เล่าสู่กันฟังสำหรับคนที่จะต้องเป็นกรรมการสอบสวน

             เป็นเรื่องแปลกแต่จริงนะครับที่คนทำงาน HR มาตั้งแต่เป็นพนักงานเจ้าหน้าที่ HR จนเติบโตก้าวหน้ามาเป็นผู้จัดการฝ่าย HR บางคนก็อาจจะไม่เคยต้องทำหน้าที่เป็นกรรมการสอบสวนหรือบางที่จะเรียกว่ากรรมการวินัย

            จะว่าโชคดีก็คงได้มั๊งครับเพราะไม่ต้องมาทำตัวเหมือนกับฝ่ายสืบสวนสอบสวนพนักงานที่ถูกกล่าวหาว่าทำความผิด ซึ่งแน่นอนว่าการตั้งคณะกรรมการสอบสวนจะทำขึ้นก็ต่อเมื่อเกิดความผิดกรณีร้ายแรงเท่านั้นแหละครับ เพราะถ้าเป็นความผิดมโนสาเร่ทั่วไป เช่น มาสาย, ขาดงานหายไป 1 วัน, อู้งาน ฯลฯ อย่างนี้หัวหน้าก็ Take action ตักเตือนได้เลยไม่ต้องมาเสียเวลาตั้งคณะกรรมการสอบสวน

และแน่นอนว่าพนักงานที่ถูกกล่าวหาว่าทำความผิดร้ายแรง (รวมไปถึงญาติมิตรพี่น้องของพนักงานเหล่านั้น) ก็คงจะไม่ปลื้มกับคนที่ต้องทำหน้าที่กรรมการสอบสวนสักเท่าไหร่นักหรอก

            แถมถ้าผลการสอบสวนออกมาแล้วบริษัทลงโทษเลิกจ้างหรือไล่ออกสำหรับพนักงานที่ทำความผิดร้ายแรงนั้น ก็อาจจะมีการข่มขู่กรรมการสอบสวนไม่ว่าจะเป็นทางตรงหรือทางอ้อมจากตัวพนักงานที่ถูกไล่ออกหรือญาติมิตรของพนักงานก็มีให้เห็นอยู่เหมือนกัน

            แต่จะทำไงได้ล่ะครับก็มันเป็นงานที่ต้องทำตามหน้าที่เพราะการเป็นผู้บริหารในฝ่าย HR ก็ต้องเป็นหนึ่งในคณะกรรมการสอบสวนโดยตำแหน่งอยู่แล้วไม่ว่าจะเคยมีประสบการณ์สอบสวนหรือไม่เคยมีก็ตาม

และฝ่ายบริหารก็จะต้องคาดหวังว่าเมื่อเกิดเหตุที่เป็นความผิดร้ายแรง คุณเป็นผู้จัดการฝ่าย HR ก็ย่อมต้องรู้ขั้นตอนสิว่าจะต้องทำยังไงบ้าง

ซึ่งผมเคยเขียนเรื่อง "เมื่อเกิดความผิดร้ายแรง..บริษัทควรทำยังไง” ตามนี้ครับ https://tamrongsakk.blogspot.com/2022/02/blog-post_16.html

            มาวันนี้ผมก็เลยขอเล่าสู่กันฟังในเรื่องของเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยจากประสบการณ์ที่เคยทำหน้าที่เป็นกรรมการสอบสวนมาหลายเคสเผื่อว่าจะเป็นประโยชน์กับท่านที่จะต้องถูกบริษัทแต่งตั้งให้เป็นคณะกรรมการสอบสวนดังนี้ครับ

1.      รับฟังข้อมูลจากทุกฝ่ายโดยไม่ตั้งธงเอาไว้ก่อนว่าผู้ถูกกล่าวหาคือคนผิด : คนที่เป็นกรรมการสอบสวนต้องมีใจเป็นกลางและรับฟังเหตุผลของทั้งผู้กล่าวหาและผู้ถูกกล่าวหา โดยยังไม่ด่วนสรุปตัดสินไปก่อนทั้ง ๆ ยังฟังความไม่ครบถ้วน ต้องไม่ด่วนสรุปเรื่องราวไว้ก่อนล่วงหน้าหรือคิดมโนเรื่องราวเอาเองว่าจะต้องเป็นอย่างนั้นอย่างนี้ทั้ง ๆ ที่ยังไม่มีหลักฐานยืนยันที่ชัดเจน

2.      หาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ที่จะต้องสอบสวนให้มากที่สุด : จำเป็นต้องหาข้อมูลก่อนที่จะทำการสอบสวนผู้ถูกกล่าวหา ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับพยานบุคคล, พยานวัตถุ, พยานแวดล้อม, การหาความเชื่อมโยงของเหตุการณ์ ฯลฯ

