ท่านคุ้นเคยกับคำว่า “ฝ่ายบุคคลและธุรการ” บ้างไหมครับ ?
ผมก็ไม่ทราบเหมือนกันนะครับใครเป็นคนคิดว่างานทั้งสองอย่างนี้น่าจะมารวมกันอยู่ในฝ่ายเดียวกัน เพราะถ้าจะมาดูลักษณะของงานและความรับผิดชอบนั้นจะพบว่ามันเป็นงานคนละประเภทหรือจะเรียกให้หรู ๆ แบบภาษาวิชาการหน่อยก็บอกได้ว่าเป็นงานคนละ Job Family เลยนะครับ
เนื่องจากงานฝ่ายบุคคลหรืองานที่เรามักจะเรียกกันว่างาน HR นั้น ก็จะประกอบไปด้วยหน้าที่ (Job Function) หลัก ๆ ประมาณ 5 ด้านคือ
งานด้านสรรหาคัดเลือก (บางแห่งก็รวมงานอัตรากำลัง), งานด้านบริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการ, งานด้านการพัฒนาบุคลากรและฝึกอบรม (ซึ่งปัจจุบันมักจะเรียกกันว่างาน HRD), งานด้านประเมินผลการปฏิบัติงาน (ถ้าจะเรียกให้ทันสมัยและครบถ้วนก็อาจจะเรียกว่างาน “บริหารผลการปฏิบัติงาน” เพราะจะเป็นเรื่องของกระบวนการหรือระบบที่เกี่ยวข้องกับการประเมินผลทั้งหมดรวมถึงการติดตามผล) และสุดท้ายคืองานด้านแรงงานสัมพันธ์
ส่วนงานธุรการคืองานอะไรบ้างล่ะ ?
ก็ตอบได้ว่าเป็นงานที่คอยสนับสนุนความสะดวกให้กับทุกแผนกทุกฝ่ายในองค์กร เช่น น้ำไม่ไหล, ไฟดับ, โทรศัพท์เสีย, เคลียร์สถานที่, มีนัดกับซัพพลายเออร์ เช่น จัดหาอุปกรณ์สำนักงานเช่น ปากกา ดินสอ โต๊ะเก้าอี้, จัดเตรียมสถานที่ทำงานให้เรียบร้อย บางแห่งรวมไปถึงงานด้านจัดซื้อและพัสดุ, การต่อประกันอาคารสถานที่ยานพาหนะ, ดูแลยานพาหนะ, การรับ-ส่งเอกสาร ฯลฯ
จะเรียกว่างานพ่อบ้านหรืองานแม่บ้านของสำนักงานก็ว่าได้ครับ !
จากที่ผมสาธยายมานี้ท่านคงจะเห็นแล้วนะครับว่าเมื่อมองลักษณะงานของ HR กับงานธุรการ (บางแห่งก็จะเรียกทับศัพท์ว่างาน “Admin”) มันเป็นงานคนละตระกูลกันจริง ๆ
แล้วเหตุไฉนถึงได้นำมารวมไว้เป็นหน่วยงานเดียวกันล่ะ ? อันนี้ผมก็ไม่ทราบจริง ๆ เหมือนกัน
นี่ยังไม่รวมบางแห่งโปะงาน QC 5 ส Safety กฎหมาย ฯลฯ หรืองานอะไรที่ไม่รู้จะหาใครเป็นเจ้าภาพก็เอามาโยนมากองไว้ที่ HR ก็แล้วกัน อันนี้ยิ่งแล้วใหญ่เลยนะครับ HR ก็จะแปรสภาพเป็นพระนารายณ์สี่กรต้องรับทำหมดทุกเรื่อง หรือเป็น “ผู้รับเหมา” โดยปริยาย
แต่ปัญหาอยู่ตรงที่ว่าเมื่อนำงานทั้งสองนี้มารวมกันแล้วก็จะทำให้คนที่ต้องดูแลรับผิดชอบใน HR นั้นไม่สามารถทำงานในเรื่องของการบริหารหรือพัฒนาบุคลากรในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างที่ควรจะเป็นน่ะสิครับ
ยกตัวอย่างง่าย ๆ เช่น กำลังนั่งคิดวางแผนพัฒนาบุคลากรหรือกำลังทบทวนระบบการติดตามผลการฝึกอบรมว่าจะทำยังไงต่อไป ก็มีหน่วยงานอื่นโทรเข้ามาให้ไปช่วยดูหน่อยว่าไฟฟ้าในหน่วยงานเขาดับ หรือพอนั่งคิดวางแผนเรื่องการบริหารค่าตอบแทนว่าจะจ่ายค่าครองชีพพิเศษให้กับพนักงานอย่างไรเพราะตอนนี้เกิดภาวะน้ำมันแพงราคาสินค้าปรับขึ้นไปมากจนเริ่มมีผลกระทบกับความเป็นอยู่ของพนักงาน แต่แล้วก็ถูกขัดจังหวะโดยผู้บริหารเรียกไปชี้แจงเรื่องการปรับเปลี่ยนระบบชุมสายโทรศัพท์ของบริษัทใหม่กระทันหัน เป็นต้น
นี่ยังไม่รวมเวลาต้องมาพิจารณารายละเอียดปลีกย่อยในเรื่องต่าง ๆ ของงานธุรการอีกต่างหากนะครับ !
