วันพฤหัสบดีที่ 7 มิถุนายน พ.ศ. 2555

การบริหารแบบมีส่วนร่วม..ท่านเคยทำหรือไม่ ?


            สมมุติว่าท่านถูกหัวหน้างานตำหนิลงมาว่าสถานที่ทำงานในแผนกของท่านทำไมถึงได้สกปรกรกไม่เป็นระเบียบ มีเศษวัสดุและกล่องกระดาษวางระเกะระกะเต็มไปหมดปล่อยให้ที่ทำงานรกเป็นรังหนูอยู่ได้ยังไง

            ท่านจะแก้ปัญหานี้ยังไงเพื่อไม่ให้หัวหน้าตำหนิอย่างนี้อีก ?

            น่าจะทำอย่างนี้ใช่ไหมครับ

1.      เรียกประชุมลูกน้องและแจ้งให้ลูกน้องรู้ว่าตอนนี้แผนกของเราถูกผู้บริหารตำหนิมาเรื่องสถานที่ทำงานสกปรก

2.      สั่งการให้ลูกน้องช่วยกันดูแลรักษาความสะอาด จัดเก็บวัสดุอุปกรณ์ให้เป็นที่เป็นทางเป็นระเบียบโดยการกำหนดตัวผู้รับผิดชอบในพื้นที่ต่าง ๆ

3.      จากข้อ 2 อาจจะมีการคาดโทษเอาไว้สำหรับคนที่รับผิดชอบด้วยว่าถ้าทำไม่ดีและถูกตำหนิลงมาอีกจะมีผลต่อผู้รับผิดชอบพื้นที่นั้น ๆ ที่ปล่อยปละละเลย ในขณะที่ท่านอาจจะมีรางวัลให้กับคนที่ดูแลความสะอาดเรียบร้อยด้วยเช่นเดียวกัน

4.      ประกาศให้ทุกคนในทีมงานรู้ว่าต่อจากนี้เราจะนำระบบ 5 ส. มาใช้เพื่อจะได้รักษาความสะอาดในแผนกอย่างยั่งยืน

ขั้นตอนการปฏิบัติของหัวหน้างานกับทีมงานที่ผมเล่ามาให้ฟังข้างต้น คงจะเป็นวิธีที่ปฏิบัติกันอยู่ทั่วไป ถ้าจะถามว่าผิดอะไรไหมก็คงตอบได้ว่าไม่ผิดหรอกครับ

            แต่ประเด็นสำคัญมันอยู่ที่วิธีการปฏิบัติข้างต้นเป็นวิธีที่เรียกกันว่า “TOP DOWN” หรือการสั่งการจากบนลงล่าง จากหัวหน้าไปยังลูกน้อง และแน่นอนว่าลูกน้องย่อมจะต้องปฏิบัติตามคำสั่งของหัวหน้า เป็นการสั่งงานตามสายการบังคับบัญชาครับ

            ลูกน้องก็ต้องปฏิบัติตามคำสั่งของหัวหน้ายิ่งถ้าหัวหน้ามีลักษณะแบบเผด็จการไม่ฟังความคิดเห็นของลูกน้องแล้วลูกน้องก็จะไม่กล้าซักถามหรือออกความคิดเห็นอะไรเริ่มเติมทั้ง ๆ ที่อาจจะมีความคิดดี ๆ ที่จะเสนอหัวหน้างานก็ได้แต่เก็บไว้ดีกว่าเพราะเดี๋ยวจะโดนด่าเอา

            เรียกว่าพี่เขาให้ทำอะไรก็ทำตาม ๆ ที่พี่เขาสั่งมาดีกว่าปลอดภัยดี !

            หลายครั้งที่หัวหน้างานประเภทชอบสั่งงานแบบ TOP DOWN ทำนองนี้มักจะมาบ่นให้คนรอบข้างฟังอยู่เสมอ ๆ ว่า “ลูกน้องของผมไม่ค่อยมีหัวคิดที่จะทำอะไรกันเองบ้างเลย..ต้องคอยให้ผมสั่งเพียงอย่างเดียว..ไม่รู้เอาสมองมาทำงานด้วยหรือเปล่า....นี่ถ้าผมไม่อนุญาตให้หายใจก็คงจะไม่ยอมหายใจแหง ๆฯลฯ”

          โดยลืมนึกไปว่าก็พฤติกรรมและวิธีการของหัวหน้างานแบบที่ผมบอกมาข้างต้นน่ะมันเปิดโอกาสให้ลูกน้องได้คิด ได้ออกความเห็นบ้างหรือไม่ล่ะ ?

