วันเสาร์ที่ 24 พฤศจิกายน พ.ศ. 2555

การติดตามผลการฝึกอบรม....เรื่องสำคัญที่มักจะถูกมองข้าม


            เครื่องมือยอดนิยมในการพัฒนาบุคลากรตั้งแต่อดีตมาจนถึงปัจจุบัน และจะยังคงมีอยู่ต่อไปในอนาคตคงหนีไม่พ้น การฝึกอบรม ซึ่งการจัดฝึกอบรมให้กับพนักงานนั้นก็มักมีวัตถุประสงค์หลัก ๆ เพื่อพัฒนาการปฏิบัติงานที่ดีขึ้นเป็นไปตามเป้าหมาย และลดปัญหาเกี่ยวกับการทำงานหรือปัญหาด้านทัศนคติในการทำงานลง ฯลฯ

วิธีการประเมินผลการฝึกอบรมแบบเดิม

            แน่นอนว่าในการจัดการฝึกอบรมแต่ละครั้งบริษัทก็มักจะใช้วิธีส่งแบบสอบถามให้กับผู้เข้ารับการอบรมตอบในช่วงท้าย ๆ ก่อนที่จะจบการฝึกอบรมว่าการสอนของวิทยากรเป็นอย่างไรบ้าง, เนื้อหาหลักสูตรเป็นยังไง, สถานที่จัดฝึกอบรมเหมาะสมไหม, อาหารอร่อยไหม ฯลฯ เมื่อผู้เข้ารับการอบรมทำการประเมินผลเสร็จก็จะส่งแบบประเมินผลให้กับเจ้าหน้าที่จัดฝึกอบรมเพื่อนำไปประมวลผลและนำเสนอกับผู้บริหารเพื่อรับทราบผลการประเมินต่อไป

            สิ่งที่ผมได้บอกมาทั้งหมดนี้ ผมเชื่อว่าทุกองค์กรก็ยังคงปฏิบัติอยู่ใช่ไหมครับ ?

            แต่ถ้าจะถามต่อว่า แล้วบริษัทจะทราบได้อย่างไรว่าผู้เข้ารับการอบรม  สามารถนำสิ่งที่ได้เรียนรู้จากการฝึกอบรมไปก่อให้เกิดประโยชน์ได้จริงคุ้มค่าเงินที่จัดไป ?”  

แนวคิดในการนำหลักสูตรฝึกอบรมไปผูกกับหลักเกณฑ์การเลื่อนตำแหน่ง

            ยิ่งไปกว่านั้นหลายองค์กรยังนำหลักสูตรการฝึกอบรมไปผูกกับหลักเกณฑ์การเลื่อนชั้นเลื่อนตำแหน่งเสียอีกด้วยนะครับ

            สมมุติตัวอย่างเช่นในธนาคาร ABC จะมีหลักเกณฑ์การเลื่อนตำแหน่งขึ้นเป็นผู้จัดการสาขาระบุไว้ว่า “ผู้ที่มีคุณสมบัติจะเป็นผู้จัดการสาขาของธนาคารจะต้องผ่านการอบรมหลักสูตรดังนี้

1.      หลักสูตรผู้บริหารงานธนาคาร

2.      หลักสูตรการบริหารธุรกิจเชิงกลยุทธ์

หากพนักงานยังไม่ผ่านหลักสูตรดังกล่าวยังถือว่าขาดคุณสมบัติในการพิจารณา

เลื่อนตำแหน่ง เป็นต้น

พูดง่าย ๆ ว่าธนาคารแห่งนี้มีความเชื่อว่าผู้ที่ผ่านการอบรม 2 หลักสูตรข้างต้นเท่านั้นถึงจะมีคุณสมบัติ (Competency) ที่เหมาะสม ?!?

คำถามก็คือ....
 
แล้วธนาคารแห่งนี้จะแน่ใจได้อย่างไรครับว่าผู้ที่ผ่านการฝึกอบรมแล้วจะมีความพร้อมที่จะเป็นผู้จัดการสาขาที่เหมาะสมได้จริง ?

            น่าคิดนะครับ

            ยิ่งกว่านั้น หากพนักงานดังกล่าวผ่านการฝึกอบรมไปแล้วสัก 6 เดือนหรือ 1 ปีจึงได้รับการพิจารณาให้เลื่อนตำแหน่งสูงขึ้นไป เขายังจะจำสิ่งที่ได้รับการอบรมได้อยู่หรือไม่ ?

