บทความนี้ผมเขียนจากการได้รับฟังปัญหาในการนำระบบ Competency มาใช้ในองค์กรต่าง ๆ ซึ่งในวันนี้ต้องยอมรับว่าในองค์กรต่าง ๆ ทั้งภาครัฐ รัฐวิสาหกิจ ตลอดจนภาคเอกชน ต่างก็นำระบบสมรรถนะความสามารถ หรือ Competency มาใช้กันอย่างแพร่หลาย ซึ่งบางองค์กรที่พอจะมีงบประมาณก็อาจจะจ้างบริษัทที่ปรึกษาเข้ามาช่วยให้คำปรึกษาและวางระบบให้ ส่วนบางองค์กรที่ขาดงบประมาณก็อาจจะต้องริเริ่มทำกันเอง ซึ่งโดยทั่วไปคนที่เป็นตัวตั้งตัวตีก็หนีไม่พ้นฝ่ายทรัพยากรบุคคลนั่นเอง
ซึ่งเมื่อนำ Competency มาใช้แล้วก็มักจะพบปัญหาในภาคปฏิบัติซึ่งผมขอสรุปดังนี้
1. ทั้งผู้บริหารและพนักงานในองค์กรไม่เข้าใจว่า Competency คืออะไร
ปัญหานี้มักเกิดจากการขาดการสื่อสารที่ดีในองค์กร ซึ่งสิ่งที่ควรทำก็คือจะต้องจัดการประชุมชี้แจงทำความเข้าใจกับพนักงานทุกระดับ ไม่ใช่จัดประชุมหรืออบรมแต่เพียงเฉพาะพนักงานกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง เช่น จัดอบรมเรื่อง Competency เฉพาะกลุ่มผู้บริหารเท่านั้น และไม่เคยจัดให้กับพนักงานทั่วไปได้รับรู้ หรือแม้แต่การสื่อสารภายใน เช่น เสียงตามสาย, โปสเตอร์ปิดบอร์ดในองค์กร, Intranet ฯลฯ ให้พนักงานได้รับรู้และเข้าใจก็ไม่มี ครั้นจะหวังให้ผู้บริหารไปชี้แจงกับลูกน้องอีกก็คงยากล่ะครับ เพราะหากผู้บริหารยังไม่เข้าใจดีพอก็จะไม่สามารถจะอธิบายให้ลูกน้องเข้าใจได้เหมือนกัน
ผมมักจะบอกอยู่เสมอว่าเรื่องของ Competency ไม่ใช่ศาสตร์ลี้ลับหรือเป็นของขลังที่ต้องเก็บไว้เฉพาะกลุ่มนะครับ !
ดังนั้น ยิ่งสื่อสารกันมากขึ้นยิ่งเข้าใจกันมากยิ่งขึ้นครับ
2. พนักงานโดยเฉพาะผู้บริหารไม่ร่วมมือในการทำ Competency เท่าที่ควร
โดยทั่วไปก็มักจะเกิดจากทัศนคติของผู้บริหารแต่ละหน่วยงานว่าเรื่องนี้เป็นเรื่องที่เข้ามารบกวนการทำงาน (อีกแล้ว) ไหนจะให้ทำ TQM ไหนจะทำเรื่อง ISO นี่มาอีกแล้วเรื่อง Competency ทำไมต้องทำอะไรมากมายอย่างนี้....
ซึ่งผู้ที่เป็นเจ้าภาพงานนี้ (ก็คือฝ่ายทรัพยากรบุคคลนั่นแหละครับ) จะต้องทำความเข้าใจกับ Line Manager ว่าเรื่องนี้แตกต่างจากเรื่องของ TQM หรือ ISO นะครับ เพราะเป็นเรื่องของการพัฒนาลูกน้องของเขาเองให้ดีขึ้น ก็คงยกตัวอย่างว่าหากเขาเป็นพ่อแม่คนก็คงอยากที่จะให้ลูก ๆ มีอนาคตที่สดใสฉันใด ในฐานะหัวหน้างานที่ดีก็ย่อมจะต้องหวังให้ลูกน้องมีอนาคตที่สดใสฉันนั้น จริงไหมครับ (หวังว่าเขาคงจะไม่ตอบกลับมาว่า “ก็เรื่องของลูกน้อง..ไม่ใช่เรื่องของฉัน” นะครับ) เพราะปัญหานี้มักจะพบว่าแม้แต่ในการเข้าร่วมกลุ่ม Workshop เพื่อค้นหา Core หรือ Functional Competency ก็ยังได้ยินเสียงแว่ว ๆ จาก Line Manager บางคนว่า “เสียเวลางานมานั่งหาอะไรอยู่ก็ไม่รู้...” แล้วยังไม่รวมถึงเวลาประเมิน Competency ก็ยังไม่ส่งผลการประเมินให้ตามกำหนดเสียอีกเพราะไม่ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ หรือมีทัศนคติว่างานนี้เป็นงานแทรกเข้ามารบกวนการทำงานของเขาเสียอีกน่ะสิครับ
