วันนี้มีคนที่ทำงาน HR ในบริษัทแห่งหนึ่ง
(ไม่รู้ว่าบริษัทไหนเพราะเขาก็ไม่ได้บอกผม)
โทรศัพท์มาถามว่าบริษัทกำลังจะปรับปรุงแบบฟอร์มประเมินผลการปฏิบัติงานใหม่โดยจะมีหัวข้อการประเมินพนักงานอยู่
8 หัวข้อ ซึ่งก็เป็นหัวข้อประเมินผลงานแบบกว้าง ๆ
ใช้ครอบคลุมไปได้ทุกหน่วยงานทุกตำแหน่งในบริษัทแบบที่เรียกเป็นภาษาวิชาการว่าแบบประเมินผลการปฏิบัติงานแบบ
Rating Scale หรือที่ผมมักจะเรียกว่า
“แบบประเมินผลงานแบบจิตสัมผัส” นั่นแหละ
หัวข้อที่บริษัทจะใช้ประเมินก็เช่น
1. ความรับผิดชอบในงาน 2. ความละเอียดรอบคอบ 3. การติดตามงาน 4. การแก้ปัญหาในงาน 5…. อะไรทำนองนี้แหละครับ
ซึ่งแต่ละหัวข้อก็จะมีระดับการประเมินแบ่งเป็น
5 เกรด (ยอดนิยม) คือ 5-4-3-2-1 ถ้าถูกประเมินได้ในข้อใดได้
5 คือดีเลิศ 4=ดี 3=พอใช้ 2=ต้องปรับปรุง 1=ใช้ไม่ได้
แล้วก็มีสรุปผลการประเมินโดยรวมว่าได้เกรดอะไรใน 5 เกรดนี้
คุ้น
ๆ ไหมครับกับแบบประเมินทำนองนี้
เขาก็ถามมาว่าถ้าบริษัทจะทำแบบประเมินผลการปฏิบัติงานแบบนี้ผมมีความเห็นว่ายังไง?
ผมก็ถามเขากลับไปว่าทางบริษัทไม่คิดจะประเมินผลโดยมีตัวชี้วัดผลงานที่เป็นรูปธรรมที่ชัดเจนกว่านี้สักหน่อยหรือเพราะเขาทำงานด้าน
HR ก็ต้องรู้ว่าการประเมินผลงานแบบจิตสัมผัสมักจะมีดราม่าตามมาอยู่เสมอ
ซึ่งบริษัทเขาวางแผนเอาไว้ว่าจะสื่อสารให้ความรู้ความเข้าใจเรื่องการประเมินผลโดยมี
KPIs ในปีหน้า
แต่ปีนี้จำเป็นต้องมีการประเมินผลการปฏิบัติงานเขาก็เลยต้องปรับปรุงแบบฟอร์มเพื่อใช้สำหรับปีนี้ไปพลาง
ๆ ก่อน
ผมก็เลยแนะนำเขาไปว่าแบบประเมินผลการปฏิบัติงานที่มีหัวข้อประเมิน
8 หัวข้อที่เขาบอกผมมานั้น
มันไม่สามารถสะท้อนผลการปฏิบัติงานจริงของตัวพนักงานออกมาได้เลยว่าพนักงานแต่ละคนทำงานได้ดีหรือไม่
หรือทำงานเป็นที่น่าพอใจสำหรับหัวหน้างานมากน้อยแค่ไหน
เช่นประเมินในหัวข้อ
“ความรับผิดชอบในงาน” ถ้าหัวหน้าประเมินลูกน้องหัวข้อนี้ให้เกรด 2 พอแจ้งผลการประเมินแล้วลูกน้องถามว่า
“ทำไมพี่ประเมินหัวข้อนี้พี่ประเมินผลให้ผมได้เกรด 2 ผมรับผิดชอบงานไม่ดีตรงไหน,
งานไหนบ้างล่ะพี่....ฯลฯ” แล้วหัวหน้าจะตอบลูกน้องยังไงล่ะครับ
หัวข้ออื่น
ๆ ก็มีปัญหาดราม่าพอ ๆ กันแหละ
ดังนั้น
เอาอย่างงี้ดีไหม....ผมเสนอให้เขาเอากลับไปคิดอย่างนี้คือ....
1.
