ข้อคิดในการบริหารพนักงาน Outsource (ตอนที่ 2)

             

            ในตอนที่แล้วผมได้พูดถึงสาเหตุการจ้างพนักงาน Outsource เข้ามาทำงาน รวมถึงปัญหาบางเรื่องที่ควรระวังเกี่ยวกับการจ้างพนักงาน Outsource ไปแล้ว ในตอนนี้เรามาว่ากันถึงเรื่องการจัดการเรื่อง Outsource กันต่อไปเลยนะครับ

เราจะจัดการในเรื่อง Outsource ได้อย่างไร ?

            จากปัญหาในการจ้างพนักงาน Outsource ที่ผมบอกไว้ในตอนที่แล้วก็ไม่ได้แปลว่าเป็นเรื่องที่มีปัญหาจนกระทั่งถอดใจไม่จ้าง Outsource นะครับ 

เพราะคนเราเกิดมาเพื่อให้พบกับปัญหา แต่ไม่ใช่เกิดมาเพื่อให้ยอมแพ้กับปัญหาจริงไหมครับ

            เมื่อท่านได้ทราบถึงปัญหาในการจ้างพนักงาน Outsource แล้ว องค์กรของท่านควรจะต้องมีแนวทางในการจัดการกับปัญหาดังกล่าว เช่น

1.      หาบริษัทคู่สัญญามากกว่าหนึ่งแห่ง : ท่านคงจะต้องหาบริษัทที่เป็นคู่สัญญาที่เรียกกันว่า Contractor ไว้หลาย ๆ ราย เพื่อเปรียบเทียบคุณภาพของพนักงาน Outsource ที่ส่งมาให้กับเราว่าพนักงานของบริษัทไหนมีคุณภาพในการทำงานที่ดีกว่ากัน โดยไม่ผูกขาดการจ้างพนักงาน Outsource ไว้กับบริษัทใดบริษัทหนึ่งเพียงแห่งเดียว เพราะจะทำให้ท่านลดความเสี่ยงในเรื่องของคุณภาพของพนักงานที่ไม่ได้มาตรฐาน แถมยังลดความเสี่ยงในเรื่องการลาออกไปด้วยในตัว เรียกว่ายังไงก็ยังมีแผนสองไว้รองรับดีกว่าถูกบังคับให้ใช้แผนเดียวโดยไม่มีทางเลือกครับ

2.      สร้างสมดุลอัตรากำลังระหว่างพนักงานประจำและ Outsource ให้เหมาะสม : ในเรื่องนี้ผมเชื่อว่าผู้บริหารระดับสูงขององค์กรน่าจะต้องให้ความสำคัญในเรื่องนี้อยู่แล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งอัตราส่วนที่จะมีผลกระทบต่อคุณภาพหรือมาตรฐานของสินค้าและบริการขององค์กรนั้น ๆ แต่ในเรื่องแม้จะรู้กันดีอยู่ว่าต้องสมดุลอัตรากำลังให้ดี แต่หลายครั้งความคิดที่จะประหยัดต้นทุนก็มาทำให้เสียสมดุลอยู่บ่อย ๆ ครับ

3.      มีโครงสร้างการจ่ายค่าจ้างพนักงาน Outsource ที่ชัดเจน : โดยทั่วไปหน่วยงานที่จะต้องจ้างพนักงาน Outsource จะต้องมีการจัดทำงบประมาณไว้เพื่อรองรับการจ้างอยู่แล้ว แต่สิ่งที่ยังขาดอีกส่วนหนึ่งคือน่าจะมีการกำหนดอัตราการจ้างพนักงาน Outsource ไว้ในลักษณะของ “โครงสร้างเงินเดือนพนักงาน Outsource” ที่ชัดเจน คือท่านควรจะมีอัตราเริ่มต้น (Starting Rate) และอัตราสูงสุด (Ceiling) ของการจ้างพนักงาน Outsource ในแต่ละตำแหน่ง เช่น สมมุติท่านต้องการจ้างเลขานุการแบ่งเป็น 3 ระดับคือ

-          เลขานุการผู้อำนวยการฝ่าย (อัตราเริ่มต้น 12,000 บาท)

-          เลขานุการผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการ (อัตราเริ่มต้น 16,000 บาท)

-          เลขานุการรองกรรมการผู้จัดการ (อัตราเริ่มต้น 24,000 บาท)