ถ้า Line Manager มีทัศนคติอย่างนี้แล้ว และฝ่ายทรัพยากรบุคคลอธิบายแล้วยังไม่ดีขึ้น ก็คงจะต้องขอให้ผู้บริหารระดับที่สูงขึ้นไปกว่านั้นไม่ว่าจะเป็น “หมายเลข 1 ขององค์กร” หรือ ผู้บริหารที่เป็นผู้บังคับบัญชาของ Line Manager เหล่านี้เชิญไปพบ เพื่อแจ้งให้ทราบถึง “นโยบาย” ขององค์กรในการพัฒนาศักยภาพและความสามารถของบุคลากรด้วย Competency ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้ก็คือการที่องค์กรจะได้พนักงานที่มีความรู้ความสามารถในระยะยาวและเป็นกำลังสำคัญขององค์กรในการแข่งขันกับคู่แข่งต่อไป
ซึ่งผมได้เขียนไว้ในหนังสือ Competency ภาคปฏิบัติ..เขาทำกันอย่างไร ไว้แล้วว่า ปัจจัยที่สำคัญเป็นอันดับหนึ่งคือหมายเลขหนึ่งขององค์กรจะต้องเห็นด้วย และสนับสนุนโครงการนี้อย่างจริงจัง ซึ่งหากหมายเลขหนึ่งขององค์กรไม่สนับสนุนจริงจังแล้ว ทำไปก็เหนื่อยเปล่าครับ
ดังนั้น เมื่อหมายเลขหนึ่งขององค์กรเห็นด้วยแล้ว เมื่อเกิดปัญหาด้านของความร่วมมือจากผู้บริหารด้วยกันแล้ว ก็จำเป็นที่หมายเลขหนึ่งขององค์กรจะต้องช่วยออกแรงเชิญผู้บริหารที่ไม่ร่วมมือเหล่านั้นมาชี้แจง ซึ่งจะได้รับความร่วมมือที่ดีขึ้น อย่างน้อยก็เข้าร่วม Workshop หรือส่งผลการประเมินได้ตรงตามกำหนดครับ
3. ขาดการกำหนดเป้าหมายและการวางแผนอย่างชัดเจนว่าจะนำผลไปใช้อะไรบ้าง
อย่างที่ผมได้เคยเขียนในหนังสือไปแล้วว่าลำดับขั้นตอนใหญ่ ๆ ในการนำ Competency จะมีดังนี้
3.1 การสร้าง Core Competency
3.2 การสร้าง Functional Competency
3.3 การเตรียมการ และประเมิน Competency
3.4 การพัฒนาบุคลากรตาม Competency
โดยผมขอเน้นในหัวข้อการพัฒนาบุคลากรตาม Competency ซึ่งถือว่าเป็นเรื่องสำคัญที่จะทำให้เกิดมรรคเกิดผลในการนำ Competency มาใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรดังนี้คือ
1. จัดทำ Training Roadmap ตาม Competency (ท่านที่สนใจสามารถอ่านเรื่องเบื้องต้นจากบทความเรื่อง “Training Roadmap องค์กรของท่านจัดทำแล้วหรือยัง”)
2. นำข้อมูลพนักงานที่ยังมี Competency Gap มาวางแผนพัฒนาบุคลากรทั้งภาพรวม และเป็นรายหน่วยงาน
3. ออกแบบหลักสูตรการพัฒนา/ฝึกอบรมพนักงานตาม Competency
4. จัดทำแผนการพัฒนาบุคลากรทั้งระยาวโดยการจัดทำ Training Roadmap ตาม Competency และจัดทำแผนการฝึกอบรม (Training Plan) ในแต่ละปี ตลอดจนการจัดทำแผนการพัฒนาเป็นรายบุคคล (Individual Development Plan – IDP)
5. ดำเนินการพัฒนา/ฝึกอบรมพนักงานตาม Competency Gap ที่ยังขาด
6. สร้างระบบประเมินและติดตามผลการพัฒนาบุคลากรให้ครบวงจร และมีการติดตามผลอย่างต่อเนื่อง ตลอดจนปรับปรุงแผนการพัฒนาให้ Update อยู่เสมอ
7. นำข้อมูลไปใช้เป็นประโยชน์ในการจัดทำแผนการพัฒนาความก้าวหน้าในสายงาน (Career Development) ต่อไป เช่น การสร้างระบบคนดีคนเก่งในองค์กร (Talent Management) ผังทดแทน (Succession Plan) การจัดทำสายความก้าวหน้าในงาน (Career Path) เป็นต้น
ซึ่งผู้ดูแลระบบ Competency ควรจะต้องศึกษาหาความรู้เพื่อทำความเข้าใจและแปรไปสู่ภาคปฏิบัติเพื่อให้เห็นแผนการพัฒนาบุคลากรได้อย่างเป็นรูปธรรม และจะเป็นเครดิตกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยตรงครับ
หากท่านยังมีปัญหาในเรื่องการดำเนินการเกี่ยวกับ Competency ก็แลกเปลี่ยนเล่าสู่กันฟังมาได้อีกนะครับ เพื่อจะได้เป็นประโยชน์กับวงการทรัพยากรบุคคลต่อไป
..................................................