เรื่องที่จะนำมาคุยกันในวันนี้ก็เป็นเรื่องที่ยังพบเห็นได้ตามบริษัททั่วไปอยู่จนบางครั้งกลายเป็นความเข้าใจที่ผิด
ๆ และทำต่อ ๆ กันมานานจนกระทั่งถึงทุกวันนี้
คือการตั้ง
“ฝ่ายบุคคลและธุรการ” ขึ้นมายังไงล่ะครับ !!
ผมก็ไม่ทราบที่มานะครับว่าใครเป็นคนต้นคิดคนแรก และทำไมถึงได้นำงานสองงานที่มีความแตกต่างกันอย่างนี้มาไว้อยู่ในกลุ่มงานเดียวกันหรือเป็นฝ่ายเดียวกัน
แต่เข้าใจว่าคนต้นคิดคงคิดว่าสองงานนี้คงจะทำงานเหมือนกันละมั๊ง
ตัวผมเองในฐานะที่เคยดูแลทั้งงานบุคคลและธุรการในบริษัทที่ยังจับเอาสองงานนี้มาไว้ด้วยกันมาแล้วก็เลยอยากจะขอแยกแยะงานทั้งสองงานนี้ให้ชัดเจนคือ
1.
งานธุรการ
จะเป็นงานที่ดูแลรับผิดชอบในลักษณะคล้าย ๆ พ่อบ้านแม่บ้านของบริษัทที่ต้องคอยให้บริการหน่วยงานต่าง
ๆ เช่น น้ำไม่ไหล ไฟดับ โทรศัพท์เสีย เคลียร์กับซัพพลายเออร์ เจอกับงานจัดซื้อ เป็นมือพิฆาตกำจัดแมลง
จัดแจงเรื่องยานพาหนะ ดูแลกะทำงานรปภ. ต่อประกันภัยทรัพย์สิน ฟินกับการดูแลสนามหญ้าและต้นไม้ทั้งในและนอกอาคาร
ดูแลงานแม่บ้าน รวมไปถึงที่จอดรถทั้งหมดไปยันกระดาษทิชชู่ในห้องน้ำ ฯลฯ
2.
งานบุคคล (หรือปัจจุบันก็จะเรียกให้หรู
ๆ ว่า HR
หรือ Human Resource) เป็นงานที่ต้องดูแลรับผิดชอบดังนี้
2.1
ดูแลกระบวนการสรรหาว่าจ้างคัดเลือกผู้สมัครงาน
(ทั้งที่จบใหม่และที่มีประสบการณ์ทำงานแล้ว)
ให้มีคุณสมบัติและขีดความสามารถที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานตรงตามที่หน่วยงานแจ้งมา
รวมไปถึงการดูแลความถูกต้องของสัญญาจ้างงานประเภทต่าง ๆ, Outsource, การทดลองงาน, การติดตามผลการประเมินจากหน่วยงานต่าง ๆ ว่าจะผ่านทดลองงานหรือไม่
ฯลฯ
2.2
ดูแลระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน
โดยต้องหาระบบและวิธีการประเมินผลการปฏิบัติงานที่สะท้อนผลงานจริง
เพื่อให้เกิดความเป็นธรรมกับผู้ปฏิบัติงานที่มีผลงานดีอย่างเป็นรูปธรรมที่ไม่ใช่การประเมินผลงานแบบ
“จิตสัมผัส” จากหัวหน้างานโดยใช้แบบประเมินผลแบบเดิม ๆ ซึ่ง HR จะต้องทำความเข้าใจกับทั้งฝ่ายบริหารและพนักงานในการประเมินผลงานแบบมีตัวชี้วัดมาใช้เพื่อจะได้นำไปต่อยอดในเรื่องของการค้นหาและพัฒนาคนดีคนเก่ง
(Talent Management) ในองค์กรรวมไปถึงการให้คุณให้โทษตามผลงานโดยมีข้อมูลข้อเท็จจริง
2.3
จัดให้มีโครงสร้างเงินเดือนที่เสมอภาคและเป็นธรรม
และสามารถแข่งขันกับตลาดแข่งขันได้
รวมถึงมีความรู้และประสบการณ์ในการบริหารค่าตอบแทนเพื่อจะได้นำมาใช้ในการบริหารค่าตอบแทนอย่างถูกต้อง
เพื่อลดปัญหาความไม่พึงพอใจในเรื่องค่าตอบแทนของพนักงาน
และสามารถตอบข้อซักถามในเรื่องค่าตอบแทนจากทั้งฝ่ายบริหารและพนักงานอย่างมีหลักการมีเหตุมีผล
เพื่อจะได้รักษาคนในและจูงใจคนนอกให้อยากมาทำงานกับเรา
2.4
สร้างระบบการพัฒนาพนักงานที่ไม่ใช่การจัดการฝึกอบรมไปแต่ละปีโดยไม่เกิดมรรคเกิดผลอะไรที่เห็นพัฒนาการของพนักงานอย่างเป็นรูปธรรม