            สมมุติพนักงานธนาคารคนหนึ่งทำงานในสำนักงานใหญ่แต่ไม่เคยปฏิบัติงานที่สาขามาก่อน แถมยังไม่เข้าใจลักษณะงานของสาขามาก่อน แต่ได้รับการอบรมครบทั้งสองหลักสูตรดังกล่าวแสดงว่าเขามีคุณสมบัติครบถ้วนแล้ว ?

ในขณะที่เพื่อนของเขาปฏิบัติงานอยู่สาขามาโดยตลอดมีความรู้และเข้าใจงานสาขาเป็นอย่างดีแต่เนื่องจากงานสาขายุ่งมากจนผู้บังคับบัญชายังไม่ส่งเข้ารับการอบรม เลยทำให้ขาดคุณสมบัติตามที่ธนาคารตั้งหลักเกณฑ์ไว้ ?

            ท่านคิดว่าใครจะมีคุณสมบัติ (Competency) เหมาะสมกับตำแหน่งผู้จัดการสาขามากกว่ากันครับ ?

          ในมุมมองของผมนั้น การฝึกอบรมเป็นเพียง เครื่องมือ หนึ่งในการพัฒนาบุคลากร แต่ไม่ได้เป็นตัวชี้วัดที่บอกว่าหากใครผ่านการฝึกอบรมแล้วจะมี Competency เหมาะสมอย่างแน่นอนนะครับ

            แต่สิ่งที่สำคัญคือคนที่ผ่านการฝึกอบรมแล้วได้นำสิ่งที่เรียนรู้ไปต่อยอดเช่นการนำความรู้และทักษะที่ได้รับจากการฝึกอบรมไปประยุกต์ใช้กับงานที่ตนเองปฏิบัติอยู่ให้ดีขึ้นได้มากน้อยเพียงใด และได้ เรียนรู้ ต่อเพื่อสร้างความรู้ ทักษะ ตลอดจนความชำนาญในงานหรือไม่

หากองค์กรใดมองแค่ว่าการฝึกอบรมเป็นยาสารพัดนึกรักษาได้ทุกโรคแล้ว ผมว่าองค์กรนั้นกำลังสร้างค่านิยมที่ผิดให้กับพนักงาน รวมถึงองค์กรนั้นกำลังมุ่งไปสู่แนวคิดที่ผิดพลาด แถมยังมีการลงทุนด้านการฝึกอบรมที่สูญเปล่าแล้วล่ะครับ

แนวคิดในการประเมินและติดตามการฝึกอบรมให้คุ้มค่าการลงทุน

            ดังนั้นองค์กรจึงควรหันกลับมาทบทวนกันดีไหมครับว่า ในการฝึกอบรมที่จัดให้กับพนักงานไปแล้วนั้น เพื่อไม่ให้เกิดการลงทุนที่สูญเปล่าดังที่ผมบอกไปแล้ว องค์กรควรจะมีการประเมินผลและติดตามผลว่าผู้เข้ารับการอบรมได้นำสิ่งที่เรียนรู้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ และทำให้ผู้เข้ารับการอบรมมีพฤติกรรมที่เหมาะสมหรือมีพัฒนาการที่ดีมากยิ่งขึ้นมากหรือน้อยเพียงใด

            ยกตัวอย่างเช่น ในการอบรมหลักสูตร การพัฒนาทักษะหัวหน้างาน ให้กับผู้บริหารระดับต้น เมื่อเสร็จสิ้นการฝึกอบรมไปแล้ว 3 เดือน ควรจะส่งใบประเมินและติดตามความคืบหน้าของผู้เข้ารับการอบรมไปที่ผู้บังคับบัญชาของผู้เข้ารับการอบรมทำการติดตามผล

โดยในแบบสอบถามดังกล่าวควรจะส่งให้ภายหลังจากที่ผู้เข้าอบรมผ่านหลักสูตรนี้ไปแล้วในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น กำหนดไว้ว่าจะส่งแบบสอบถามตามไปหลังจากการฝึกอบรมแล้ว 6 เดือน เพื่อติดตามผลว่าผู้เข้ารับการอบรมเป็นหัวหน้างานที่ดีขึ้นหรือไม่, ได้นำสิ่งที่เรียนรู้ไปก่อให้เกิดประโยชน์ในการทำงานมากหรือน้อยแค่ไหน, ยังมีปัญหาในการบังคับบัญชาหรือไม่ ฯลฯ

