Training Officer จะต้องรับผิดชอบอะไรบ้างในวันจัดอบรม

             จากประสบการณ์ที่ต้องเคยรับผิดชอบการจัดฝึกอบรมก็เลยอยากจะขอนำเอาเรื่องหน้าที่และความรับผิดชอบของ Training Officer (T/O) หรือเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมมาเล่าสู่กันฟังว่าจะต้องดูแลรับผิดชอบในเรื่องใดบ้างในวันที่มีการจัดฝึกอบรมดังนี้ครับ

1. มาถึงสถานที่อบรมก่อนเวลาสัก 1 ชั่วโมง (เป็นอย่างน้อย) ทำไมผมถึงนำข้อนี้มาเป็นข้อแรก ? ท่านลองนึกดูสิครับว่าถ้า T/O มาก่อนจะเริ่มอบรมเพียง 5 นาทีหรือมาสายจะเกิดเหตุการณ์อะไรขึ้นบ้าง ?

-          ไมโครโฟนเปิดไม่ติด แบตหมด

-          ห้องอบรมยังไม่ได้จัด, โต๊ะ-เก้าอี้ระเกะระกะ, แก้วกาแฟวางเกลื่อนห้อง

-          เครื่องฉายโปรเจคเตอร์ก็ยังไม่ได้เตรียม

-          ผู้เข้าอบรมมานั่งรอในห้องอบรมโดยยังไม่ได้ลงทะเบียนเซ็นชื่อ

-          วิทยากรมานั่งรอหน้าห้องอบรม

-          ฯลฯ

ยิ่งถ้ามีการจัด In House Training นอกสถานที่ เช่น การไปจัดตามโรงแรม หรือต่างจังหวัด T/O ยิ่งจำเป็นจะต้องไปก่อนเวลาเพื่อเตรียมความพร้อม เพื่อแก้ปัญหาและตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ หน้างาน ซึ่งจะทำให้ท่านมีเวลาคิดและแก้ไขปัญหาต่าง ๆ (ถ้ามี) ได้อย่างเพียงพอไม่ฉุกละหุก

            นอกจากนี้ T/O ควรจะต้องเปิดโทรศัพท์เอาไว้ตลอดเวลาด้วยนะครับ เพราะอาจจะมีประธานเปิดการอบรม, พนักงาน หรือแม้แต่วิทยากรโทรเข้ามาแจ้งเรื่องด่วน หรือแจ้งปัญหาต่าง ๆ เช่น ประธานเปิดงานกำลังอยู่บนถนนเพราะรถติดมากคาดว่าจะมาเปิดการอบรมไม่ทันเวลา, วิทยากรโทรมาถามทางเพราะหลงทาง ฯลฯ

