หัวหน้างานมีปัญหา..แก้ยังไง ? (ตอนที่ 1)

            จั่วหัวเรื่องมาอย่างนี้ ท่านคงจะสงสัยว่าทำไมถึงตั้งคำถามอย่างนี้ เรื่องของเรื่องก็คือผมได้ไปบรรยายให้กับองค์กรแห่งหนึ่งในเรื่องที่เกี่ยวกับหัวหน้างาน (ตกลงกันก่อนนะครับว่าคำว่า “หัวหน้างาน” ของผมหมายถึงคนที่มีลูกน้อง ไม่ว่าจะใช้ชื่อเรียกตำแหน่งว่าอะไร เช่น เป็น Leader, Supervisor, ผู้จัดการ หรือ VP หรือแม้แต่เป็น MD ก็ถือว่าเป็นหัวหน้างานในความหมายที่เป็นคนที่มีลูกน้อง)   ซึ่งมักจะเกิดปัญหาทำนองนี้ เช่น

1.      ไม่กล้าตักเตือนลูกน้อง กลัวลูกน้องไม่รัก

2.      หัวหน้างานขาดทักษะการตักเตือนลูกน้อง

3.      หัวหน้างานมีลูกรัก-ลูกชัง ถ้าเป็นลูกรักแล้วทำผิดก็จะไม่ว่ากล่าวอะไร แต่ถ้าเป็นลูกชังละก็ไล่

บี้ตลอด

4.      หัวหน้างานลอยตัว ไม่กล้าตัดสินใจ ไม่ยอมแก้ปัญหา

5.      ฯลฯ

ผมว่าตัวอย่างที่ยกมาข้างต้นคงไม่ใช่ปัญหาของบริษัทแห่งนี้ที่เดียวจริงไหมครับ ?

และท่านก็คงจะคุ้น ๆ นะว่าปัญหาทำนองนี้มีให้เห็นได้เสมอ หรือจะเรียกว่าเป็นปัญหาใกล้ตัวก็ว่า

ได้

            ผมมักจะพบว่าในองค์กรหลายแห่งจะมีปัญหาดังกล่าวเพราะขาดระบบในการพิจารณาการเลื่อนตำแหน่ง โดยมักจะมีวิธีการเลื่อนตำแหน่งแบบง่าย ๆ เช่น 
1. ใช้ความรู้สึกมากกว่าเหตุผลในการเลื่อนตำแหน่ง โดยดูเฉพาะอายุงานว่าอยู่มานานก็น่าจะรู้งานพอแล้ว น่าจะเลื่อนตำแหน่งขึ้นมารับผิดชอบให้สูงขึ้นได้ น่าจะบริหารทีมงานได้ (สังเกตคำว่า “น่าจะ” นะครับ นี่คือการคิดอนุมานเอาเองของผู้บริหารที่มีอำนาจพิจารณาการเลื่อนตำแหน่ง)

2.      พิจารณาการเลื่อนตำแหน่งจากคนที่มีความรู้หรือทักษะในงาน หรือพิจารณาในเชิง Technical Skill เป็นหลัก แต่ไม่ได้พิจารณาต่อไปว่าแล้วคนที่มีความรู้และทักษะในการทำงานนั้น เขามีทักษะในการบริหารจัดการผู้คนหรือทีมงาน (People Skill หรือ Leadership Skill) หรือไม่

จากวิธีคิดในการเลื่อนตำแหน่งคนขึ้นมาเป็นหัวหน้างานโดยใช้ความรู้สึกอย่างนี้แหละครับ เป็นที่มาของปัญหาของหัวหน้างานที่ผมบอกไปแล้วข้างต้นตามมาอีกเพียบ จนกระทั่งมีคนพูดกันเล่น ๆ ว่า....

          “การเลื่อนพนักงานเป็นหัวหน้างานบางครั้งก็จะทำให้ได้หัวหน้างานที่ไม่ดีเพิ่มขึ้น  1คน และเสียลูกน้องที่ปฏิบัติงานเก่งไป 1 คน”

            แต่ในปัจจุบัน ผมว่านอกจากจะเสียพนักงานที่ปฏิบัติงานเก่งไป 1 คนแล้ว หลายครั้งองค์กรอาจจะเสียลูกน้องที่ปฏิบัติงานเก่งไปแทบทั้งแผนกเลยก็เป็นได้ เพราะเขาทนพฤติกรรมของหัวหน้างานที่ไม่ดีคนนี้ไม่ไหวแล้วน่ะสิครับ

          แต่คำถามคือ แล้วองค์กรจะแก้ปัญหาเหล่านี้ยังไงดี ?