แล้วอย่างนี้จะเอาเวลาที่ไหนมานั่งทำงานหลักที่สำคัญหรืองานด้านการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลขององค์กรได้ล่ะครับ ?
ผมเห็นคำขวัญ สโลแกนหรู ๆ ในหลายองค์กรเช่น “บริษัทเห็นความสำคัญของทรัพยากรบุคคลว่ามีความสำคัญอย่างสูงสุด และมีนโยบายพัฒนาขีดความสามารถของบุคลการให้เป็นเลิศ.....ฯลฯ”
ซึ่งดูแล้วก็ให้รู้สึกดีว่าบริษัทนั้น ๆ เห็นความสำคัญของคนดีอยู่หรอกนะครับ แต่ถ้าพบว่าในผังองค์กร (Organization Chart) ขององค์กรนั้นยังมีชื่อ “ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและธุรการ” อยู่แล้วล่ะก็ ผมกล้าท้าพิสูจน์ได้เลยว่าเรื่องเหล่านี้คงเป็นได้แค่ความฝันที่จะพัฒนาหรือบริหารคนให้มีความเป็นเลิศสมดังปณิธานของผู้บริหาร คำขวัญนั้นก็คงเป็นเพียงคำพูดลอยลมเพื่ออวดชาวบ้านว่าบริษัทฉันเห็นความสำคัญของคน (แบบหลอก ๆ) เสียมากกว่าจริงไหมครับ ?
เพราะคนที่ทำงานในฝ่าย HR เองนั้นยังเอาตัวไม่รอดเลย เนื่องจากมัวแต่ต้องไปทำงานอะไรที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน HR เสียอย่างน้อยก็ 70-80 เปอร์เซ็นต์แล้ว ที่ผมพูดอย่างนี้เพราะผมเองก็เคยเป็นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและธุรการมาแล้ว และเคยคุยกับผู้บริหารเพื่อ “ปลดแอก” งานธุรการออกจากงานบุคคลมาแล้ว ซึ่งอาจจะโชคดีที่สามารถพูดจาทำความเข้าใจจนกระทั่งผู้บริหารยอมรับว่ามันเป็นงานคนละตระกูลจริง ๆ แล้วก็ยอมแยกงาน HR ออกจากงาน Admin
ซึ่งผมก็อยากให้ท่านที่ต้องดูแลรับผิดชอบงานด้าน HR รวมทั้งท่านที่เป็นฝ่ายบริหารได้เห็นพ้องต้องกันว่า ถ้าองค์กรของท่านอยากจะพัฒนาคนให้มีความเป็นเลิศได้ก็ควรที่จะให้ฝ่าย HR ทำงานที่ HR ควรจะต้องทำดีไหมครับ
ในขณะเดียวกันท่านที่ทำงานด้าน HR ก็ควรจะต้องแสดงความเป็นมืออาชีพในงานด้าน HR คือการสนใจใฝ่เรียนรู้ในงานที่เราต้องรับผิดชอบ และสามารถนำมาประยุกต์ใช้จนเกิดเป็นผลงานที่ฝ่ายบริหารยอมรับ มีความเป็น HR มืออาชีพอย่างจริง ๆ จัง ๆ ไม่เป็น HR แบบยุคโบราณที่ทำแต่งาน Routine ไปวัน ๆ หรืออยู่กับกองเอกสารหรือการเซ็นงานเป็นหลัก ว่าง ๆ ก็ลองหาหนังสือประเภท HR Transformation มาอ่านเพื่อจะได้เห็นแนวทางของการเป็น HR มืออาชีพในยุคใหม่ด้วยนะครับ
ขอเอาใจช่วยให้ชาว HR ได้ทำงานของตัวเองจริง ๆ จัง ๆ เสียทีนะครับ
………………………………………….