2. ตรวจสอบความพร้อมของห้องอบรมและอุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการอบรม เช่น ไมโครโฟน, เครื่องฉายโปรเจคเตอร์, ป้ายชื่อ, ใบลงทะเบียน, เอกสารประกอบการอบรม, เครื่องเขียน, การจัดโต๊ะเก้าอี้ ฯลฯ ให้ครบถ้วนและมีความพร้อมใช้งาน
3. รอรับประธาน (ถ้ามี) และซักซ้อมคิวการเปิดอบรมกับประธานให้เข้าใจตรงกัน T/O ควรวางคำกล่าวเปิดการอบรมของประธานไว้บนโพเดียมเลยนะครับ อย่าลืมปรับระดับไมโครโฟนให้เหมาะสมกับความสูงของประธาน และอย่าให้ช่อดอกไม้ที่โพเดียม (ถ้ามี) บังหน้าประธานเสียหมดล่ะครับ (อันนี้เจอบ่อย พอถ่ายรูปออกมาแล้วจะเห็นหน้าของประธานซุกอยู่ในช่อดอกไม้หน้าโพเดียมซะงั้น)
4. รอรับวิทยากร และซักซ้อมคิวกับวิทยากรให้เข้าใจตรงกันว่าจะมีลำดับของการเปิดการอบรมยังไงบ้าง เมื่อวิทยากรมาถึงก็อาจจะเตรียมน้ำท่าชากาแฟไว้ต้อนรับตามสมควร
5. จัดให้มีการลงทะเบียนและแจกเอกสาร Handout ให้กับผู้เข้าอบรมให้เรียบร้อย
6. T/O ทำหน้าที่ผู้ดำเนินรายการโดยการขึ้นไปกล่าวทักทายต้อนรับผู้เข้ารับการอบรมในเบื้องต้นและกล่าวเชิญประธานเปิดการฝึกอบรม เมื่อประธานกล่าวเปิดการฝึกอบรมเสร็จสิ้น T/O ขึ้นไปกล่าวขอบคุณประธาน และเชิญวิทยากรมาทำการฝึกอบรม ซึ่งในเรื่องนี้เดี๋ยวผมจะเอาไว้พูดขยายรายละเอียดในบทต่อไปในเรื่องของ T/O กับการเป็นผู้ดำเนินรายการฝึกอบรมนะครับ
7. ดูแลอำนวยความสะดวกหรือคอยช่วยแก้ปัญหาในห้องอบรมให้กับผู้เข้าอบรมหรือวิทยากร เช่น แจกกระดาษหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ในขณะที่มีกิจกรรมประกอบการอบรม หรือในกรณีที่วิทยากรต้องการอุปกรณ์หรือต้องการอะไรเป็นพิเศษ T/O จะต้องทำหน้าที่ผู้ประสานงานอำนวยความสะดวกด้วยเช่นเดียวกัน เพื่อให้การฝึกอบรมดำเนินไปด้วยความราบรื่น
8. T/O จะต้องเป็นผู้รักษาเวลา และวินัยในการอบรม   ผมจะพบปัญหาในเรื่องของเวลาอยู่หลาย ๆ แห่งที่ผมไปบรรยายที่เป็น In House Training เช่น เริ่มอบรมเวลา 9.00 น. แต่กว่าผู้เข้าอบรมจะเข้ามานั่งในห้องครบตามจำนวนก็ปาเข้าไป 9.30 น.

            อย่าลืมว่าการตรงต่อเวลาจะแสดงถึงวัฒนธรรมการทำงานขององค์กรนั้นอย่างหนึ่งเลยนะครับ !

            นี่ยังไม่รวมเวลาเบรคทั้งเช้า ทั้งเที่ยง และบ่าย ที่พอเบรคเมื่อไหร่กว่าจะตามผู้เข้าอบรมกลับมานั่งในห้องให้ครบองค์ได้ก็จะคล้าย ๆ ประมาณสภาผู้แทนของบางประเทศที่กดกริ่งกันจนไหม้ก็ยังไม่ครบองค์ประชุมซะที จึงเป็นหน้าที่ของ T/O ที่จะต้องคอยกวาดต้อนผู้คนให้มาเข้าห้องให้ตรงเวลาด้วยนะครับ

9. ส่งแบบสอบถามเพื่อประเมินผลการฝึกอบรม ให้กับผู้เข้าอบรมประเมินผลว่าเป็นอย่างไรบ้าง ซึ่งการส่งแบบสอบถามนี้ T/O ควรจะส่งให้ผู้เข้าอบรมในช่วงที่ผู้เข้าอบรมหยุดเบรคช่วงบ่าย คือพอผู้เข้าอบรมเบรคบ่ายออกไปกินอาหารว่างกันแล้ว ท่านก็เข้ามาวางแบบสอบถามตามโต๊ะเลย พอผู้เข้าอบรมเข้ามาหลังเบรคจะได้ตอบแบบสอบถามได้เลย หรือเดี๋ยวนี้หลายบริษัทก็ให้พนักงานสแกน QR Code แล้วประเมินผลการฝึกอบรมกันแล้วนะครับ จะลดต้นทุนในการใช้กระดาษลงไปได้เยอะ
10. T/O กล่าวขอบคุณวิทยากรเมื่อจบการฝึกอบรม

ทั้งหมดที่เล่ามานี้แหละครับที่เป็นหน้าที่ของ T/O ที่ต้องรับผิดชอบในวันที่มีการจัดฝึกอบรม

.........................