            เรามาต่อกันในตอนหน้าดีไหมครับ

……………………………………………………

หา Functional Competency แบบไหนถึงเหมาะสม ?

            วันนี้ผมได้รับคำถามมาว่าตอนนี้บริษัทกำลังค้นหา FC (Functional Competency) อยู่ แต่มีปัญหาว่าจะหา FC แบบภาพรวมทั้งฝ่าย หรือควรจะต้องแยก FC ตามแผนกต่าง ๆ ในฝ่าย อย่างไหนจะดีกว่ากัน ?

            พอได้รับคำถามนี้ผมก็เลยนำมาเล่าสู่กันฟังเพื่อให้ข้อคิดสำหรับท่านที่กำลังทำระบบ Competency อยู่ดังนี้ครับ

            ในการค้นหา FC นั้นจะมีอยู่ 2-3 รูปแบบคือ

1.      หา FC แบบภาพรวม โดยค้นหาว่าพนักงานในฝ่ายนั้น ๆ ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน, หัวหน้าแผนก, ผู้ช่วยผู้จัดการแผนก, ผู้จัดการแผนก ฯลฯ ไปจนถึงผู้จัดการฝ่ายนั้น ควรจะต้องมีสมรรถนะในงาน (FC หรือ Functional Competency) อะไรบ้างที่เป็น FC ร่วมกัน ดังนั้นการค้นหา FC ในภาพรวมนี้ถ้าจะว่าไปก็คล้าย ๆ กับจะเป็น FC แบบ Common ที่ใช้ร่วมกันทั้งฝ่ายนั่นเอง

2.      หา FC แบบเจาะจงตามแผนกต่าง ๆ ในฝ่าย โดยค้นหาว่าพนักงานในแต่ละแผนกในฝ่ายเดียวกันนั้นแหละ ควรจะต้องมี FC อะไรบ้างซึ่งในการหา FC แบบนี้ก็จะทำให้แต่ละแผนก (แม้จะอยู่ในฝ่ายเดียวกันก็ตาม) จะมี FC ที่แตกต่างกันได้ เช่น ในฝ่าย HR แบ่งออกเป็น 4 แผนกคือ แผนกสรรหาว่าจ้าง, แผนกค่าตอบแทนและสวัสดิการ, แผนกฝึกอบรม, แผนกธุรการ ในฝ่าย HR ก็จะทำการค้นหาว่าพนักงานในแต่ละแผนกนั้นควรจะต้องมีสมรรถนะอะไรบ้าง ซึ่งแน่นอนว่า FC ของแผนกสรรหาว่าจ้างย่อมจะไม่เหมือนกับ FC ของแผนกค่าตอบแทนฯ หรือ FC ของแผนกฝึกอบรมก็จะต่างไปจาก FC ของแผนกธุรการ เป็นต้น ดังนั้น FC ตามข้อนี้ก็อาจจะมีบางคนเรียกว่าเป็น Professional Competency บ้าง หรือ Technical Competency บ้าง ก็ตั้งชื่อกันไป

3.      หา FC โดยมีทั้งภาพรวม และแบบเจาะจง แล้วนำมากำหนดว่าในฝ่ายนั้นจะมี FC กี่ตัวที่Common และแต่ละแผนกจะมี FC (หรือ Technical/Professional Competency) อะไรที่ต้องการตามลักษณะงานของแผนกนั้น ๆ บ้าง

             เมื่อผมพูดมาถึงตรงนี้ท่านก็อาจจะเกิดคำถามตะหงิด ๆ ในใจว่า.... 

          “แล้วบริษัทฉันควรจะกำหนด FC แบบไหนดีล่ะ ?”

