เมื่อคนเรามาทำงานร่วมกันก็ย่อมต้องมีกฎ
กติกา มารยาท ในการทำงานร่วมกันซึ่งในแต่ละองค์กรก็จะต้องมีข้อบังคับหรือกฎระเบียบในการทำงานเป็นแนวทางให้พนักงานปฏิบัติตาม
เพื่อให้เกิดความราบรื่นในการทำงานร่วมกัน ก็คงคล้าย ๆ
กับบ้านเมืองก็ต้องมีกฎหมายนั่นแหละครับ
แต่คนทุกคนจะประพฤติปฏิบัติตัวเหมือนกันทั้งหมดก็คงเป็นไปไม่ได้หรอกนะครับ
ในคนหมู่มากก็จะมีคนที่ทำตัวอยู่นอกกฎ กติกา
ไปมากบ้างน้อยบ้างขึ้นกับพฤติกรรมของแต่ละคน
ซึ่งแน่นอนว่าหากการประพฤติปฏิบัติตัวที่ละเมิดหรือฝ่าฝืนกฎระเบียบขององค์กรจนยอมรับไม่ได้
ก็จะต้องมีการ “ตักเตือน” กัน
ประเภทของการตักเตือน
โดยวิธีปฏิบัติทั่ว
ๆ ไปเรามักจะใช้วิธีตักเตือนพนักงานที่ทำความผิด 2 วิธีหลัก ๆ คือ
1. ตักเตือนด้วยวาจา
2. ตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร
ในองค์กรของท่านก็คงจะมีแนวปฏิบัติคล้าย
ๆ กันเช่นนี้ใช่ไหมครับ ?
โดยกรรมวิธีในการตักเตือนด้วยวาจาส่วนใหญ่
หัวหน้างานของพนักงานคนนั้น ๆ (ที่ทำความผิด) ก็จะเชิญ (หรือเรียก) พนักงานมาพบในที่เฉพาะและตักเตือนให้พนักงานรู้ว่าได้กระทำความผิดใดไปบ้าง
และทำให้เกิดความเสียหาย หรือมีผลต่อหน่วยงานหรือองค์กรอย่างไร
มีหัวหน้างานหลายคนที่ว่ากล่าวตักเตือนพนักงานต่อหน้าเพื่อนพนักงาน
หรือว่ากล่าวในที่สาธารณะ(ภายในองค์กร) และหลายครั้งที่การว่ากล่าวนั้นแฝงด้วยอารมณ์โมโหเข้าไปด้วย
ซึ่งในเรื่องนี้เป็นเรื่องที่หัวหน้างานพึงระมัดระวังนะครับ
เพราะถึงแม้ว่าพนักงานที่ทำความผิดนั้นจะทำผิดจริง
แต่การว่ากล่าวกันในที่สาธารณะและให้คนที่ไม่เกี่ยวข้องได้ฟังได้ยินไปด้วยน่ะ
ไม่ใช่เรื่องดีและทำให้เกิดแรงงานสัมพันธ์ที่ดีนักนะครับ
ลองคิดกลับกันดูว่าถ้าหัวหน้างานคนนั้น
ถูกหัวหน้าที่เหนือขึ้นไปทำอย่างนั้นบ้าง เขาจะรู้สึกอย่างไร ?