          หากผู้เข้าอบรมยังมีปัญหาที่จุดไหนก็จะต้องมีการสอนงาน (Coaching) โดยผู้บังคับบัญชา หรือการพัฒนาด้วยวิธีอื่น ๆ เพื่อให้พนักงานรายนี้มีทักษะการเป็นหัวหน้างานที่ดีตามเป้าหมายขององค์กรให้ได้

            หากองค์กรใดทำได้อย่างนี้ผมมั่นใจว่าจะทำให้การจัดการฝึกอบรมไม่สูญเปล่า และใช้งบประมาณในการจัดการฝึกอบรมอย่างคุ้มค่ากว่าการที่ไม่มีกระบวนการติดตามผลครับ

            สำคัญอยู่เพียงแค่ว่า....องค์กรของท่านคิดที่จะทำหรือยังต่างหาก ?

 

…………………………………………….

 

วันอาทิตย์ที่ 18 พฤศจิกายน พ.ศ. 2555

จะตอบคำถามยังไงดี ?

บังเอิญผมได้อ่านกระทู้คำถามในเว็บไซด์แห่งหนึ่งซึ่งมีผู้โพสถามเข้าไปว่า ปัจจุบันทำงานอยู่ในบริษัทลูกของบริษัทขนาดใหญ่แห่งหนึ่งที่เป็นที่่รู้จักกันดีในเรื่องความมั่นคง แต่ปรากฎว่าบริษัทลูกที่เขาทำงานอยู่นั้นขาดทุน และถูกยุบแผนกถูกบีบให้ออก จึงต้องไปหางานใหม่

แต่เมื่อไปสมัครงานและไปสัมภาษณ์ เมื่อกรรมการสัมภาษณ์ถามว่าทำไมอยากจะเปลี่ยนงาน เขาตอบไปตามความจริงว่าบริษัทที่ทำงานอยู่มีปัญหาด้านการเงิน และลดขนาดลง อาจจะปิดบริษัท กรรมการสัมภาษณ์ (บางบริษัท) ก็ไม่เชื่อและบอกว่าเป็นไปได้หรือ และไม่บอกสาเหตุที่แท้จริงหรือเปล่า

แต่ถ้าจะตอบว่าต้องการความก้าวหน้า หรืองานที่ทำอยู่ไม่ตรงสายงาน (เนื่องจากถูกย้ายให้มาทำงานในแผนกอื่นเพราะมีการลดขนาดของบริษัทลง) ก็ถูกหาว่าไม่สู้งานไม่พร้อมเปลี่ยนแปลง

ควรจะตอบคำถามกรรมการสัมภาษณ์อย่างไรดี ?

ในกรณีนี้ ผมอยากจะขอแชร์จากประสบการณ์ดังนี้ครับ

1. บอกเหตุผลตามความเป็นจริงครับ เหตุผลง่าย ๆ คือเพราะมันเป็นเรื่องจริง แต่ถ้าหากกรรมการสัมภาษณ์เขายังไม่เชื่อ คุณก็ต้องอธิบายข้อเท็จจริงให้เขาทราบ ส่วนเขาจะเชื่อหรือไม่ก็คงไปบังคับไม่ได้แล้ว แต่ความจริงก็เป็นความจริงวันยังค่ำ

2. บอกให้ทราบว่าผลกระทบทางด้านการเงินของบริษัททำให้คุณถูกย้ายหน่วยงานมาทำงานในงานที่ไม่ถนัดซึ่งคุณอยากจะเติบโตก้าวหน้าไปในสายอาชีพ (Career) ที่คุณมีความชำนาญมากกว่าจึงเลือกตัดสินใจที่จะหางานใหม่และทำงานในสายงานที่ต้องการ

3. หากคุณตอบคำถามนี้ในเหตุผลอื่นที่ไม่ตรงกับความเป็นจริงดังกล่าว เมื่อกรรมการสัมภาษณ์ที่มีทักษะการสัมภาษณ์จับคำตอบที่อาจจะขัดแย้งของคุณได้ แล้วเขาถามแบบ Cross Check โดยผู้ถูกสัมภาษณ์พลั้งเผลอพูดขัดแย้งกับที่เคยบอกไปแล้ว เขาก็จะรู้ได้ทันทีว่าคุณพูดไม่จริง อันนี้แหละครับจะยิ่งทำให้คุณเกิดความไม่น่าเชื่อถือขึ้นแล้ว ดังนั้นในกรณีนี้ตอบตามความจริงดีที่สุด

หวังว่ากรณีนี้คงเป็นข้อคิดให้กับผู้ที่กำลังจะไปสัมภาษณ์นะครับ
 
...........................................

