เป็นเรื่องปกติที่ผมต้องเคยเข้าประชุมในสถานะบทบาทต่าง ๆ กัน ตั้งแต่เป็นสมาชิกในที่ประชุม, เป็นผู้สังเกตการณ์, เป็นคนเข้าไปให้ข้อมูลในที่ประชุม, เป็นเลขานุการจดรายงานการประชุมไปจนกระทั่งเป็นประธานในที่ประชุม รับรู้รับเห็นเรื่องราวในที่ประชุมทั้งเป็นทางการและไม่เป็นทางการมามากมายหลายเรื่อง
ก็เลยขอนำเอาเรื่องของการประชุมที่ผมว่าบ้งมาก
ไร้ประสิทธิภาพและเสียเวลาเปล่าจากประสบการณ์ที่เคยพบเจอมาเล่าสู่กันฟังเพื่อเป็นอุทาหรณ์และเป็นข้อคิดดังนี้ครับ
1.
ไม่มีวาระการประชุม : หลายครั้งที่พบว่าไม่มีการแจ้งวาระการประชุม
(Agenda) ให้ทราบล่วงหน้า (รวมไปถึงไม่ส่งเอกสารประกอบการประชุมให้อ่านล่วงหน้าแถมเอกสารประกอบการประชุมก็แจกกันในที่ประชุมเดี๋ยวนั้น)
แล้วประธานในที่ประชุมก็ด้นสดตั้งแต่นาทีแรกของการประชุมไปจนจบ หรือหลายครั้งคนที่เข้าประชุมอยากจะพูดอะไรก็พูด
พูดเเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับการประชุมเสียเวลาส่วนใหญ่ไปกับอะไรก็ไม่รู้แบบสูญเปล่า
ทำให้เมื่อออกมาจากห้องประชุมก็จะรู้สึกว่าก่อนและหลังการประชุมมีค่าเท่าเดิม
2.
ไม่ Focus กับวาระการประชุม : แม้จะมีวาระการประชุมก็จะเจอประธานในที่ประชุมที่ไม่
Focus กับหัวข้อการประชุม
แต่กลับไปเสียเวลาพูดเรื่องอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องลมฟ้าอากาศ, การเมือง,
เรื่องซุบซิบนินทาเม้าท์มอยคนในบริษัท ฯลฯ
ทำให้เมื่อประชุมเสร็จแล้ว
ก็ไม่รู้ว่าหัวข้อที่อยู่ในวาระการประชุมนั้น ใครจะต้องเป็นคนรับผิดชอบในเรื่องอะไรบ้าง
กำหนดทำเรื่องนี้ให้เสร็จสิ้นเมื่อไหร่ ผลลัพธ์ที่ต้องการให้เป็นรูปธรรมคือยังไง
จะวัดผลกันแบบไหน ฯลฯ
3.
ใช้การประชุมเพื่อหาคนรับผิดชอบร่วม : ผมเคยทำงานในบริษัทแห่งหนึ่งที่
MD จะเรียกประชุมผู้บริหารระดับผู้จัดการฝ่ายทุกเดือน ๆ ละ 1
ครั้ง เวลาเริ่มประชุมคือ 18.00 น.เลิกประชุมอย่างเร็วที่สุดคือเที่ยงคืน
ท่านอ่านไม่ผิดหรอกครับ
“เที่ยงคืน” บางเดือนประชุมเลิกตีสอง !!
