CC หรือ MC อาจจะกำหนดมาโดยยังมองไม่รอบและเอาความคิดตัวเองเป็นหลักโดยไม่ฟังพนักงานในระดับล่างลงมาบ้างเลย อยากจะกำหนดตัวนั้นตัวนี้เป็น CC หรือ MC ก็ชี้เปรี้ยงลงมาเลยแล้วแกมบังคับให้พนักงานทุกคนต้องมี CC อย่างที่กำหนด ก็เลยอาจจะทำให้เกิดแรงต้าน จากพนักงาน 

           หรือหลายครั้งก็จะพบว่า CC บางตัวใช้ได้บางหน่วยงานเช่น “จิตสำนึกด้านคุณภาพ” เพราะเมื่อกำหนด CC ตัวนี้ขึ้นมาแล้วก็ไปเขียนนิยาม PL ไปทางฝ่ายควบคุมคุณภาพมากเสียจน ฝ่ายอื่น ๆ เช่นฝ่ายธุรการ, ฝ่ายสารสนเทศ, ฝ่ายบัญชี ฯลฯ ไม่รู้ว่าจะประเมินลูกน้องตัวเองยังไง

            ดังนั้น แนวทางแก้ปัญหาของ CC หรือ MC จึงคล้ายกับแนวทางแก้ปัญหาของ FC คือควรเปิดใจรับฟังพนักงานในระดับล่างลงมาให้มาช่วยกันออกไอเดียว่าองค์กรของเราควรจะมีอะไรบ้างที่เป็น CC ร่วมกัน และช่วยกันเขียนคำนิยาม PL ให้ครอบคลุมได้ทุกหน่วยงาน ในส่วนของ MC ก็อาจจะเป็นการทำ Workshop ในกลุ่มผู้บริหารด้วยกันเพื่อฟังไอเดียของผู้บริหารในแต่ละระดับว่าองค์กรของเราควรจะมี MC อะไรบ้างแล้วจึงช่วยกันเขียนนิยาม PL ให้เหมาะตรงกับ MC แต่ละตัว

            หวังว่าการแชร์ประสบการณ์ของผมในเรื่องนี้จะเป็นประโยชน์และเป็นไอเดียสำหรับท่านในการนำไปใช้และแก้ไขปัญหานี้แล้วนะครับ

……………………………………