ไม่ควรรีบด่วนสอบสวนผู้ถูกกล่าวหาทั้ง ๆ ที่ไม่มีความพร้อมของข้อมูลใด ๆ ที่บอกมาข้างต้น เพราะจะทำให้การสอบสวนหลงทางหลงประเด็น เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์และจะทำให้เกิดความไม่น่าเชื่อถือ

3.      ไม่ใช้อารมณ์ระหว่างการสอบสวน : พึงระวังกิริยา วาจา คำพูด การใช้น้ำเสียงแบบวางอำนาจเหนือกว่าเพราะนอกจากจะไม่ได้รับความร่วมมือจากคนที่เกี่ยวกับเหตุการณ์นั้น ๆ แล้ว ยังเป็นการสร้างศัตรูโดยไม่จำเป็น คนที่เป็นกรรมการสอบสวนจำเป็นต้องมี EQ ที่ดีรู้จักการควบคุมอารมณ์ตัวเองให้พอเหมาะพอควร

4.      เตรียมทำถามแบบ Structured Interview ล่วงหน้าก่อนการสอบสวน : คือการใช้คำถามตามหลัก 5W1H (Who What When Where Why How) ซึ่งการเตรียมคำถามล่วงหน้าแบบ Structured Interview นี้ขึ้นอยู่กับการหาข้อมูลจากข้อ 2 ให้สมบูรณ์ครบถ้วนจะมีผลกับคุณภาพของคำถามอย่างมาก ถ้าทำข้อ 2 ได้ดี การเตรียมคำถามจะทำให้มีคุณภาพและมีมั่นใจสำหรับกรรมการสอบสวนมากขึ้นตามไปด้วย

5.      ไม่ควรใช้คำถามนำ (Lead Question) แต่ควรถามปลายเปิด (Open-end Question) : โดยให้คำตอบมาจากผู้ถูกกล่าวหา ไม่ใช่ให้ผู้ถูกกล่าวหาตอบไปตามคำถามนำ เพราะจะทำให้เกิดข้อโต้แย้งและความไม่น่าเชื่อถือได้ในภายหลัง

6.      สังเกตภาษากายของผู้ถูกกล่าวหาตลอดการสอบสวน : กรรมการสอบสวนต้องมีทักษะการสังเกตสีหน้า แววตา ภาษากาย บุคลิกภาพ ของผู้ถูกกล่าวหาว่าขัดแย้งกับคำพูด น้ำเสียงหรือไม่อย่างไร มีหลักการสำคัญในเรื่องนี้บอกเอาไว้ว่า “Words lie, your face doesn’t.”

7.      จดบันทึกการสอบสวนทุกครั้ง : กรรมการสอบสวนต้องจดบันทึกทุกครั้งไม่ว่าจะเป็นคำให้การของพยาน, ผู้ถูกกล่าวหา, ผู้เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ ฯลฯ และมีการลงนามให้ครบถ้วนทุกครั้ง

8.      รักษาความลับเกี่ยวกับการสอบสวน : ไม่ว่าจะเป็นความลับของพยานบุคคล, ความลับของผู้ถูกกล่าวหา, ความลับของสำนวนการสอบสวน ฯลฯ ไม่นำเรื่องการสอบสวนไปเล่าให้คนที่ไม่เกี่ยวข้องทราบ อันนี้เป็นเรื่องสำคัญมาก คนที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นกรรมการสอบสวนจะต้องมีจรรยาบรรณและมีวุฒิภาวะที่ดี มีสติรู้ว่าอะไรควรพูดหรือไม่ควรพูดกับใคร เมื่อไหร่ ยังไง ฯลฯ

เรื่องนี้เป็นปัญหาที่ผมเจอมามากพอสมควรสำหรับผู้บริหารบางคนที่ขาดวุฒิภาวะในเรื่องนี้ คนที่เก็บความลับไม่ได้ คันปากยิก ๆ เป็นคนชอบแฉแต่เช้ายันเย็น อะไรที่ฉันรู้โลกต้องรู้ ไม่ควรแต่งตั้งให้เป็นกรรมการสอบสวนครับ

9.       หลักฐานไม่ชัดจับไม่ได้ก็ต้องปล่อย : ถ้าสอบสวนแล้วพยานหลักฐาน, พยานบุคคล, พยานแวดล้อมต่าง ๆ ไม่มีน้ำหนักเพียงพอที่จะเอาผิดผู้ถูกกล่าวหาได้ก็ต้องถือคติ “ปล่อยคนผิดสิบคนดีกว่าลงโทษคนไม่ผิดคนเดียว”

หวังว่าเรื่องทั้งหมดที่แชร์มานี้จะเป็นประโยชน์สำหรับท่านที่จะต้องรับบทเป็นกรรมการสอบสวนนะครับ หรือถ้าใครเคยมีประสบการณ์อะไรดี ๆ ก็แชร์กันมาได้เพื่อจะได้เป็นประโยชน์กับส่วนรวมครับ