บ่อยครั้งที่การว่ากล่าวตักเตือนไม่เป็นผลก็เพราะลักษณะที่ผมบอกมานี้แหละครับ
คือแทนที่พนักงานจะยอมรับผิด กลับทำให้พนักงานเกิดทิฐิ
เกิดทัศนคติที่ไม่ดีต่อหัวหน้า ยิ่งถ้าความผิดนั้นไม่ได้ร้ายแรงอะไร
แต่หัวหน้างานใช้อารมณ์ที่เกินกว่าเหตุดุด่าว่ากล่าวไปแรง ๆ แล้ว
พนักงานคนนั้นก็จะได้รับความเห็นใจจากเพื่อน ๆ ที่ฟังอยู่ด้วยไปเสียอีก
ซึ่งผลสะท้อนกลับมาที่หัวหน้างานว่า
“ใช้อารมณ์ในการทำงานกับลูกน้อง” ได้เหมือนกันนะครับ
แทนที่ลูกน้องจะสำนึกผิด
กลับได้รับความเห็นใจจากเพื่อน ๆ รอบข้างไปเสียนี่
ทางที่ดีก็ว่ากล่าวตักเตือนกันในที่เฉพาะระหว่างหัวหน้างานกับพนักงานที่ทำความผิดจะดีกว่าครับ
การเตือนด้วยลายลักษณ์อักษร
คราวนี้ผมขอพูดเจาะจงในเรื่องการตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรนะครับ
ซึ่งการเตือนแบบนี้โดยทั่ว ๆ
ไปมักจะเป็นการเตือนที่ผ่านการเตือนด้วยวาจามาก่อนหน้านี้แล้ว
แต่พนักงานก็ยังทำความผิดซ้ำเดิม เช่น การมาทำงานสาย,การขาดงาน เป็นต้น
เมื่อมาถึงขั้นของการเตือนเป็นหนังสือตักเตือน
หรือเป็นลายลักษณ์อักษรแล้วเราจะต้องมาทำความเข้าใจให้ตรงกันก่อนนะครับว่า
หนังสือตักเตือนที่ถูกต้องเป็นอย่างไร
ท่านลองพิจารณาสิครับว่าข้างล่างนี้เป็นหนังสือตักเตือนที่ถูกต้องหรือไม่
?
วันที่.............................................
เรื่อง ตักเตือน
เรียน คุณ.....................................
เนื่องจากท่านขาดงานโดยลาป่วยและลากิจหลายครั้ง
ตั้งแต่วันที่15 พค.56 ที่ผ่านมาจนถึงปัจจุบัน บริษัทขอแจ้งให้ท่านทราบว่าการกระทำดังกล่าวเป็นการไม่สมควร
และบริษัทหวังเป็นอย่างยิ่งว่าท่านจะไม่ขาดงานในลักษณะดังกล่าวอีก
จึงแจ้งมาเพื่อทราบ
………………...
(นายมั่น หวังดี)
ผู้จัดการฝ่าย…...
ใครว่าหนังสือนี้เป็นหนังสือตักเตือนบ้างครับ
?
ถ้าหากหัวหน้าบอกว่านี่เป็นหนังสือเตือนล่ะก็
พอหนังสือฉบับนี้ไปถึงศาลแรงงาน หนังสือฉบับนี้ก็จะไม่ใช่หนังสือตักเตือนที่ถูกต้อง
เพราะยังขาดข้อความอะไรบางอย่างไป ทำให้หนังสือตักเตือนฉบับนี้ไม่สมบูรณ์น่ะสิครับ
“แล้วหนังสือตักเตือนที่ถูกต้องจะมีข้อความอย่างไรล่ะ
?”
ผมทายว่าท่านจะต้องถามคำถามนี้ใช่ไหมครับ เลยขอเล่าสู่กันฟังดังนี้
ข้อความที่พึงมีในหนังสือตักเตือน
1. วัน เดือน ปี
ที่ออกหนังสือตักเตือน (อาจเป็นวันเดียวกับวันที่พนักงานทำความผิดนั้น)
2. สถานที่ที่ออกหนังสือตักเตือน
(โดยทั่วไปใช้หัวกระดาษของบริษัท)
3. ข้อเท็จจริงโดยย่อเกี่ยวกับการกระทำความผิด
หรือการฝ่าฝืนระเบียบของบริษัท โดย บอกถึง วัน เดือน ปี สถานที่ ที่กระทำความผิดหรือฝ่าฝืน
4. ข้ออ้างที่ระบุว่าการกระทำความผิดนั้น
ฝ่าฝืนระเบียบข้อบังคับข้อใดของบริษัท หรือฝ่าฝืนคำสั่งของบริษัทในเรื่องใด ข้อใด
หากความผิดนั้นไม่มีอยู่ในระเบียบข้อบังคับของบริษัทก็ไม่ต้องอ้างถึงข้อใดให้คลุมเครือวุ่นวายไปนะครับ
ก็ระบุความผิดนั้นไปตรง ๆ เลย
5. ข้อความที่มีลักษณะเป็นการตักเตือน
โดยอาจจะเป็นคำแนะนำ ห้ามปรามไม่ให้กระทำการฝ่าฝืนอีกต่อไป
ถ้าหากฝ่าฝืนหรือทำความผิดอีก บริษัทจะมีบทลงโทษในครั้งต่อไปเป็นอย่างไร
6. ลายมือชื่อของผู้บังคับบัญชาผู้ออกหนังสือตักเตือน
ซึ่งจะต้องมีช่องลงลายมือชื่อไว้สำหรับพยานที่จะต้องร่วมลงนามเมื่อเรียกพนักงานที่ทำความผิดมาตักเตือนต่อหน้าพยานด้วยนะครับ
เอาล่ะครับคราวนี้ผมขอยกตัวอย่างหนังสือตักเตือนกรณีพนักงาน
กระทำความผิดมาเพื่อประกอบความเข้าใจของท่านดังนี้
บริษัท...........................................