แถมยังทำให้บริษัทต้องมาจ่ายเงินค่าฝึกอบรมไปในแต่ละปีอย่างสูญเปล่า
โดยจัดการฝึกอบรมเหมือนการแก้บนไปปี ๆ หนึ่ง ดังนั้น HR ยุคใหม่จึงต้องเข้าใจเรื่องของ Competency, Training &
Development Roadmap, IDP (Individual Development Plan) รวมไปถึงการพัฒนาคนดีคนเก่งในองค์กร
(Talent Management) และสามารถนำเรื่องเหล่านี้มาแปลงสู่ภาคปฏิบัติ
(Implementation) ได้อย่างเป็นรูปธรรมได้จริงอีกด้วยนะครับ
2.5
สร้างแรงงานสัมพันธ์ที่ดีให้เกิดขึ้นในองค์กร
โดยจะต้องทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาให้คำแนะนำในเรื่องกฎหมายแรงงานอย่างถูกต้องทั้งกับฝ่ายบริหาร,
Line
Manager รวมไปจนถึงระดับพนักงานรากหญ้าให้บริษัท ดังนั้น HR จึงต้องมีความรู้ในเรื่องกฎหมายแรงงานให้เยอะ ๆ หน่อย หมั่น Update
ติดตามแนวคำพิพากษาศาลฎีกาในคดีแรงงานเป็นระยะ
จะได้รู้ลึกรู้จริงให้คำแนะนำชาวบ้านเขาได้ถูกต้อง ทำให้เขาเกิดความเชื่อถือในตัว HR
รวมถึงการเป็นกาวใจคอยประสานความเข้าใจที่ดีระหว่างฝ่ายบริหารกับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ
2.6
ทั้ง 5 ข้อที่ผมพูดมาข้างต้นนั้น
HR ยุคใหม่จะต้องมีหัวทาง IT (Information
Technology) คือจะต้องนำทั้งหมดมาเข้าระบบ HRIS
(Human Resource Information System) คือรู้จักนำเอาซอฟแวร์คอมพิวเตอร์มาช่วยในการเก็บข้อมูล,
ประมวลผลและรายงานข้อมูลอย่างเป็นระบบ, ระบบประเมินต่าง ๆ
ฯลฯ ไม่ใช่อยู่บนระบบงานเอกสารแบบเดิม ๆ
จากที่ผมอธิบายมาข้างต้นนี้
ผมเชื่อว่าท่านที่เป็นผู้บริหารโดยเฉพาะคนที่เป็น MD หรือ CEO น่าจะมีความเข้าใจในความแตกต่างระหว่างงาน
HR กับงานธุรการอย่างชัดเจนแล้วนะครับ
เมื่อเข้าใจตามนี้แล้วผมคิดว่าถึงเวลาแล้วล่ะครับที่
MD
หรือ CEO ควรจะต้องแยกงาน HR ออกจากงานธุรการ เพื่อให้ HR ทำงานในงานที่เขาควรจะต้องทำให้ดีเสียก่อน
เพราะทุกวันนี้ถ้าต้องไปทำงานธุรการด้วย ผมบอกได้เลยว่าเวลาส่วนใหญ่ 70-80 เปอร์เซ็นต์จะหมดไปกับงานธุรการจนทำให้ไม่สามารถมาทำงาน HR ให้ดีขึ้นได้หรอกครับ
ดังนั้น
ถ้าบริษัทไหนเห็นความสำคัญในเรื่องของบุคลากรจริง ต้องการจะพัฒนาคนในองค์กรให้มีความรู้ความสามารถและเติบโตไปกับองค์กรได้ในอนาคตแล้วล่ะก็
จำเป็น “จะต้อง” แยกงาน HR ออกมาจากงานธุรการให้ไวเลยนะครับ ไม่ใช่ให้ HR ไปรับผิดชอบทั้งงานธุรการ,
5ส.,Safety, Kaizen ฯลฯ
ท่านเคยเห็นทีมฟุตบอลทีมไหนที่ให้คนที่ทำหน้าที่ผู้รักษาประตูไปรับผิดชอบเป็นทั้งแบ็คซ้าย,
แบ็คขวา, เซ็นเตอร์ฮาร์ฟ ฯลฯ แล้วผู้รักษาประตูได้รางวัลผู้เล่นดีเด่น
หรือทำให้ทีมนั้นชนะบ้างไหมล่ะครับ
ฉันใดก็ฉันนั้น....
ถ้าบริษัทของท่านอยากชนะในเรื่องคน ต้องการให้คนในองค์กรมีขีดความสามารถในการแข่งขันได้
ก็ควรจะปล่อยให้ HR ได้ทำงานในความรับผิดชอบของเขาให้ดีเสียก่อนจะดีกว่าไหมครับ ?
……………………………………..