ผมก็ขอตอบตามความเห็นของผมดังนี้นะครับ

1.      ทั้ง 3 วิธีข้างต้นก็จะมีข้อดีข้อด้อยคือ ถ้าหากมีการหา FC แบบภาพรวมก็จะมีข้อดีคือวิธีการหา FC ไม่ซับซ้อนนัก การประเมิน Competency ก็ทำได้ง่ายเหมาะกับองค์กรที่ยังมีระบบการประเมินด้วยแบบฟอร์มเป็นกระดาษ เพราะสมมุติว่าถ้าบริษัทของท่านมีฝ่ายต่าง ๆ อยู่ 10 ฝ่าย ท่านก็จะมีแบบประเมิน 10 แบบ ทำให้ไม่เปลืองแบบฟอร์ม (กระดาษ) มากนักและค่าใช้จ่ายก็ไม่มาก

              แต่ถ้ามีการกำหนด FC แบบเจาะจงหรือแบบภาพรวมและแบบเจาะจง ว่าในแต่ละฝ่ายจะต้องมี

FC แยกตามแต่ละแผนกในฝ่ายนั้น ๆ ท่านก็จะต้องมีแบบฟอร์มประเมินมากขึ้น แถมถ้าบริษัทของท่านยังจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายในการพิมพ์แบบฟอร์มประเมินมาก (นี่ยังไม่รวมความสับสนของแบบฟอร์มซึ่งในฝ่ายเดียวกันจะมี FC ที่ประเมินแตกต่างกัน) ทั้งการประเมินก็จะเป็นภาระกับหน่วยงานต่าง ๆ ที่จะต้องประเมินใส่แบบฟอร์มลงกระดาษ (ไหนจะเมื่อฝ่ายต่าง ๆ ประเมินเสร็จแล้วส่งแบบฟอร์มกลับมายังฝ่ายบุคคล ฝ่ายบุคคลก็จะต้องหาใครมา Key in ข้อมูลเข้าคอมพิวเตอร์อีกซึ่งอาจจะมีการ Key in ข้อมูลผิดพลาดได้) และการเก็บใบประเมินก็จะเป็นภาระกับฝ่ายบุคคลซึ่งจะต้องมีแฟ้มเก็บแบบฟอร์มอีกมากมาย และอย่าลืมว่าการประเมินจะต้องมีความต่อเนื่องไปอีกหลายปี แล้วจะเก็บแบบประเมินกระดาษเหล่านี้ไว้ที่ไหน

แต่ข้อดีของการประเมิน FC แบบเจาะจงก็คือท่านจะทราบผลของสมรรถนะในงานของพนักงานแต่ละแผนกได้อย่างชัดเจน ตลอดจนการพัฒนาสมรรถนะของพนักงานในแต่ละแผนก็จะชัดเจน รวมถึงการสรรหาผู้สมัครงานภายนอกที่จะเข้ามาทำงานในแผนกต่าง ๆ มีความเฉพาะเจาะจงมากยิ่งขึ้นได้คนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมมากยิ่งขึ้น

2.      แต่ถ้าบริษัทของท่านมีระบบการประเมินแบบ On Line นั่นคือใช้ Software ช่วยในการประเมิน โดยผู้ประเมินสามารถประเมิน FC ของลูกน้องผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์เข้า Server ไปได้เลย และจะมี Software ประมวลผลในด้านต่าง ๆ ตามที่ผู้ใช้งานต้องการ เช่น ออกรายงานผลการประเมิน FC แยกตามหน่วยงาน, หา Competency Gap ของพนักงานแยกแต่ละหน่วยงานและภาพรวมได้เพื่อนำไปวางแผนพัฒนาพนักงาน ฯลฯ อย่างนี้แล้วผมจะแนะนำให้หา FC แบบเฉพาะเจาะจงไปเลยครับ ท่านจะสามารถทราบจุดเด่นจุดด้อยของพนักงาน และวางแผนพัฒนาพนักงานได้ละเอียดขึ้นเพราะใช้ IT เข้ามาช่วยในระบบการประเมิน ซึ่งในปัจจุบันหลายองค์กรก็มีการประเมิน On Line กันไม่น้อยแล้วนะครับ

            แต่ถ้าบริษัทของท่านยังประเมินแบบใช้กระดาษแบบฟอร์มอยู่ ผมก็คงจะต้องแนะนำให้หา FC แบบ Common ทั้งฝ่ายไปก่อน (ถ้าไม่อยากจะยุ่งยากในเรื่องงานเอกสาร) แต่ถ้าคิดว่าจะปรับเปลี่ยนระบบเป็น On Line ในอนาคตก็หา FC แบบเจาะจงไปเลยครับ

            อ่านมาถึงตรงนี้ เชื่อว่าท่านคงได้คำตอบที่ชัดเจนแล้วนะครับว่าควรจะหา FC แบบไหนดี

…………………………………..