เราจะนำ Competency มาใช้ในการสรรหาคัดเลือกบุคลากรได้อย่างไร ? (ปรับปรุงใหม่)

            เมื่อพูดถึงคำว่า “Competency” แล้วผมเชื่อว่าท่านคงจะได้ยินและคุ้นกับคำ ๆ นี้เป็นอย่างดีแล้วนะครับ หากองค์กรของท่านมีการพัฒนาระบบ Competency ขึ้นมาแล้วผมเชื่อว่าท่านคงจะนำ Competency มาใช้ประโยชน์เพื่อสรรหาและคัดเลือกผู้สมัครงานให้มีความสามารถเหมาะตรงกับตำแหน่งงาน หรือที่เรียกกันว่า Competency Base Interview (CBI) กันบ้างแล้วใช่ไหมครับ ?

            แต่ถ้าบริษัทของท่านมีระบบ Competency แล้วแต่ยังไม่รู้จะเอามาใช้ในการสรรหาคัดเลือกผู้สมัครงาน จะทำยังไงล่ะ ?

            วันนี้ผมขอแนะวิธีการนำ Competency มาใช้ในการสัมภาษณ์ (CBI) แบบง่าย ๆ ทำได้ดังนี้ครับ....             

           1. ดูว่าตำแหน่งงานนั้น ๆ ต้องการ Competency อะไรบ้าง : โดยการนำตำแหน่งงานที่ต้องการหาคนมาทดแทนขึ้นมาดูว่าในตำแหน่งนั้นต้องการ Competency อะไรบ้าง ยกตัวอย่างเช่น ตำแหน่งเจ้าหน้าที่บุคคล ต้องการ Competency ดังนี้

-          ความรู้กฎหมายแรงงาน

-          ทักษะการสัมภาษณ์

-          มนุษยสัมพันธ์

          2. นำ Competency ตามข้อ 1 มาดูนิยามระดับความสามารถ (Proficiency Level –PL) : ว่าแต่ละตัวเราต้องการขีดความสามารถในแต่ละระดับ (PL) อย่างไร แล้วตั้งคำถามเพื่อดูว่าผู้สมัครงานมีขีดความสามารถในระดับนั้น ๆ มาก-น้อยแค่ไหน ซึ่งผมจะยกตัวอย่าง Competency มาเพียง 1 ตัว (คือความรู้กฎหมายแรงงาน) โดยมีตัวอย่างนิยาม PL  และตัวอย่างคำถามอย่างง่าย ๆ พอทำให้ท่านได้ไอเดียดังนี้นะครับ

ตัวอย่าง Competency : ความรู้กฎหมายแรงงาน

          3. ตั้งคำถามมาล่วงหน้า (Structured Interview) และใช้คำถามนี้กับผู้สมัครงานแบบเดียวกัน โดยมีเป้าหมายของแต่ละคำถามที่ชัดเจน : จากตัวอย่างตามข้อ 2 เราควรจะต้องมีเป้าหมายของแต่ละคำถามที่ชัดเจนว่าถ้าหากผู้สมัครงานในตำแหน่งนี้รายใดตอบอย่างนี้ถึงจะเหมาะกับตำแหน่งนี้ แต่ถ้าตอบไม่เข้าเป้าหมายก็น่าจะไม่เหมาะกับตำแหน่งนี้ 

           เช่นจากตัวอย่างในข้อ 2 ผมยกมาก็คือ ถ้าผู้สมัครงานคนไหนตอบผิด (หรือตอบไม่ได้) ในคำถามดังกล่าวก็อาจจะไม่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนี้ เพราะต้องการคนที่มีขีดความสามารถในเรื่องกฎหมายแรงงานอย่างที่ได้นิยามเอาไว้ ส่วนผู้สมัครงานคนไหนตอบได้ถูกต้องก็น่าจะเป็นผู้สมัครที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนี้เพราะมี Competency ในเรื่องความรู้กฎหมายแรงงานอย่างที่เราต้องการ เป็นต้น

            สำหรับ Competency ตัวอื่น ๆ ก็ใช้วิธีการตั้งคำถามโดยมีเป้าหมายของคำตอบที่ชัดเจนในลักษณะเดียวกับตัวอย่างที่ผมให้ไว้ตามตามข้อ 2

          4. ต้องใช้หลัก Structured Interview เสมอ : ท่านจะเห็นได้ว่าวิธีการแบบนี้ จะช่วยทำให้คนที่ทำหน้าที่เป็นกรรมการสัมภาษณ์มีหลักในการคัดเลือกคนที่มีขีดความสามารถ (มี Competency) ได้ตรงตามตำแหน่งงานและเป็นไปตามที่องค์กรต้องการ จะดีกว่าการสัมภาษณ์แบบไม่ได้เตรียมคำถามอะไรมาล่วงหน้าหรือที่เรียกกันว่าใช้วิธีการสัมภาษณ์แบบ “Unstructured Interview” ซึ่งผมมักจะเรียกว่าเป็นการสัมภาษณ์แบบใช้ความรู้สึกหรือสัญชาตญาณมากกว่าการใช้เหตุและผลในการคัดเลือกคน ซึ่งกรรมการสัมภาษณ์มักจะใช้อคติส่วนตัวทำให้ตัดสินใจรับคนผิดพลาดได้ง่าย ๆ ทำให้ไม่ได้คนที่ “ใช่” เข้ามาทำงานในองค์กร

ดังนั้นถ้ากรรมการสัมภาษณ์คนใดหรือองค์กรใดยังคงใช้วิธีการสัมภาษณ์แบบ Unstructured Interview หรือการสัมภาษณ์แบบสะเปะสะปะไม่เตรียมตัวมาอย่างนี้แล้วก็มักจะเจอปัญหาในอนาคตก็คือเมื่อรับผู้สมัครเข้ามาทำงานแล้วพบว่าทำงานไม่ได้เหมือนที่ฝอยไว้ตอนสัมภาษณ์, ผู้สมัครไม่ผ่านทดลองงาน, อยู่ไปอยู่ไปก็แสดงพฤติกรรมที่ก่อปัญหาต่าง ๆ กับองค์กร ฯลฯ ก็เพราะกรรมการสัมภาษณ์ขาดทักษะในการสัมภาษณ์ ซึ่งหนึ่งในเรื่องของการขาดทักษะการสัมภาษณ์ก็คือไม่ได้ใช้หลักการสัมภาษณ์แบบ Structured Interview ตาม Competency

            เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้แล้ว....ท่านเริ่มเห็นความสำคัญของ Competency Base Interview (CBI) และคิดจะปรับปรุงวิธีการสัมภาษณ์ในองค์กรของท่านเพื่อให้ได้คนที่ “ใช่” บ้างแล้วหรือยังล่ะครับ ??

………………………………………..