เมื่อ T/O ไม่เอาใจใส่ในการสื่อสารงานก็จะล้มเหลว

             ผมเอาเรื่องนี้มาเล่าสู่กันฟังเพื่อเป็นอุทาหรณ์สำหรับคนที่ต้องทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานจัดฝึกอบรม หรือที่เรียกกันว่า T/O (Training Officer) ซึ่งถ้าเป็นในบริษัทที่ไม่ได้แยกออกมาเป็นฝ่าย HRD คนที่ทำหน้าที่นี้คือเจ้าหน้าที่ HR นั่นแหละครับ

            หลังสงกรานต์ผมได้รับการติดต่อทางโทรศัพท์จากผู้ประสานงาน (ต่อไปนี้ผมจะเรียกว่า T/O นะครับ) ของชมรมบริหารงานบุคคลแห่งหนึ่งโดยบอกว่ามีสมาชิกเป็น HR ของบริษัทต่าง ๆ ในภาคหนึ่งของประเทศไทย

            T/O บอกว่าจะขอให้ผมบรรยายแชร์ประสบการณ์ช่วงบ่าย (13.30-16.00 น.) ของวันที่ 17 พค.66 แบบออนไลน์ในหัวข้อเกี่ยวกับการสรรหาคัดเลือกพนักงานและการสัมภาษณ์ โดยบอกว่าเป็นชมรมและมีค่าตอบแทนวิทยากรไม่มากนัก

ใครที่เคยติดต่อกับผมจะทราบดีว่าถ้าเป็นการแชร์ประสบการณ์ความรู้ด้าน HR ให้กับชมรมหรือกลุ่มผู้สนใจเพื่อเป็นประโยชน์ต่อส่วนรวมแบบนี้ผมไม่เคยคิดเรื่องเงินทองเลย หลายแห่งผมสอนให้ฟรีเสียด้วยซ้ำ

            แล้ว T/O ก็ขอให้ผมอีเมล์ประวัติวิทยากรไปให้ผู้บริหารชมรมพิจารณาก่อนแล้วจะแจ้งยืนยันการบรรยายอีกครั้งหนึ่ง

            ผมก็รับนัดเอาไว้และบอกด้วยว่าผมยังไม่ได้ล็อควันดังกล่าวเอาไว้ ยังไงก็ช่วยรีบแจ้งยืนยันด้วย

            ต่อมาวันที่ 26 เมย.66 T/O ก็อีเมล์มาแจ้งให้ผมทราบว่านำเสนอประวัติวิทยากรของผมกับผู้บริหารแล้ว แต่ผู้บริหารขอให้เปลี่ยนหัวข้อจากเดิมเป็นเรื่องการเขียน Competency Dictionary และเปลี่ยนวันบรรยายเป็นวันที่ 21 มิย.66

            ผมจึงตอบอีเมล์ไปในวันเดียวกันตอนค่ำ ๆ โดยอธิบายให้ T/O ทราบว่าเนื่องจากเวลาในการบรรยายน้อยมากประมาณ 2 ชั่วโมงเศษ ๆ จะให้ไปสอนวิธีการเขียน Competency Dictionary ไม่น่าจะเกิดประโยชน์กับผู้เข้าอบรม เพราะปกติผมจะให้ผู้เข้าอบรมทำ Workshop แบบลงมือเขียน Competency Dictionary ซึ่งต้องใช้เวลาประมาณ 1-2 วัน เพื่อให้ผู้เข้าอบรมเข้าใจและนำความรู้กลับไปทำได้จริง

            ถ้าจะให้ผมพูดเรื่องนี้ในเวลาที่น้อยมากแบบนี้แถมเป็นการสอนแบบออนไลน์ในเวลาที่จำกัดจะทำให้เสียเวลาเปล่าทั้งคนพูดและคนฟัง

            ผมก็เลยแจ้งในอีเมล์กลับไปว่าเพื่อให้เกิดประโยชน์กับผู้เข้าอบรมในเวลาที่จำกัดแบบนี้ผมขอเปลี่ยนหัวข้อเป็นเรื่องการแชร์ประสบการณ์พูดคุยกันเรื่องค่าจ้างเงินเดือนด้วยกรณีศึกษาที่ผมเจอมาจะดีกว่าไหม โดยผมทำ Course Outline เรื่องนี้ไปให้โดยเฉพาะสำหรับ Session นี้ โดยจะเล่าให้ฟังเรื่องของวิธีการคำนวณหา Overall Package ของค่าจ้างเพื่อการแข่งขัน, วิธีกำหนด Starting Rate สำหรับผู้สมัครงานทั้งจบใหม่และมีประสบการณ์, ปัญหาค่าจ้างเงินเดือนกับกฎหมายแรงงาน

ซึ่งผมมีเคสต่าง ๆ เยอะมากจากหน้างานมาให้ผู้เข้าอบรมคิดและตัดสินใจแบบ Interactive กับผม ซึ่งผมเชื่อว่าผู้เข้าอบรมจะนำเรื่องเหล่านี้กลับไปใช้งานได้จริง

          หลังจากที่ผมตอบอีเมล์ไปก็ไม่ได้รับการติดต่อใด ๆ กลับมาอีกเลย

            วันที่ 2 พค.66 ผมก็เลยอีเมล์ไปตามเรื่องว่ายังไม่ได้รับคำตอบใด ๆ กลับมา และผมยังไม่ได้ล็อควันที่ 21 มิย.66 เอาไว้ให้แจ้งกลับมาด้วย

            รวมทั้งหมด 13 วันผ่านไปก็ยังไม่ได้รับการติดต่อใด ๆ กลับมา !!??

            เมื่อวานนี้ (9 พค.66) ตอนค่ำ ๆ ก็เลยอีเมล์ไปแจ้ง T/O ว่าผมยกเลิกการบรรยายในวันที่ 21 มิย.66 เนื่องจากไม่ได้รับการติดต่อใด ๆ กลับมาและไม่ทราบว่าจะตอบกลับมาเมื่อไหร่

            ที่เล่ามาทั้งหมดเพื่อเป็นอุทาหรณ์ให้กับ T/O ทุกท่านทราบว่า เมื่อวิทยากรรับนิมนต์ไปบรรยายให้กับชมรมก็หมายถึงวิทยากรมีจิตใจที่จะแชร์ความรู้ให้กับผู้เข้าอบรมอยู่แล้วโดยไม่ได้หวังเงินทองใด ๆ

            และ T/O ต้องทราบว่าในมุมของวิทยากรนั้นจะมีบริษัทอื่น ๆ ติดต่อขอวันบรรยายเข้ามาเป็นระยะ รวมถึงงานที่ปรึกษาที่บริษัทขอเวลาไปพูดคุยกัน ซึ่งงานแบบนี้จะเป็นลักษณะ First come first serve คือใครแจ้งยืนยันก่อนก็ต้องรับงานนั้นไว้ก่อน

            การขอคิวงานวันที่ 21 มิย.66 ไว้ครึ่งวันบ่ายนั้น ก็คือการขอวันเอาไว้ทั้งวันนะครับ ครึ่งวันเช้าไม่สามารถจะเดินทางออกไปนอกบ้านรับงานอื่นได้ เพราะเดี๋ยวกลับมาสอนออนไลน์ตอนบ่ายไม่ทัน

            สิ่งที่ T/O ควรทำคือจะต้องสื่อสารยืนยันให้วิทยากรรู้ว่ายัง Keep Contact อยู่เสมอ ไม่ควรหายไปนานจนทำให้วิทยากรต้องเป็นฝ่ายไปติดตามทวงถาม

เพราะท่านกำลังต้องการให้วิทยากรไปบรรยาย ไม่ใช่วิทยากรร้องขอไปบรรยายนะครับ

          แค่อีเมล์ตอบกลับมา (หรือโทรมา) ว่า “ยืนยันการจัดวันที่ 21 มิย.นะคะ ส่วนเรื่องหัวข้อที่เปลี่ยนใหม่ขอนำเสนอผู้บริหารพิจารณาก่อนค่ะ”

            ปัญหาที่ผมเล่ามาข้างต้นก็จะไม่เกิดขึ้น

            และควรจะต้องรีบตอบกลับโดยเร็ว (ปกติผมจะตอบอีเมล์ไม่เกิน 1 วันเสมอ) เพื่อให้วิทยากรได้ทราบว่าทุกอย่างยัง On going จะได้ไม่ไปรับงานอื่น

            ผมเขียนเรื่องพวกนี้เอาไว้ในหนังสือ Training Officer มืออาชีพและเปิดให้คนที่ทำงานด้านนี้ดาวน์โหลดฟรี ใครสนใจก็ดาวน์โหลดได้ตามนี้ครับ

https://www.dropbox.com/s/urvq70samjd3tfr/TO_Free.pdf?dl=0

 

            เป็นวิทยากรมาก็หลายสิบปีเจอแต่ T/O ที่ดีและ Keep Contact และมี Service mind มาโดยตลอด บอกได้เลยว่าเคสนี้เป็นเคสแรกที่ผมเป็นฝ่ายแจ้งยกเลิกการบรรยาย เพราะ T/O ไม่ให้ความสำคัญกับการสื่อสาร ก็เลยเอาเรื่องนี้มาแชร์ให้ทั้ง T/O และคนที่เป็นหัวหน้าของ T/O ได้เห็นความสำคัญของการสื่อสารเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาทำนองนี้กับหน่วยงานของท่านครับ