วันอังคารที่ 6 พฤศจิกายน พ.ศ. 2555

หน้าที่การตักเตือน การออกหนังสือตักเตือน และ แจ้งเลิกจ้างควรเป็นหน้าที่ของใคร ?

         
            วันนี้ผมได้รับคำถามที่เป็นปัญหาซึ่งมักจะเกิดขึ้นได้บ่อย ๆ ในการทำงาน แต่เมื่อเกิดปัญหาทำนองนี้ขึ้นมาเมื่อไหร่ก็ยังมักเป็นเรื่องถกเถียงกันระหว่างหัวหน้างาน (Line Manager) กับ HR อยู่เป็นประจำเหมือนกัน
            คำถามก็คือ “หน้าที่การตักเตือน การออกหนังสือตักเตือน และ แจ้งเลิกจ้างควรเป็นหน้าที่ของใคร ?
           เห็นไหมครับเป็นคำถามพื้น ๆ แต่ก็ยังเกิดปัญหาในทางปฏิบัติอยู่เรื่อย ๆ
            ตอบได้ดังนี้ครับ....
    1.การตักเตือนพนักงานเป็นหน้าที่ของหัวหน้างาน (Line Manager) โดยตรง ไม่ควรให้ HR ไปตักเตือนครับ ด้วยเหตุผลที่ว่าเพราะพนักงานแต่ละหน่วยงานไม่ใช่ลูกน้องของฝ่าย HR ใครเป็นหัวหน้าคนนั้นต้องตักเตือนลูกน้องของตัวเองถึงจะถูกต้องครับ เพราะ Line Manager คือ HR Manager ตัวจริง
               ผมมักจะเปรียบเทียบอยู่เสมอว่า “หัวหน้างานกับลูกน้อง” ก็เปรียบเสมือน “พ่อแม่กับลูก” ถ้าหัวหน้าไม่ดูแล อบรม สั่งสอน ตักเตือนลูกแล้ว....
                จะให้ใครมาทำหน้าที่นี้ล่ะครับ ?
                 จะให้ครู หรือโรงเรียนทำหน้าที่นี้โดยหัวหน้างานไม่รับรู้รับเห็นเลยหรือ ?
ดังนั้น เมื่อองค์กรแต่งตั้งให้เป็นหัวหน้างานและท่านก็รับงานนี้แล้ว ก็ต้องมีบทบาทหน้าที่ในการดูแลรับผิดชอบลูกน้องไปด้วยอย่างหลีกเลี่ยงหรือจะโบ้ยไปให้คนอื่นรับผิดชอบแทนไม่ได้หรอกครับ
            ด้วยเหตุผลที่ผมบอกไปแล้วข้างต้นก็คือ HR ไม่ใช่หัวหน้างานโดยตรงของพนักงานทุก ๆ ฝ่ายนี่ครับ !

   2. ถ้าหากมีการตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร ฝ่าย HR ก็ควรจะต้องเป็นผู้ที่ทราบว่าหนังสือตักเตือนที่ถูกต้องควรจะมีองค์ประกอบ อะไรที่สำคัญบ้าง
ดังนั้น HR จึงมีบทบาทหน้าที่ในการเตรียมหนังสือตักเตือนไว้ให้หัวหน้างาน และยังมีบทบาทหน้าที่ในการให้คำปรึกษหารือวิธีการตักเตือนที่ถูกต้อง เช่น หัวหน้างานอาจจะมาปรึกษาถึงความผิดของลูกน้องตัวเองว่าผิดอะไรอย่างไร แล้วทาง HR ก็จะทำหนังสือตักเตือนเตรียมไว้ให้
แต่การตักเตือนจะเป็นหน้าที่ของหัวหน้างาน ไม่ใช่หน้าที่ของ HR แต่จะให้ HR นั่งเป็นพยานรู้เห็นการตักเตือนนั้นก็ย่อมได้ครับ