แปลว่าผู้บริหารระดับผู้จัดการฝ่ายขึ้นไปทุกคนจะต้องเข้าประชุมและกลับดึกทุกเดือน
ๆ ละครั้ง
ถ้าบริษัทมีความจำเป็นเร่งด่วน
เป็นเรื่องคอขาดบาดตายที่จะต้องประชุมด่วนแล้วต้องอยู่ประชุมดึกดื่นเพื่อแก้ปัญหาที่หนักหนาสำหรับบริษัทอันนี้ยังพอเข้าใจได้
แต่ที่ผมเห็นคือการประชุมที่อยู่ดึก
ๆ ดื่น ๆ ทุกเดือนนี้เป็นการประชุมเพื่อให้ผู้จัดการฝ่ายทุกฝ่ายรับทราบกิจกรรมการทำงานของแต่ละฝ่ายแบบยิบย่อยลงไปถึงระดับ
Operation
ของแต่ละฝ่ายอย่างละเอียดยิบทุกเม็ดงาน
โดยให้แต่ละฝ่ายนำเสนอแผนการดำเนินงานของฝ่ายนั้น ๆ
มาเข้าที่ประชุมฝ่ายบริหารเพื่อขออนุมัติ
โดยที่ผู้จัดการฝ่ายต้นเรื่องจะต้องเล่าท้าวความเหตุผลความจำเป็น ฯลฯ
ในขณะที่ผู้จัดการฝ่ายอื่น ๆ ก็นั่ง Blank เพราะไม่ใช่งานของตัวเองก็ไม่รู้จะไปเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยยังไงก็เลยได้แต่นั่งฟังไปเรื่อย
ๆ
ที่พีคคือสุดท้ายคนอนุมัติหรือไม่อนุมัติคือ
MD
เพียงคนเดียวโดยอ้างมติของฝ่ายบริหารทั้งบริษัทว่าเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยกับแผนนั้น
ๆ
การประชุมแบบนี้จะว่าไปก็คือ
MD อยากจะหาคนมาร่วมรับผิดชอบเวลาที่บอร์ดเขาถามลงมาว่าคุณอนุมัติเรื่องนั้นเรื่องนี้ไปได้ยังไง
แกก็จะอ้างได้ว่าเป็นมติของฝ่ายบริหารทุกคน
ก็เท่านั้นเองครับ
ผมคุยกับผู้จัดการฝ่ายทุกฝ่ายแล้วก็ไม่มีใครเห็นด้วยและไม่มีใครอยากเข้าประชุมเลยนะครับ
เพราะมองว่าเสียเวลาและไม่มีประโยชน์ เพียงแค่ให้แต่ละฝ่ายเสนอแผนงานไปที่ MD แล้ว
MD ก็พิจารณาว่าเห็นด้วยหรือไม่ก็จบแล้ว
ไม่ต้องเสียเวลามาประชุมกันแบบจุกจิกยิบย่อยทุกเดือนแบบนี้ แต่ก็ไม่มีใครกล้าไปบอกกับ
MD
ในฐานะที่เป็นผู้บริหารเข้าไปใหม่และต้องดูแลงาน
HR ผมเลยหาเวลาไปนั่งคุยกับ MD บริษัทนี้ด้วยเหตุด้วยผล
และเสนอว่าทำตาม Flow ปกติตามอำนาจของ MD จะดีกว่าไหมแทนที่จะต้องมาเสียเวลาจัดประชุมกันแบบนี้ทุกเดือนซึ่งไม่ได้มี
Productive อะไรให้กับบริษัท
แต่แกก็ยังยืนยันที่จะให้มีการประชุมแบบนี้ต่อไป
แกอ้างว่าอยากจะให้ผู้จัดการฝ่ายต่าง ๆ รู้งานของฝ่ายอื่น ๆ อย่างละเอียด แกพูดคำเดียวว่า
“พี่จะเอาแบบนี้” บริษัทนั้นก็เลยยังคงต้องมีการประชุมของผู้บริหารแบบสูญเปล่าเดือนละครั้งกันต่อไปครับ
4.
ไม่ได้มุ่งผลลัพธ์ แต่มุ่งสนอง Need ของประธาน : นี่ก็เป็นการประชุมที่ไม่เกิดมรรคเกิดผลอีกแบบหนึ่ง
คือการจัดประชุมเพราะ MD อยากให้ผู้บริหารมาทำงานเช้าเพราะมีเสียงจากพนักงานเข้าหู
MD ว่าบรรดาผู้จัดการฝ่ายมาสายกว่าลูกน้อง MD ก็เลยกำหนดให้มีการประชุมที่เรียกว่า Morning Brief ทุกวันเวลา
8.00-8.30 น.(เวลาเข้างาน 8.30-17.00 น.)
