Job
Description หรือมักจะเรียกกันย่อ ๆ ว่า JD หรือบางแห่งอาจจะเรียกว่า
Job Profile หรือ Job & Role ซึ่งแปลเป็นไทยว่าใบกำหนดหน้าที่งาน
หรือใบพรรณนางานก็ว่ากันไป
สิ่งที่ควรคำนึงอยู่เสมอนั่นคือ
JD เป็นเอกสารที่บอกให้ “ผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้”
รู้ว่าตำแหน่งนี้มีขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบอะไรบ้าง
งานในตำแหน่งนี้สำคัญต่อองค์กรยังไง
มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับตำแหน่งและหน่วยงานอื่น ๆ อย่างไร
และคนที่จะมาทำงานในตำแหน่งนี้จะต้องมีคุณสมบัติยังไง
โปรดสังเกตคำในเครื่องหมายคำพูดข้างต้นนะครับ....
เพราะผมอยากจะเน้นในเรื่องนี้ว่า
JD จะต้องเขียนเพื่อให้ผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งแทนคนเดิมได้รู้ว่าตัวเองจะต้องทำงานอะไร
หรือจะต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง
ดังนั้น
คนที่เขียน JD
จะต้องคำนึงถึงคนอ่าน (ที่จะมาดำรงตำแหน่งแทน) ว่าเขาอ่านแล้วจะรู้เรื่องหรือไม่
คนที่เขียน JD จึงไม่ควรเขียนแบบตัวเองเข้าใจเอง
(เพราะตัวเองดำรงตำแหน่งนี้อยู่แล้ว)
แถมไปคิดต่ออีกว่าคนที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้คงต้องมีประสบการณ์ทำงานบ้างแล้วก็ต้องรู้สิว่าควรจะทำอะไรบ้าง
ไม่ใช่เขียน JD แล้วทำให้คนมาดำรงตำแหน่งแทนอ่านแล้วสับสน
ถ้าเขียน JD ไว้ไม่ดีจะเกิดปัญหาดังนี้
1.
ผู้มาดำรงตำแหน่งแทนจะสับสนกับสายการบังคับบัญชาที่เขียนไว้ไม่ชัดเจน
2.
คนที่เข้ามาทำงานใหม่แทนคนเดิมไม่รู้ว่าตัวเองจะต้องทำอะไรบ้าง
เพราะอ่าน JD
แล้วไม่เข้าใจ
3.
เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน ขัดแย้งกัน หรือเรียกศัพท์ยอดนิยมวันนี้คือ
“มีพื้นที่ทับซ้อนกันในงาน”
4.
วางแผนฝึกอบรมหรือพัฒนาได้ยากเพราะเขียนเอาไว้แบบห้วน
สั้นจนเกินไป
5.
เกิดปัญหาในการสรรหาคัดเลือกคนเข้าทำงานเพราะไม่ทราบว่าต้องมีคุณสมบัติที่ชัดเจนเป็นอย่างไร
6.
ประเมินผลการปฏิบัติงานไม่ตรงกับงานที่รับผิดชอบ
7.
ขาดข้อมูลในเรื่องงานและความรับผิดชอบที่ชัดเจนเมื่อจะเลื่อนตำแหน่ง
8.
ฯลฯ
แล้วถ้าอย่างงั้นควรจะเขียน
JD
ยังไงดีล่ะ....ผมแนะนำดังนี้ครับ
1. เขียนงานโดยคำนึงถึงผู้ที่มาปฏิบัติงานในตำแหน่งนี้
ไม่ใช่เขียนในฐานะผู้ที่ครองตำแหน่งนี้
2. เขียนงานที่ปฏิบัติอยู่จริงในปัจจุบัน
และงานที่ผู้ดำรงตำแหน่งนี้จะต้องทำ
3.
เขียนให้ผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้เข้าใจว่าตนเองจะต้องทำหรือรับผิดชอบในเรื่องใดบ้าง
4.
หลีกเลี่ยงการเขียนที่ห้วนสั้นจนคนอ่านงงว่าตำแหน่งนี้ต้องทำอะไรหรือรับผิดชอบอะไรบ้าง
5.
ใช้คำหรือข้อความที่ชัดเจนตรงประเด็นเข้าใจง่าย อาจยกตัวอย่างประกอบให้เห็นภาพชัดเจนขึ้นจะช่วยให้คนอ่านไม่ต้องตีความกันเอาเอง
6.
เขียนให้ถูกต้องตรงกับงานที่ทำจริง ไม่เขียนงานติดตัวคนหรืองานฝาก หรือไม่เขียนงานที่ยังไม่ได้ทำ
หรือไม่เขียนงานที่คาดว่าจะต้องรับผิดชอบในอนาคต แต่ให้เขียนงานในปัจจุบันที่ใครจะมาทำงานในตำแหน่งนั้นจะต้องทำว่ามีงานอะไรบ้าง
ส่วนงานที่จะเกิดในอนาคตนั้นเมื่อเกิดขึ้นจริงค่อยเขียนอัพเดทภายหลัง
7. เขียนให้สมบูรณ์
ครอบคลุมงานที่ผู้มาดำรงตำแหน่งนั้นจะต้องรับผิดชอบทั้งหมด
8.
ศัพท์เทคนิคตัวอักษรย่อ
หรือภาษาต่างประเทศซึ่งแปลเป็นภาษาไทยแล้วเข้าใจได้ยากควรมีคำอธิบายหรือมีวงเล็บอธิบายด้วยภาษาไทยที่ทำให้เข้าใจชัดเจน
9.
ถ้าจำเป็นต้องอ้างถึงบุคคล ให้ใช้ชื่อตำแหน่งของบุคคล
หรือหน่วยงานที่บุคคลนั้นสังกัด ไม่ใช้ชื่อตัวบุคคล
จากที่ผมเล่ามาทั้งหมดนี้
ท่านคงจะเห็นความสำคัญของการเขียน JD มากขึ้นแล้วนะครับ
คราวนี้ก็มาถึงคำตอบของคำถามที่ว่า แล้วใครล่ะควรจะเป็นคนที่เขียน JD ?
คราวนี้คงตอบได้ไม่ยากแล้วใช่ไหมครับว่า....
ผู้ที่เหมาะสมจะเขียน JD ก็คือ
“ผู้ดำรงตำแหน่งนั้น ๆ” หรือเจ้าของตำแหน่งนั่นแหละครับ
หรือจะบอกว่าการเขียน JD เป็นหน้าที่ของผู้ดำรงตำแหน่งในแต่ละหน่วยงานเป็นคนเขียน
ไม่ใช่ให้ฝ่ายบุคคลเป็นคนมานั่งเขียน JD แทนผู้ดำรงตำแหน่งต่าง
ๆ ทุกฝ่ายในองค์กรนะครับ !!
ทุกวันนี้เมื่อผมไปบรรยายในองค์กรต่าง ๆ ยังได้ยินได้ฟังอยู่เสมอ ๆ
ว่าแต่ละหน่วยงานจะโยนหน้าที่การเขียน JD มาให้ฝ่ายบุคคลเขียนแทน
โดยอ้างว่าไม่รู้หลักการเขียน JD บ้าง ไม่มีเวลาบ้าง ฯลฯ
ก็อ้างกันไป
แต่ประเด็นก็คือฝ่ายบุคคลไม่ใช่เจ้าของงาน
ไม่ใช่ผู้ดำรงตำแหน่งทุกตำแหน่งในองค์กร
แม้จะรู้ว่าตำแหน่งไหนทำงานอะไรแต่ก็เป็นการรู้แบบคร่าว ๆ เมื่อให้ฝ่ายบุคคลเขียน JD มันจะไปถูกต้องครบถ้วนเหมือนกับเจ้าของงานเขียนได้ยังไงล่ะครับ
แถมเมื่อเกิดปัญหาในเรื่อง JD เช่น
เวลาสรรหาผู้สมัครงานแล้วคุณสมบัติเกิดไม่ตรงกับที่ Line Manager ต้องการ ก็จะโทษว่าเพราะฝ่ายบุคคลเขียน JD ไว้ไม่ดีเลยทำให้
Spec การรับคนไม่ตรง ฯลฯ เกิดปัญหาดราม่าในองค์กรขึ้นมาอีก
ดังนั้น
งานใครงานมัน ใครเป็นเจ้าของตำแหน่งคนนั้นเป็นคนเขียน JD น่ะถูกต้องที่สุดแล้วครับ
เมื่อเขียนเสร็จก็เป็นหน้าที่ของผู้บริหาร (ผู้จัดการฝ่าย)
ในแต่ละฝ่ายจะต้องอ่านตรวจสอบความถูกต้อง ถ้าไม่รู้วิธีการเขียน
ฝ่ายบุคคลก็ควรจะเป็นคนสอนหรือแนะนำหลักการหรือวิธีการเขียนให้กับหน่วยงานต่าง ๆ
แล้วเป็นคนคอยช่วยดูช่วยเกลา JD ให้กับหน่วยงานต่าง ๆ
จะดีกว่า
ต้องถือคติที่ว่า "ไม่ใช่แฟนทำแทนไม่ได้" ครับ
หวังว่าเราคงเข้าใจหลักการและคนที่จะต้องรับผิดชอบในการเขียน
JD ตัวจริงเสียงจริงกันเสียทีนะครับ
…………………………….