   3. เมื่อหัวหน้างานตักเตือนลูกน้องของตัวเองเสร็จแล้ว ก็ให้ลูกน้องที่กระทำความผิดเซ็นรับทราบความผิดในหนังสือตักเตือน แล้วหัวหน้าก็เซ็นในฐานะหัวหน้างานผู้ว่ากล่าวตักเตือน และก็ให้พยาน (อย่างน้อย 1 คน ในห้องตักเตือน) เซ็นไว้เพื่อเป็นหลักฐานแล้วก็ Xerox สำเนาหนังสือตักเตือนให้กับพนักงานที่กระทำความผิดไป ส่วนหนังสือตักเตือนตัวจริงต้นฉบับก็ส่งให้ฝ่าย HR เข้าแฟ้มไว้เป็นหลักฐาน
   4. การจะเลิกจ้างพนักงานนั้น ที่ถูกต้องแล้วควรจะต้องทำดังนี้
       4.1 ต้องดูว่าสาเหตุการเลิกจ้างพนักงานคือสาเหตุใด เพราะถ้าเป็นการเลิกจ้างเนื่องจากพนักงานไม่ได้กระทำความผิดร้ายแรงตามมาตรา 119 ของกฎหมายแรงงานนั้น นายจ้างจะต้องจ่ายค่าชดเชย และค่าบอกกล่าวล่วงหน้า
       4.2 ต้องเตรียมหนังสือเลิกจ้างไว้โดยระบุสาเหตุของการเลิกจ้าง และบอกวันที่มีผลเลิกจ้างให้ชัดเจน แล้วให้ผู้มีอำนาจในการเลิกจ้างของบริษัทเซ็น
       ซึ่งโดยหลักปฏิบัติทั่วไปแล้วผู้มีอำนาจเซ็นในหนังสือเลิกจ้างมักจะเป็น กรรมการผู้จัดการ และมักจะไม่ค่อยมอบอำนาจนี้ให้ใครเพราะหนังสือเลิกจ้างนั้นลูกจ้างจะใช้เป็น หลักฐานในการนำไปฟ้องศาลแรงงานได้เสมอ ดังนั้นจึงต้องให้กรรมการผู้จัดการเซ็นเพราะต้องรับทราบว่าจะมีผลผูกพันตาม กฎหมายแรงงานครับ
       4.3 เมื่อกรรมการผู้จัดการ (หรือผู้มีอำนาจเลิกจ้าง) เซ็นหนังสือเลิกจ้างแล้ว โดยหลักที่ควรปฏิบัติคือหัวหน้างาน (Line Manager) ซึ่งโดยทั่วไปก็คือผู้จัดการฝ่ายนั้น ๆ ควรจะต้องเป็นคนเรียกพนักงานที่จะถูกเลิกจ้างเข้ามาชี้แจงและบอกเลิกจ้าง พร้อมทั้งยื่นหนังสือเลิกจ้างให้กับพนักงานที่จะถูกเลิกจ้าง แต่บอกได้เลยว่าจากประสบการณ์ของผมหัวหน้างานหลายคนไม่อยากเผชิญหน้ากับลูก น้องตัวเอง ก็เลยบอกให้ HR เป็นคนแจ้งเลิกจ้าง โดยถือว่า HR เป็นคนกลาง ซึ่งผมก็เคยทำหน้าที่แจ้งเลิกจ้างกับพนักงานในฝ่ายอื่น ๆ มาแล้ว ก็ต้องพูดในฐานะคนกลาง ไม่สามารถไปพูดอะไรนอกเหนือจากนั้นได้ เช่น เรื่องของผลการปฏิบัติงานดีหรือไม่ดียังไง คงลงรายละเอียดพวกนี้ไม่ได้เพราะไม่ใช่หัวหน้างานเขาโดยตรง

         ส่วนในกรณีที่พนักงานกระทำความผิดร้ายแรงแล้วถูกเลิกจ้างนั้น โดยทั่วไปมักจะต้องมีการตั้งคณะกรรมการสอบสวนพนักงานดังกล่าวและสรุปผลการสอบสวนให้ชัดเจนเสียก่อน ซึ่ง HR ก็จะต้องร่วมเป็นกรรมการสอบสวนด้วยอยู่แล้ว ในกรณีนี้ HR ก็มักจะถูกมอบหมายให้แจ้งความผิดให้พนักงานทราบและเลิกจ้างได้โดยยื่นหนังสือเลิกจ้าง (ที่ลงนามโดยกรรมการผู้จัดการแล้ว) ให้กับพนักงานที่กระทำความผิดได้เช่นเดียวกัน

...........................................