และแน่นอนว่าทุกวันที่ประชุม
Morning
Brief ก็ไม่มีวาระการประชุม
เหมือนการเปิดสภากาแฟของผู้บริหารตอนเช้าที่พูดเรื่องสัพเพเหระ รถติด น้ำท่วม
การเมือง ฯลฯ ไปทุกเช้าเหตุผลที่จัด Morning Brief ก็แค่อยากจะให้ผู้จัดการฝ่ายมาทำงานเช้าก็แค่นั้นแหละครับ
และสิ่งแน่นอนอีกอย่างหนึ่งก็คือคนที่ยังมาสายก็มาสายอยู่เหมือนเดิมโดย MD ก็ไม่ได้ว่ากล่าวตักเตือนอะไรกับคนที่มาสาย
อีกกรณีหนึ่งคือหัวหน้าที่มีค่านิยมว่าคนกลับดึกคือทุ่มเท
ก็จะเรียกประชุมลูกน้องตอนใกล้ ๆ จะเลิกงาน แล้วลากยาวไปอีกสัก 1-2 ชั่วโมง
เพราะแค่ไม่อยากให้ลูกน้องกลับบ้านเร็วซึ่งแน่นอนว่าจะเป็นการประชุมที่ไม่มีวาระการประชุม
ไม่มีบทสรุปว่าการประชุมนั้น ๆ ใครจะต้องรับผิดชอบทำอะไร เมื่อไหร่ ยังไง
ซึ่งหัวหน้าก็มักจะเรียกลูกน้องในหน่วยงานประชุมแบบนี้เป็นระยะตามแต่ใจหัวหน้าว่าจะเรียกเมื่อไรไหร่
ถ้าใครไม่เข้าประชุมบ่อย ๆ ก็จะมีผลกับการประเมินขึ้นเงินเดือนหรือโบนัสตอนสิ้นปี
5.
ไม่มีรายงานการประชุม : อันนี้ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่มักจะเจอก็คือพอประชุมเสร็จไม่มีเลขาที่ประชุมหรือไม่มีคนจดรายงานการประชุม
ก็เลยไม่มีการติดตามผลการประชุมทำให้การประชุมครั้งนั้น ๆ เสียเวลาแบบสูญเปล่า
ซึ่งการประชุมตามข้อ 3 นี่ก็แน่นอนว่าเป็นเรื่องหนึ่งที่ไม่เคยมีรายงานการประชุมครับ
6.
ประธานไม่ควบคุมเวลาการประชุม : อันนี้ก็เป็นอีกปัญหาหนึ่งที่เจอบ่อย
คือคนที่เป็นประธานในที่ประชุมที่ชอบพูดนอกวาระ
หรือปล่อยให้สมาชิกในที่ประชุมพูดนอกประเด็นแบบสัพเพเหระเรื่อยเปื่อยโดยไม่มีการพูดตัดบทให้เข้าประเด็นตามวาระการประชุม
ทำให้การประชุมเยิ่นเย้อยืดย้วย
กว่าจะเข้าประเด็นตามวาระการประชุมจะเสียเวลาในช่วงแรก ๆ ไป 1-2 ชั่วโมง
พอเวลาผ่านเลยเข้าชั่วโมงที่สามก็ใกล้เที่ยง
หรือใกล้เลิกงานหรือค่ำมากแล้ว (ถ้าเป็นการประชุมช่วงบ่าย)
ก็จะเร่งวาระการประชุมแบบรวบรัด ทำให้เรื่องสำคัญ ๆ ที่อยู่ในวาระการประชุมท้าย ๆ
ถูกสรุปแบบรีบร้อนและทำให้เกิดปัญหาในการปฏิบัติ
ความคิดเห็นส่วนตัวของผม
ผมว่าการประชุมที่ดีที่ยังทำให้คนยังมีสมาธิในการคิดที่ Fresh ยังสามารถ Focus กับวาระการประชุม และยังมีตัดสินใจที่ดีนั้นไม่ควรมากเกินกว่า
2 ชั่วโมง
ถ้าประชุมเกินกว่า
2
ชั่วโมงขึ้นไปแล้วสมองจะเริ่มล้าและไม่ Focus กับเรื่องที่ประชุมแล้วล่ะครับ
นี่แหละครับประสบการณ์การประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพและเสียเวลาเปล่าที่ผมเคยเจอมาคัดเอาเฉพาะเรื่องเป็นปัญหาที่เจอบ่อย
ๆ
เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้ก็หวังว่าคงจะเป็นประโยชน์สำหรับท่านที่จะต้องทำหน้าที่ประธานในที่ประชุมเพื่อปรับปรุงการประชุมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนะครับ
