แต่ถ้าองค์กรของท่านยังไม่เคยมีการทำโครงสร้างเงินเดือนมาก่อน หรือเคยทำแต่ก็ไม่รู้ว่าทำกันมาตั้งแต่เมื่อไหร่ แล้วเดี๋ยวนี้มันยังใช้ได้อยู่หรือไม่ล่ะ จะทำยังไงดี ?
ผมขอลำดับขั้นตอนในการทำโครงสร้างเงินเดือนดังนี้
1. ประเมินค่างานทุกตำแหน่งงานในองค์กรต้องยอมรับว่าทุกตำแหน่งงานมีความสำคัญ แต่ความสำคัญนั้นแตกต่างกัน นั่นคือจะมีตำแหน่งงานที่สำคัญมาก-น้อยลดหลั่นกันไป ซึ่งองค์กรจะต้องมาค้นหาดูว่าตำแหน่งไหนที่มีความสำคัญหรือมี “ค่างาน” มากที่สุดและตำแหน่งงานไหนที่มีค่างานลดหลั่นกันลงมาด้วยการประเมินค่างาน (Job Evaluation – JE) ครับ
พอผมพูดมาถึงตรงนี้ท่านอาจจะมีคำถามว่า “ก็บริษัทของฉันมีการกำหนดระดับชั้น-ตำแหน่งที่แสดงถึงความสำคัญของงานอยู่แล้วนี่ เช่น ผู้จัดการฝ่ายก็ย่อมจะมีค่างานและความรับผิดชอบสูงกว่าผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายอยู่แล้ว....” ผมอยากจะบอกว่าการจัดระดับชั้น-ตำแหน่งในองค์กรที่ท่านบอกมานี้เป็นการจัดไปตาม “สมองซีกขวา” หรือตาม “ความรู้สึก” มากกว่าเหตุและผล ตามข้อมูลหรือเท็จจริง (สมองซีกซ้าย) ครับ
เอาง่าย ๆ ว่าท่านแน่ใจได้ยังไงล่ะครับว่าผู้จัดการฝ่ายขายจะมีค่างานหรือความสำคัญอยู่ที่ระดับไหนเมื่อเทียบกับผู้จัดการฝ่ายบัญชีและการเงิน ? หรือวิศวกรซ่อมบำรุง จะมีค่างานเท่ากับ Senior Sale Executive หรือไม่ ?
ถ้าหากใช้ความรู้สึกก็รับรองได้ว่าจะมีคำตอบที่แตกต่างกันไปตามความรู้สึกของแต่ละคน บางคนก็อาจจะบอกว่าฝ่ายขายคือพวก Front Office ทำกำไรให้กับบริษัท ก็ต้องสำคัญกว่าวิศวกรซ่อมบำรุงน่ะสิ เพราะพวกนี้เป็นพวก Back Office แต่ผู้ที่รับผิดชอบด้านงานซ่อมบำรุงก็จะบอกว่าถ้าไม่มีการซ่อมบำรุงเครื่องจักรก็จะทำให้ผลิตสินค้าไม่ได้ แล้วฝ่ายขายจะเอาอะไรไปขาย เพราะฉะนั้นฉันต้องสำคัญกว่าสิ (แล้วก็เกิดวิวาทะระหว่างฝ่ายประเภทฆ่าได้หยามไม่ได้กันต่อไป)
แต่ถ้าหากองค์กรมีการประเมินค่างานจะมีการกำหนดปัจจัยที่จะใช้ในการประเมินค่างานสำหรับทุกตำแหน่งงานในองค์กรขึ้นอย่างชัดเจน เช่น คุณวุฒิการศึกษา, ประสบการณ์ทำงาน, การบังคับบัญชา, ความรับผิดชอบ, อำนาจการอนุมัติในเรื่องต่าง ๆ , สภาพแวดล้อมในการทำงาน, การแก้ปัญหาและตัดสินใจ ฯลฯ ตลอดจนมีการถ่วงน้ำหนักของแต่ละปัจจัยเพื่อนำไปใช้ในการประเมินค่างานทุกตำแหน่งในองค์กร โดยมีคณะกรรมการประเมินค่างานร่วมกันประเมินค่างานอย่างเป็นกลาง ซึ่งผลที่สุดก็คือทุกตำแหน่งงานจะมีคะแนนที่ชัดเจนมีที่มาที่ไป และเรียงลำดับความสำคัญของแต่ละตำแหน่งงานตามคะแนน จะทำให้เราเห็นภาพชัดเจนขึ้นโดยไม่ใช้ความรู้สึกเข้ามาอธิบายค่างานเหมือนเดิมอีกต่อไป2. นำค่างานที่ประเมินได้มาจัดทำระดับชั้นหรือทำ Job Group
