ย้อนหลังกลับไปกว่า
35 ปีที่แล้วตอนที่ผมยังทำงานอยู่ธนาคารไทยพาณิชย์ คนที่ทำงาน HR ของแบงค์ในยุคนั้นจะรู้จักงานของผมที่ถือว่าเป็นผลงานชิ้นโบว์แดงชิ้นหนึ่งที่ภูมิใจมากในการทำงาน
คือผมจะเป็นคนที่เขียนโปรแกรมสร้างระบบงานด้านทรัพยากรบุคคล
หรือยุคนี้อาจจะเรียกว่า HRIS (Human Resource Information System) ด้วยซอฟแวร์ตัวหนึ่งที่เรียกว่า “dBASEII” (ซึ่งในเวลาต่อมาก็พัฒนามาเป็น
dBASEIII และ FoxPro) และนำข้อมูลของพนักงานทั้งธนาคารประมาณหนึ่งหมื่นคนในขณะนั้นเข้าไปเก็บไว้ในเครื่อง
PC (Personal Computer) ของฝ่ายการพนักงาน
ระบบงาน
HR แบบเดิมจะเก็บไว้เป็นแฟ้มรายบุคคลที่เก็บอยู่ในตู้เหล็กสี่ลิ้นชัก
เวลาจะมีการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง, โยกย้าย, ค้นหาคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสม,
ประวัติการฝึกอบรม ฯลฯ จะต้องใช้แรงงานคนไปค้นหาข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งใช้เวลาเยอะมาก กว่าจะได้ข้อมูลที่ฝ่ายบริหารต้องการ
นี่ยังไม่รวมการ Update ข้อมูลที่จะต้องมีคนพิมพ์หรือเขียนเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแฟ้มกระดาษเหล่านั้นซึ่งต้องใช้เวลานาน
เสียเวลา และที่สำคัญคือมีต้นทุนในการดำเนินการเหล่านี้สูงมาก
แต่พอผมสร้างระบบงาน
HR (บนเครื่อง IBM PC รุ่น XT ที่มี
Harddisk 20MB บนระบบปฏิบัติการ DOS (Disk Operating
System) และใช้ซอฟแวร์ dBASEII)
โดยนำข้อมูลของพนักงานทั้งหมดเข้าไปในเครื่อง PC ทำให้เกิดความเปลี่ยนแปลงในการทำงานของฝ่ายการพนักงานอย่างมากจากเดิมที่ต้องยุ่งวุ่นวายกับงานกระดาษ
เอกสารที่มีต้นทุนสูงมากในแทบทุกด้าน ทำให้การทำงานรวดเร็วขึ้นอย่างมากในการค้นหาข้อมูล,
การออกรายงานแบบ On demand ของฝ่ายบริหารหรือหน่วยงานที่ขอข้อมูลมา
และลดต้นทุนในเรื่องกระดาษลงได้มาก นี่ยังไม่รวมการใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูลพนักงานในการทำระบบงบประมาณที่เกี่ยวข้องกับ
Staff cost ได้อย่างรวดเร็วซึ่งเดิมจะต้องมานั่งเคาะเครื่องคิดเลขซึ่งทำให้เสียเวลาอย่างมาก
จากที่เล่ามานี้ผมจึงมีความเห็นส่วนตัวว่า
HR ควรจะต้องปรับเปลี่ยนการทำงานจากเดิมที่ยุ่งวุ่นวายกับระบบแฟ้ม,
ระบบกระดาษ, เปลืองกำลังคน และเสียเวลา+ต้นทุนในการทำงานแบบซ้ำ
ๆ มาเป็นระบบงาน HR ยุค 4.0 คือยุคใหม่ได้แล้วนะครับ
หรือพูดให้เข้าใจง่ายคือ
HR ควรนำระบบสารสนเทศเข้ามาช่วยลดงาน Paper work ลง
(ซึ่งจะทำให้ต้นทุนลดลงไปด้วย) แล้วเอาเวลาไปทำงานที่สำคัญกว่าเช่นงานวางแผนพัฒนาบุคลากร,
บริหารค่าตอบแทน, สรรหาคัดเลือกคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้ามาทำงาน ฯลฯ
จะดีกว่ามาเสียเวลาไปกับการทำงานแบบเดิม ๆ ครับ
ถ้าบริษัทของท่านมีตังค์หน่อยก็อาจจะของบฝ่ายบริหารซื้อซอฟแวร์มาใช้
หรือถ้างบน้อยก็อาจจะต้องหาน้อง ๆ รุ่นใหม่ ๆ ที่เข้ามาทำงาน HR ที่พอจะมีพื้นฐาน
Excel แล้วก็ส่งน้อง ๆ ไปเรียน Excel ขั้น
Advance ให้มากขึ้นแล้วก็มอบหมายให้น้องเขาสร้างระบบงาน HR
ซึ่งความสามารถของ Excel ในปัจจุบันทำงานด้านนี้ได้อย่างสบายเลยครับ
สิ่งสำคัญก็คือความคิดที่จะริเริ่มสร้างระบบงาน
HRIS
ในองค์กรของท่านนั่นแหละ
ถ้าไม่คิดเริ่มที่จะทำหรือถ้าคิดว่าทำไม่ได้
ระบบใด ๆ ก็คงเกิดขึ้นไม่ได้หรอกนะครับ
แล้วท่านจะพบว่าระบบงาน
HRIS จะช่วยให้ท่านทำงานได้อย่างมีมูลค่าเพิ่มขึ้นอีกเยอะเลยครับ
…………………………….