ใช้วิธีกึ่ง KPIs แบบง่าย ๆ คือ ให้ทำแบบฟอร์มประเมินผลงานเป็นแบบ Blank Form โดยให้หัวหน้าผู้ประเมิน นำ JD (Job
Description) ของลูกน้องแต่ละคนมาดูที่ช่อง “งานและความรับผิดชอบ”
แล้วให้หัวหน้าเขียนงานแต่ละงานที่มอบหมายให้ลูกน้องทำมาตั้งแต่ต้นปี โดย List
มาเป็นข้อ ๆ ว่าลูกน้องทำงานอะไรมาบ้างลงใน Blank Form แต่ต้องเป็นงานที่ลูกน้องทำตาม JD ของเขานะครับ
2.
ให้หัวหน้าประเมินผลการทำงานของลูกน้องในแต่ละข้อตามข้อ
1
เป็นระบบเกรดแบบเดิม เช่น แบ่งเป็น 5 เกรดคือ 5=ดีเลิศ 4=ดี 3=พอใช้ 2=ควรปรับปรุง 1=ใช้ไม่ได้
3.
มีช่องสรุปผลการประเมินผลงานของลูกน้องว่าในงานทั้งหมดของลูกน้องน่ะ
ได้เกรดอะไรตามตัวอย่างนี้
ข้อย้ำว่าแบบฟอร์มข้างต้นนี้เป็นตัวอย่างเพื่อให้ท่านเห็นไอเดียของผมเท่านั้นนะครับ
เพราะภาพหนึ่งภาพดีกว่าคำพูดเป็นร้อยคำ (ประมาณนั้นแหละ)
ซึ่งผมเห็นว่าถ้าบริษัทที่ถามผมมามีการประเมินผลงานโดยหยิบเอางานและความรับผิดชอบใน
JD ที่ลูกน้องทำมาตลอดทั้งปีมาให้หัวหน้าประเมิน ยังไงก็น่าจะดีกว่าและน่าเชื่อถือกว่าการกำหนดหัวข้อกว้าง
ๆ (เหมือนกับส่วนที่ 2 : คุณลักษณะทั่วไป) 8 หัวข้อมาให้หัวหน้าประเมินลูกน้องเพียงอย่างเดียว (ซึ่งควรจะถ่วงน้ำหนักให้ส่วนที่
2 มีน้ำหนักน้อยกว่าส่วนที่ 1 นะครับ)
ยังทำให้หัวหน้ามีข้อมูลในการประเมินผลงานลูกน้องที่เป็นรูปธรรมได้ชัดเจนกว่า
และถ้าจะต้องแจ้งผลการปฏิบัติงานกับลูกน้องก็ยังมีเรื่องราวที่เกี่ยวกับงานที่ลูกน้องทำมาอธิบายได้ชัดกว่าการประเมินในหัวข้อแบบลอย
ๆ (ตามส่วนที่2 ของแบบฟอร์มข้างต้น) จริงไหมครับ
แถมยังเป็นแนวทางในการปูพื้นฐานเบื้องต้นให้หัวหน้าผู้ประเมินเริ่มเข้าใจว่าในการประเมินผลการปฏิบัติงานลูกน้องนั้น
หัวหน้าควรจะประเมินในเรื่องงานที่ลูกน้องทำในแต่ละเรื่องว่าทำได้ดีหรือไม่แค่ไหนเพียงใดซึ่งจะเป็นพื้นฐานในการเข้าไปสู่การกำหนด
KPIs ในการประเมินผลงานลูกน้องสำหรับหัวหน้าผู้ประเมินในปีหน้าอีกด้วยนะครับ
พอบอกแนวทาง
HR บริษัทนี้ไปแล้วก็เลยอยากเอามาแชร์สู่สาธารณะเผื่อว่าบริษัทไหนกำลังมีปัญหาเหมือนกับบริษัทที่โทรมาถามผมในวันนี้จะได้นำไปใช้เป็นไอเดียในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในบริษัทของท่านได้บ้าง
ขอย้ำว่าที่ผมบอกมานี้เป็นเพียงแค่การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเท่านั้น
ส่วนจะเหมาะหรือไม่เหมาะกับบริษัทของท่านแค่ไหนยังไงท่านก็คงจะต้องไปพิจารณากันเอาเองก็แล้วกันนะครับ
…………………………………..