วันนี้ผมก็เลยอยากจะนำปัญหาของระบบ Competency โดยเฉพาะ Functional
Competency (ต่อไปจะเรียกย่อ ๆ ว่า FC นะครับ)
มาแชร์ประสบการณ์เล่าสู่กันฟังพร้อมทั้งแนวทางแก้ไขปัญหาเผื่อว่าจะเป็นประโยชน์กับผู้สนใจนำไปประยุกต์ใช้กับองค์กรของท่านต่อไป
ถ้าใครอ่านแล้วเห็นว่ามีประโยชน์และนำไปแก้ปัญหาในงานที่ทำแล้วได้ผลผมก็ดีใจด้วย
แต่ถ้าใครเห็นว่ายังไม่เวิร์คก็คงจะต้องหาวิธีอื่นในการแก้ปัญหาต่อไปก็แล้วกันนะครับ
และไม่จำเป็นต้องเห็นด้วยหรือต้องเชื่อสิ่งที่ผมบอกมาทั้งหมดอยากให้ใช้หลักกาลามสูตรในการอ่านและนำไปใช้ด้วยครับ
ปัญหาที่ผมเจอบ่อย ๆ
และข้อแนะนำในการแก้ปัญหามีดังนี้
ปัญหาที่ 1 :
ค้นหา (หรือเลือก) FC มาไม่ตรงกับสมรรถนะที่จำเป็นในงานนั้นจริง
แยกปัญหาย่อย
ๆ ออกเป็น
1.
ตอนค้นหา FC ไม่ได้ให้หน่วยงานต่าง
ๆ เข้ามามีส่วนร่วมในการค้นหา
แต่ไปบอกให้ที่ปรึกษาทำโครงการนี้ให้ทั้งหมดแบบสำเร็จรูป (ในกรณีที่จ้างที่ปรึกษา)
คือคิดว่าไหน ๆ จ้างที่ปรึกษามาแล้วก็ให้เขาทำทั้งหมดตั้งแต่การเข้ามาค้นหา FC
ของแต่ละหน่วยงานแล้วนำเสนอมาให้เลยก็แล้วกันจะได้คุ้มค่าจ้าง
ผลก็คือได้ FC ตามที่ที่ปรึกษาทำมาจะมีบางตัว(หรือหลายตัว)ไม่ใช่
FC ที่จำเป็น(หรือเหมาะ)สำหรับหน่วยงานนั้นจริง หรือจะเรียกว่าเป็น
FC ของที่ปรึกษาแต่ไม่ใช่ FC ของหน่วยงานนั่นเอง
2.
ถ้าไม่ได้จ้างที่ปรึกษาก็มักจะให้ HR เป็นคนกำหนด
FC ให้แต่ละหน่วยงานไปเลย (โดยมักจะอ้างว่า HR ต้องรู้งานของทุกหน่วยงานของบริษัท) HR ก็จะไปเอา JD
(Job Description) ของแต่ละหน่วยงานมาหา FC แล้วคิดว่าหน่วยงานนั้นควรจะมี
FC ตัวไหนบ้าง เสร็จแล้วก็เอา FC ไปให้แต่ละหน่วยงานดูอีกครั้งเพื่อหวังว่าเขาจะช่วยดูให้
แต่ในความเป็นจริงหน่วยงานต่าง ๆ ก็มักจะเอาตามที่ HR ทำมาให้
(โดยบอกว่าไม่มีเวลาบ้าง, เชื่อ HR ว่าทำมาดีแล้วบ้าง, ไม่เห็นความสำคัญของเรื่องนี้บ้าง) ซึ่งก็จะเกิดปัญหาตามมาในภายหลังว่า FC
บางตัวไม่ตรงสมรรถนะที่จำเป็นของหน่วยงาน หรือจะพูดได้ว่าเป็น FC
ที่กำหนดโดย HR แต่หน่วยงานไม่ได้มีส่วนร่วมครับ
3.
ให้หน่วยงานเข้ามาร่วม Workshop ค้นหา FC ก็จริง แต่ตัวแทนของหน่วยงานที่มาเข้า Workshop
ไม่ได้ให้ความสำคัญในการหา FC ตัวที่ใช่หรือตัวที่เหมาะตรงกับงาน
พูดง่าย ๆ ว่าค้นหา FC มาผิดตัวเพราะตัวแทนของหน่วยงานที่เข้า
Workshop ไม่เห็นความสำคัญในเรื่องนี้ จึงมาทำ Workshop
แบบไม่ตั้งใจจริงแถมบางคนก็ไม่ได้รู้งานในหน่วยงานมากนักก็เลยทำให้การค้นหา FC
ของหน่วยงานผิดเพี้ยนไปนี่ก็เป็นอีกสาเหตุหนึ่งของปัญหาที่เจอได้บ่อย
ๆ ครับ
แนวทางแก้ปัญหา
1.
HR
ควรจัด Workshop ให้หน่วยงานนั้น ๆ กลับมา Update
เพื่อทบทวน FC ของตัวเองใหม่ว่าเป็นตัวที่ใช่จริงหรือเปล่า
ถ้าไม่ใช่หรือมี FC ตัวที่ใช่ที่เหมาะสมมากกว่าก็ต้องเปลี่ยน
FC ให้ตรงกับสมรรถนะที่งานนั้น ๆ ต้องการ
ซึ่งตัวแทนของหน่วยงานที่เข้าร่วมทำ Workshop ควรเป็นคนที่มีทัศนคติที่ดีรู้งานของหน่วยงานดีกล้าแสดงความคิดเห็นพร้อมที่จะร่วมมือ
2.
ย้ำว่าการค้นหา FC เป็นหน้าที่โดยตรงของแต่ละหน่วยงานที่จะต้องเข้ามามีส่วนร่วม
ไม่ใช่ให้ที่ปรึกษาทำให้ หรือให้ HR ของบริษัทเป็นผู้ทำให้ทั้งหมด
3.
อย่าเพิ่งไปกังวลว่าการเปลี่ยน FC ใหม่จะทำให้ไปกระทบกับแผนการพัฒนาตาม
Roadmap ที่เคยทำไปแล้วก่อนหน้านี้
เพราะถ้าไปคิดอย่างนั้นจะเป็นการ Block ความคิดตัวเราเองไม่ให้เปลี่ยนแปลงตัว
FC และดันทุรังใช้ FC แบบผิดฝาผิดตัวต่อไป
ยิ่งจะทำให้ไปมีปัญหาการใช้เงินในการพัฒนาคนแบบผิดทิศผิดทางมากขึ้นไปอีก ถ้าทบทวนดีแล้วว่าจำเป็นต้องเปลี่ยน
FC ให้เหมาะตรงกับขีดความสามารถของคนในหน่วยงานมากกว่า
FC ตัวเดิมที่ไม่เหมาะสมก็ต้องเปลี่ยนครับอย่าไปฝืนดันทุรังใช้
ปัญหาที่
2
: เขียนคำนิยามระดับความสามารถ (Proficiency Level
Definition – PL) คลุมเครือไม่ชัดเจน แบ่งออกเป็นปัญหาย่อย
ๆ คือ
1.
ปัญหานี้สืบเนื่องมากจากข้อแรกคือตอนค้นหา FC ไปบอกให้ที่ปรึกษาทำให้ทั้งหมดตั้งแต่การค้นหา
FC มาจนถึงการเขียนนิยาม PL ก็ให้ที่ปรึกษาเขียนให้ทั้งหมดทำให้เมื่อนำไปใช้จริงแล้ว
ผู้ประเมิน (หัวหน้า/ผู้บริหาร) อ่านคำนิยามแล้วก็จะงง ๆ เพราะนิยามที่เขียนก็จะกว้าง
ๆ ลอย ๆ คลุมเครือไม่ชัดเจน
(ก็แน่ล่ะสิครับเพราะเจ้าของงานคือหน่วยงานไม่ได้เป็นคนเขียนนี่)
ทำให้การประเมินสมรรถนะผิดเพี้ยนไม่ตรงกับความจริง
ทำให้มีปัญหาในการพัฒนาพนักงานที่มี Competency Gap ต่อไปอีก
2.