            แล้วยังไปว่าลูกน้องไม่ออกความคิดเห็นเสียอีก

            ลองมาเปิดโอกาสให้ลูกน้องมีส่วนร่วมแบบนี้ดีไหมครับ เช่นเหตุการณ์ที่ผมยกตัวอย่างมาข้างต้นเรื่องที่ถูกผู้บริหารตำหนิลงมาว่าสถานที่ทำงานสกปรกน่ะ ให้หัวหน้างานเรียกประชุมลูกน้องเหมือนเดิม แต่เปลี่ยนวิธีการใหม่ดังนี้

1.      เรียกประชุมลูกน้องและแจ้งให้ลูกน้องรู้ว่าตอนนี้แผนกของเราถูกผู้บริหารตำหนิมาเรื่องสถานที่ทำงานสกปรก

2.      ถามความคิดเห็นจากลูกน้องทุกคนว่าใครจะเสนอวิธีการแก้ปัญหาตามข้อ 1 แบบยั่งยืนไม่ให้ถูกผู้บริหารตำหนิมาอีกได้บ้าง เช่น กำหนดให้ลองออกความคิดเห็นโดยเขียนใส่กระดาษ (ถ้าลูกน้องกลัวหัวหน้าไม่กล้าพูดออกมา) หรือให้แบ่งกลุ่มแล้วคุยกันสรุปความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีการแก้ปัญหาเหล่านี้ร่วมกัน

3.      เมื่อได้ข้อคิดเห็นและวิธีการจากลูกน้องในทีมงานแล้ว ก็ถามต่อว่าควรจะกำหนดความรับผิดชอบของตัวบุคคลว่าใครจะรับผิดชอบตามกิจกรรมที่เสนอมาแค่ไหนยังไง

4.      ขอความเห็นจากทีมงานว่าแล้วเราจะมีแผนการติดตามตรวจสอบกันสักเมื่อไหร่ เข่นอีกกี่สัปดาห์ หรือกี่เดือนเราถึงจะมีการตรวจสอบกันเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ถูกตำหนิในเรื่องนี้อีก

จากวิธีข้างต้นเป็นวิธีกลับทางกับวิธีการแรก ซึ่งมักจะเรียกวิธีการอย่างที่สองนี้ว่า BOTTOM UP” ครับ

            เพราะนี่คือการเปิดโอกาสให้ลูกน้องหรือสมาชิกในทีมงานได้มีส่วนร่วมออกความคิดเห็นในงาน ตลอดจนการแก้ปัญหาต่าง ๆ ของทีมงาน โดยไม่ได้เน้นบทบาทไปที่เฉพาะหัวหน้างานเพียงผู้เดียวเหมือนแต่ก่อน ซึ่งจะทำให้สมาชิกในทีมงานเกิดแรงจูงใจในการทำงานเพราะรู้สึกว่าหัวหน้างานให้ความสำคัญและเปิดโอกาสให้เขามีส่วนร่วมในการทำงาน ยอมรับฟังความคิดเห็นของเขา ไม่เห็นว่าเขาเป็นเพียงหุ่นยนต์ที่ทำงานตามคำสั่งที่หัวหน้าสั่งเพียงอย่างเดียว จะทำให้เขาเกิดความผูกพันและรับผิดชอบในงานที่เขาได้มีส่วนร่วมในการกำหนดวิธีการทำงานได้มากขึ้นอีกไม่น้อยเลยนะครับ
          
            หลายครั้งที่ผมได้ไอเดียดี ๆ จากลูกน้องที่เสนอความคิดที่น่าสนใจมาปรับปรุงงานในหน่วยงานให้ดีขึ้น

            ลองกลับมาถามตัวเองดูสิว่า วันนี้ท่านได้ใช้วิธีการบริหารงานแบบเปิดโอกาสให้ลูกน้องได้มีส่วนร่วมและเคยเปิดโอกาสให้เขาได้แสดงความคิดเห็นตลอดจนทำตามข้อเสนอแนะที่ดี ๆ ของลูกน้องบ้างหรือยังล่ะครับ ?



……………………………….