วันที่
.............................................
เรื่อง ตักเตือน
เรียน คุณตามใจ
ไทยแท้
เนื่องจากท่านได้ประพฤติตนฝ่าฝืนระเบียบ
และข้อบังคับของบริษัท กล่าวคือ ท่านขาดงานโดยไม่มีเหตุผลอันสมควรเมื่อวันที่ 15 พฤษภาคม
2556 นั้น
บริษัทได้พิจารณาแล้วเห็นว่าการกระทำของท่านดังกล่าว
เป็นการประพฤติตนฝ่าฝืนต่อระเบียบและข้อบังคับของบริษัทบทที่ 9 วินัย การลงโทษ ข้อ
2.2.1 คือฝ่าฝืนไม่ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของบริษัท , ข้อ
2.2.20 คือ ละทิ้งหน้าที่ ละเลย หรือหลีกเลี่ยงการทำงาน
หรือขาดงานโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร
ดังนั้น
โดยหนังสือฉบับนี้ บริษัทจึงขอตักเตือนท่านเป็นลายลักษณ์อักษร
มิให้ประพฤติปฏิบัติตนเช่นนี้อีก
และให้ท่านปฏิบัติตนให้ถูกต้องตามระเบียบข้อบังคับของบริษัทโดยเคร่งครัด
และหากท่านยังประพฤติฝ่าฝืนอีก บริษัทจะพิจารณาลงโทษสถานหนักต่อไป
ลงชื่อ……….………..ผู้แจ้งการตักเตือน/ผู้บังคับบัญชา
วันที่…………….......
ลงชื่อ...................พนักงาน/ผู้รับทราบการตักเตือน
วันที่.....................
ลงชื่อ...................พยาน
วันที่.....................
ลงชื่อ...................พยาน
วันที่.....................
วิธีการตักเตือนพนักงานที่ทำความผิดเป็นลายลักษณ์อักษร
อย่างที่ผมได้บอกไว้แล้วในตอนต้นว่า
การตักเตือนพนักงานควรทำในที่เฉพาะดังนั้นจึงควรเชิญพนักงานไปที่ห้องประชุม
หรือห้องของหัวหน้างานที่เหมาะสม แล้วเชิญพยานซึ่งอาจจะเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล
หรือผู้ที่หัวหน้างานเห็นว่าเหมาะสมมานั่งรับฟังการตักเตือน แล้วปฏิบัติดังนี้ครับ
1. เตรียมหนังสือตักเตือนให้เรียบร้อย
โดยท่านควรจะปรึกษากับฝ่าย
บุคคลเพื่อให้หนังสือตักเตือนถูกต้องอย่างที่ผมได้บอกไปข้างต้นแล้ว
2. มีพยานร่วมในการตักเตือน
3. เชิญพนักงานที่ทำความผิดมารับทราบการตักเตือน
4. ให้พนักงานเซ็นรับทราบการตักเตือน
5. ให้พยานลงนาม
6. หัวหน้างานลงนาม
7. สำเนาหนังสือตักเตือนให้พนักงานที่ทำความผิด
8. ส่งหนังสือตักเตือน(ตัวจริง)ให้ฝ่ายบุคคล
เมื่อพนักงานที่ทำความผิดไม่ยอมเซ็นชื่อ
เมื่อท่านได้แจ้งการกระทำความผิดของพนักงานให้เจ้าตัวเขารับฟัง