ถ้าไม่ได้จ้างที่ปรึกษาทำก็ให้ HR เป็นคนทำ
คือให้ HR หา FC และเขียนนิยาม PL
ให้กับทั้งบริษัท ก็จะเป็นปัญหาแบบเดียวกับข้อ 1 คือเจ้าของหน่วยงานไม่ได้เป็นคนเขียนนิยาม PL แต่ไปให้คนอื่น
(ที่ปรึกษาหรือ HR) เป็นคนเขียนให้แทน
เข้าทำนองคนทำไม่ได้ใช้..คนใช้ไม่ได้ทำนั่นแหละครับ
แนวทางแก้ปัญหา
1.
ให้ทุกหน่วยงานเขียนนิยาม PL ของตัวเองใหม่โดย HR เป็น
Facilitator โดยบอกหลักการ How to ในการเขียนนิยาม
PL ให้แต่ละหน่วยงานได้เข้าใจแบบง่าย ๆ
ว่าการเขียนนิยามระดับความสามารถนั้นให้เขียนตามความเป็นจริงคือ
เราต้องการเห็นพนักงานใช้ FC ตัวนั้นทำอะไรได้บ้างตั้งแต่ระดับพื้นฐาน
(PL.1) ไปจนระดับสูงสุด (PL.4 หรือ PL.5)
ถ้าทำได้ตามที่เขียนไว้ในนิยามก็แสดงว่าพนักงานคนนั้น ๆ
มีสมรรถนะหรือมีความสามารถตาม FC ตัวนั้นแล้ว
2.
ไม่ควรเขียนนิยาม PL ให้เป็นวิชาการเหมือนกับการทำวิทยานิพนธ์หรือเขียนคำนิยามเหมือนจะเอาไปใช้เป็นตำราอ้างอิงทางวิชาการเพราะผู้ประเมินอ่านแล้วจะงง
จะไม่เข้าใจ ควรเขียนด้วยคำพูดของคนทำงานที่ผู้ประเมินอ่านแล้วเห็นภาพและเข้าใจ
สามารถจะประเมินขีดความสามารถของลูกน้องตาม FC ตัวนั้น ๆ ได้ชัดเจน อย่าลืมว่าหัวหน้าผู้ประเมินเป็นผู้ปฏิบัติงานไม่ใช่นักวิชาการนะครับ
3.
ไม่ควรลอกนิยาม PL มาจากหนังสือหรือตำรา
เพราะตำราเหล่านั้นเขียนนิยามของ FC แต่ละตัวเพื่อให้ผู้อ่านพอเข้าใจความสามารถในแต่ละระดับ
PL ที่เพิ่มขึ้นในเชิงวิชาการเท่านั้น คำนิยาม PL ตามตำราจึงมักจะเป็นนิยามแบบกว้าง ๆ และเป็นแบบกลาง ๆ ไม่สามารถเอาไปใช้กับองค์กรได้ทันที
ผู้อ่านจึงต้องเข้าใจหลักการเสียก่อนแล้วค่อยเขียนนิยาม PL ของตัวเองให้ตรงกับที่เราต้องการโดยไม่ใช่การก๊อปปี้ไปใช้ตรง
ๆ ผมเห็นในหลายองค์กรไปลอกคำนิยาม PL
มาจากหนังสือตำรา ถ้ามี FC ชื่อเดียวกับในหนังสือก็จะไปลอกนิยาม
PL มาใส่ใน FC ของตัวเองตรง ๆ
เลยถ้าเป็นอย่างนี้ก็จะมีปัญหาในการประเมินครับ
ผมแชร์ปัญหาของ FC และแนวทางแก้ไขไป 2 เรื่องแล้วนะครับ แต่เพื่อไม่ให้ท่านต้องอ่านเรื่องที่ยาวมากจนเกินไปก็เลยขอเบรคเอาไว้เท่านี้ก่อน
ในตอนต่อไปผมจะเอาปัญหาและแนวทางแก้ไขในส่วนที่เหลือมาเล่าสู่กันฟังต่อนะครับ
…………………………..