จากตัวอย่างดังกล่าวท่านอาจจะกำหนดโครงสร้างเงินเดือนของพนักงาน Outsource ใน

ตำแหน่งเลขานุการโดยมีอัตราเริ่มต้นที่ 12,000 บาท และมีเพดานการจ้างสูงสุดอยู่ที่ 24,000 บาท ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติ (ซึ่งก็คือ Competency) ของพนักงาน Outsource ที่ท่านจะจ้างเป็นตัวกำหนด

            การกำหนดโครงสร้างเงินเดือนของพนักงาน Outsource ดังกล่าวจะทำให้องค์กรของท่านมีอัตราการจ้างพนักงาน Outsource ที่ชัดเจน ไม่เกิดการลักลั่นหรือเหลื่อมล้ำกันระหว่างพนักงาน Outsource ที่ทำงานในตำแหน่งหน้าที่งานเดียวกัน ทุกหน่วยงานก็จะมีการจ้างพนักงาน Outsource ในอัตราเดียวกัน

            องค์กรส่วนใหญ่ก็มักจะให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นคนกลางในการจ้างพนักงาน Outsource เพื่อจะได้สามารถควบคุมอัตราจ้างให้เป็นไปด้วยความเท่าเทียมกัน แต่ก็ยังมีหลายองค์กรที่ให้แต่ละหน่วยงานสามารถจ้างพนักงาน Outsource เองได้โดยตรงโดยไม่ต้องผ่านฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพราะถือว่าจะได้หาคนมาทันเวลาทันต่อความต้องการสำหรับงานของหน่วยงานนั้น  ๆ ก็มีครับ

            แต่ไม่ว่าองค์กรของท่านจะใช้วิธีไหน หากมีการกำหนดโครงสร้างการจ้าง Outsource ที่ชัดเจนตามที่ผมได้บอกไปแล้วข้างต้น จะทำให้ท่านมีเกณฑ์ในการจ้างที่ชัดเจน

ซึ่งหากอัตราจ้างพนักงาน Outsource ของท่านสามารถแข่งขันกับตลาดได้ และอัตราจ้างของท่านจูงใจกว่าหรือเป็นหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนกว่า บริษัทที่เป็นคู่สัญญาของท่าน (Contractor) ก็ย่อมอยากที่จะส่งพนักงานที่มีคุณภาพให้กับองค์กรของท่านด้วยเช่นกันนะครับ

4.      ทำความเข้าใจกับพนักงานประจำเกี่ยวกับค่าจ้างพนักงาน Outsource : ในเรื่องปัญหาของความรู้สึกเปรียบเทียบในเรื่องค่าตอบแทนและสวัสดิการระหว่างพนักงานประจำกับพนักงาน Outsource นั้น ผู้บริหารในหน่วยงานนั้น ๆ ร่วมกับฝ่ายบุคคลจะต้องช่วยกันอธิบายให้พนักงานประจำเข้าใจว่าค่าจ้างพนักงาน Outsource ที่องค์กรจ่ายให้กับ Contractor นั้น พนักงาน Outsource ก็ไม่ได้รับเต็มทั้งจำนวนหรอก เพราะบริษัทผู้รับเหมาเขาจะต้องหักค่าหัวคิวจากพนักงาน Outsource เช่น ค่าสวัสดิการ, ค่าดำเนินการ ฯลฯ แถมพนักงาน Outsource ก็ไม่มีความมั่นคงในงานนักเพราะไม่รู้ว่าวันไหนจะถูกเรียกตัวกลับแล้วต้องไปปรับตัวเพื่อทำงานในที่ใหม่เสียอีก

5.      รับพนักงาน Outsource ที่มีผลการปฏิบัติงานที่ดีเข้ามาเป็นพนักงานประจำ : วิธีนี้ก็ใช้กันอยู่แล้วในหลายองค์กร แต่ข้อคิดอีกด้านหนึ่งก็คือองค์กรของท่านจะมีต้นทุนด้านบุคลากร (Staff Cost) เพิ่มสูงขึ้น ในความเห็นส่วนตัวเรื่องนี้ผมว่าในที่สุดก็วนกลับไปจุดเดิมอีกคือ ครั้งแรกเราอยากลดต้นทุนลงด้วยการจ้าง Outsource แต่ในที่สุดเราก็กลับมาเพิ่มต้นทุนให้ตัวเองใหม่ด้วยการรับ Outsource กลับมาเป็นพนักงานประจำ วนไปวนมาอยู่แบบนี้แหละครับ

            ทั้งหมดที่ผมเล่ามานี้คงจะเป็นข้อคิดให้กับท่านในการทบทวนบริหารจัดการเรื่องการจ้างพนักงาน Outsource ให้เหมาะสมมากยิ่งขึ้นแล้วนะครับ

..................................................