ในขั้นนี้ก็คือนำผลที่ได้จากข้อ 1 มาเรียงลำดับคะแนนจากตำแหน่งที่มีคะแนนสูงสุดจนถึงตำแหน่งที่คะแนนน้อยสุดในองค์กร แล้วก็มากำหนดกันว่าเราจะจัดให้มีระดับชั้นสักกี่ระดับ เช่นตกลงว่าในบริษัทของเราจะมี 8 ระดับชั้น เราก็จะนำคะแนนที่เรียงลำดับมาก-น้อยนั้นมาแบ่งเป็นช่วง ๆ จนได้ 8 ช่วง ซึ่งตำแหน่งงานที่มีคะแนนใกล้เคียงกันก็จะถือว่าอยู่ในระดับเดียวกัน หรืออยู่ในกลุ่มงาน (Job Group หรือบางตำราก็อาจจะเรียกว่า Job Grading) เดียวกัน ดังนั้นในแต่ละระดับก็จะมีตำแหน่งงานต่าง ๆ ครบถ้วนทุกตำแหน่ง
3. ทำโครงสร้างเงินเดือน (Salary Structure)เมื่อทำงานตามข้อ 2 เสร็จสิ้น เราก็ต้องมาดูว่าในแต่ละระดับชั้นของบริษัทเราน่ะมีการจ่ายเงินเดือนต่ำสุด และสูงสุดเท่าไหร่เพื่อวิเคราะห์ตัวเองว่าปัจจุบันเป็นอย่างไร (เข้าทำนองต้องรู้เราก่อน แล้วค่อยรู้เขานั่นแหละครับ) หลังจากนั้นก็ต้องไปหาข้อมูลการจ่ายค่าตอบแทนในตลาดว่าในตลาดแรงงานนั้นเขาจ่ายค่าตอบแทนกันเท่าไหร่
หลักการโดยทั่วไปก็คือนำตำแหน่งงานที่อยู่ในแต่ละระดับชั้น (ตามข้อ 2) ไปเปรียบเทียบกับตำแหน่งงานของตลาดแล้วดูว่าเขาจ่ายเท่าไหร่ ซึ่งวิธีนี้เขาจะเรียกว่าทำ “Job Matching” ครับ โดยการหาค่าเฉลี่ยของตลาดว่าเขาจ่ายอยู่เท่าไหร่เมื่อเทียบกับตำแหน่งต่าง ๆ ในแต่ละระดับชั้นของบริษัทเรา เพื่อนำมาออกแบบโครงสร้างเงินเดือนโดยมีเป้าหมายว่าการออกแบบโครงสร้างเงินเดือนของบริษัทเรานั้นจะต้องสามารถแข่งขันกับตลาดได้ นั่นคือไม่ควรจะออกแบบโครงสร้างเงินเดือนให้ต่ำกว่าตลาดนั่นเอง
เมื่อทำโครงสร้างเงินเดือนเสร็จสิ้นองค์กรของท่านก็จะได้กรอบการจ่ายเงินเดือนในแต่ละระดับชั้นและแต่ละตำแหน่งในองค์กรที่ชัดเจน พูดง่าย ๆ ว่าทุกตำแหน่งก็จะมีอัตราเริ่มต้นขั้นต่ำ และอัตราเงินเดือนสูงสุดของแต่ละตำแหน่งไม่เกินเท่าไหร่
ดังนั้นก็จะทำให้องค์กรของท่านสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรไม่ให้บานปลายออกไปเนื่องจากพนักงานที่ทำงานแบบเช้าชาม เย็นชามไม่สร้างผลงานแล้วรอแต่จะขึ้นเงินเดือนไปเรื่อย ๆ นั้นเขาจะมีเงินเดือนตันเมื่อถึงจุดสูงสุดของโครงสร้างเงินเดือนในระดับชั้นที่เขาอยู่ พูดง่าย ๆ ว่าถ้าพนักงานคนใดไม่สามารถเลื่อนชั้นเลื่อนตำแหน่งสูงต่อไปเรื่อย ๆ ได้ก็จะเงินเดือนตันในที่สุดนั่นเอง
นอกจากนี้ยังมีประโยชน์จากการทำโครงสร้างเงินเดือนที่เราจะนำมาใช้ในด้านของกลยุทธ์ด้านการบริหารค่าตอบแทนที่จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กร ซึ่งหากท่านยังสนใจในเรื่องนี้ผมก็จะนำมาเล่าสู่กันฟังในโอกาสต่อไปครับ
081-846-2525