พร้อมทั้งตักเตือนแล้ว และส่งหนังสือตักเตือนให้เขาเซ็นชื่อเพื่อรับทราบความผิด
ปรากฏว่าเขาไม่ยอมเซ็นชื่อ
ซึ่งส่วนมากจะด้วยเหตุผลว่า “ไม่ยอมรับว่าสิ่งที่ตนเองทำนั้นผิด” หรือ “ถูกปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรม” หรือ ฯลฯ ทำให้หัวหน้างานหลายคนออกอาการ “หัวเสีย” หรือหงุดหงิดขึ้นมาทันที
ใจเย็น ๆ ครับ
ใจเย็น ๆ ถ้าพนักงานที่ทำความผิดไม่ยอมเซ็นชื่อให้หัวหน้างานปฏิบัติดังนี้ครับ
1. หัวหน้างานอ่านหนังสือตักเตือนให้พนักงานทราบอีกครั้งหนึ่งตั้งแต่ต้นจนจบ
2. สอบถามเหตุผลที่พนักงานไม่ยอมเซ็นชื่อรับทราบการตักเตือนครั้งนี้
3. หัวหน้างานเขียนข้อความลงในหนังสือตักเตือนทำนองนี้
“ได้แจ้งความผิดให้พนักงานรับทราบตามข้อความข้างต้นแล้ว
พนักงาน
ไม่ลงนามรับทราบความผิดโดยให้เหตุผลว่า.........(ให้ใส่คำตอบของพนักงานตามข้อ 2
ลงไป กรณีที่พนักงานไม่ตอบอะไรเลยก็ให้เขียนว่า “พนักงานไม่ให้เหตุผลใด
ๆ “)
จึงบันทึกความผิดไว้เป็นหลักฐานต่อหน้าพยานซึ่งลงนามไว้ข้างท้ายหนังสือตักเตือนฉบับนี้แล้ว”
4. หัวหน้างานลงนามในหนังสือตักเตือน
5. พยานลงนามในหนังสือตักเตือน
6. ส่งสำเนาหนังสือตักเตือนให้พนักงานที่ทำความผิด
7. ส่งหนังสือตักเตือน
(ตัวจริง) มายังฝ่ายบุคคลเพื่อเข้าแฟ้มไว้เป็นหลัก
ฐาน
จะเห็นได้ว่าทั้ง 7
ข้อที่ผมบอกมานี้ พนักงานที่ทำความผิดไม่ต้องเซ็น
ชื่อรับทราบความผิด
แต่หนังสือตักเตือนฉบับนี้ถือว่าสมบูรณ์แล้วครับใช้เป็นหลักฐานต่อไปได้
อ้อ ! อย่าลืมว่าหนังสือตักเตือนจะมีผลกรณีที่พนักงานทำความผิดซ้ำความผิดเดิมอยู่
1 ปีนับแต่วันที่พนักงานกระทำความผิด (ไม่ใช่นับแต่วันที่ตักเตือน) นะครับ
ซึ่งหากพนักงานกระทำความผิดซ้ำความผิดเดิมภายในระยะเวลา
1 ปีนับแต่วันที่ทำความผิดครั้งก่อนหน้านี้
บริษัทก็สามารถดำเนินการทางวินัยไปตามระเบียบข้อบังคับได้ต่อไป
ผมอยากจะฝากไว้ในตอนท้ายนี้ว่า
การลงโทษทางวินัยนั้นผู้บริหารจะต้องมีความยุติธรรมและไม่เลือกปฏิบัติที่จะทำให้พนักงานเกิดคำถามข้อโต้แย้ง
หรือเกิดความรู้สึกที่ไม่ได้รับความเป็นธรรมตามมาซึ่งจะส่งผลกระทบถึงแรงงานสัมพันธ์ในอนาคตด้วยนะครับ
.............................................................................
